Collaborateur:rice administratif·ve | Administration & Comptabilité

Ce que nous faisons :

La Rebsamen Management AG fournit les services centraux pour notre groupe d'entreprises. Cela comprend les domaines de l'administration, du business development, des ressources humaines, de l'informatique et des finances.

Notre groupe d'entreprises comprend six entreprises avec environ 160 collaborateurs sur les sites de Horw, Luzern et Zürich. Ensemble, nous sommes actifs dans la technique du bâtiment et combinons planification et exécution sous un même toit – des projets HLKSE et d'automatisation du bâtiment exigeants aux commandes complexes d'automatisation du bâtiment, en passant par les solutions de sécurité et d'audio-vidéo.

Avec nos différentes compétences spécialisées, nous soutenons des projets passionnants tout au long de leur cycle de vie et profitons de la collaboration étroite au sein de notre groupe d'entreprises.

Nous renforçons notre équipe administrative et nous nous réjouissons de faire votre connaissance !

Ce qui vous attend chez nous :

Chez nous, une fonction administrative polyvalente vous attend au cœur de l'activité de notre groupe d'entreprises. Vous soutiendrez notre équipe dans les domaines de l'administration et de la comptabilité et, avec une collègue, vous gérerez notre frontoffice en jobsharing sur le site de Horw.

Votre quotidien de travail se compose de tâches routinières ainsi que variées, que vous exécuterez de plus en plus de manière autonome et fiable après une intégration soignée. Pour ce faire, vous pourrez apporter activement votre talent d'organisation, votre compréhension des chiffres et vos compétences commerciales, faire preuve d'initiative et assumer la responsabilité des tâches qui vous sont confiées.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec notre gestionnaire administrative ainsi qu'avec notre spécialiste finance et comptabilité et soutiendrez les deux dans le traitement opérationnel de leurs tâches. Parallèlement, vous gérerez avec une autre collaboratrice notre frontoffice en jobsharing et serez ainsi un point de contact important pour nos collaborateurs, clients et partenaires commerciaux.

Une fonction polyvalente avec des tâches et des possibilités de développement différentes vous attend donc chez nous – idéal pour une personnalité qui aime organiser, travailler avec les chiffres, anticiper, agir et garder une vue d'ensemble même lors de plusieurs tâches parallèles.

Votre lieu de travail régulier est Horw. Pour certaines tâches, notamment en lien avec la facturation, ainsi qu'en cas de pénurie de personnel ou d'exigences opérationnelles, des interventions ponctuelles sur notre site de Zürich peuvent avoir lieu.

Comme vous assurez la présence de notre frontoffice avec une collègue, votre fonction est fondamentalement liée à des horaires de travail fixes sur place.

Aucune option de télétravail n'est prévue pour ce poste.

Ce que vous faites chez nous :

Ensemble, vous vous assurez que notre frontoffice fonctionne !

Vous gérez notre frontoffice avec une collègue en jobsharing et êtes un point de contact important pour nos collaborateurs, clients et partenaires commerciaux.

À deux, vous gérez les tâches quotidiennes de notre frontoffice, entre autres :

• Maîtrise du téléphone & de l'accueil : Vous gérez notre centrale téléphonique, accueillez les clients, les partenaires commerciaux et les visiteurs et êtes le premier point de contact pour les demandes internes et externes.
• Organisation autour du frontoffice : Avec votre collègue, vous gérez les comptes de messagerie centraux, coordonnez le courrier entrant et sortant et vous occupez des salles de réunion, des locaux généraux ainsi que d'autres tâches administratives et organisationnelles.

Les chiffres vous plaisent ? Soutenez-nous en comptabilité !

Vous travaillez en étroite collaboration avec notre spécialiste finance et comptabilité. Après votre intégration, vous traiterez les tâches qui vous sont confiées de plus en plus de manière autonome et assumerez la responsabilité de leur exécution correcte et dans les délais.

• Maîtrise des fournisseurs : Vous contrôlez, saisissez et comptabilisez les factures fournisseurs et participez à leur traitement ainsi qu'aux cycles de paiement.
• Débiteurs & facturation : Vous établissez des factures selon les directives et travaillez en étroite collaboration avec notre comptabilité et les chefs de projet responsables.
• Directement sur nos projets : Pour certaines facturations, vous serez ponctuellement également sur notre site de Zürich et coordonnerez directement les bases nécessaires avec les chefs de projet.
• Espèces & notes de frais : Vous vous occupez de notre caisse espèces et des notes de frais et veillez à ce que tout soit saisi et comptabilisé de manière complète et correcte.
• Rappels & écritures bancaires : Vous aidez pour les rappels, les transactions bancaires et les rapprochements bancaires.
• Reportings & clôtures : Vous participez aux évaluations financières et de projets, aux reportings, aux décomptes de TVA ainsi qu'aux travaux de clôture mensuelle et annuelle.
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