Détails du poste d'Assistant(e) Administratif(ve) | Idorsia

    À propos d'Idorsia Pharmaceuticals Ltd Basée près de Basel, en Suisse - un pôle biotechnologique européen - Idorsia dispose d'une équipe hautement expérimentée de professionnels dévoués, couvrant toutes les disciplines de la paillasse au chevet du patient ; QUVIVIQ- (daridorexant), un type de traitement de l'insomnie différent avec le potentiel de révolutionner ce problème de santé publique croissant ; des partenaires solides pour maximiser la valeur de notre portefeuille ; un pipeline de développement interne prometteur ; et un moteur de découverte de médicaments spécialisé axé sur des médicaments à petites molécules capables de changer le paradigme de traitement pour de nombreux patients.   Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) hautement proactif(ve) et ingénieux(se) pour servir de partenaire de confiance au Head of Technical Operations, à l'équipe de direction TechOps et à l'ensemble de l'organisation TechOps. Le candidat retenu assumera la responsabilité d'un large éventail d'activités administratives et opérationnelles, anticipera les besoins, résoudra les problèmes de manière indépendante et contribuera au bon fonctionnement quotidien de la division.    Responsabilités du poste   Soutien à la direction et au département   • Agir en tant que partenaire de confiance pour le Head of TechOps et l'équipe de direction TechOps, en fournissant un soutien administratif et organisationnel proactif et en anticipant les besoins. • Gérer et hiérarchiser de manière indépendante un large éventail d'activités administratives départementales, en assurant un suivi efficace et des opérations quotidiennes fluides. • Surveiller les actions en cours et assurer un suivi opportun auprès des parties prenantes internes et externes. • Identifier les lacunes et les inefficacités dans les processus administratifs et proposer des améliorations pratiques. • Préparer les ordres du jour, coordonner le matériel de réunion et rédiger les procès-verbaux pour les réunions de l'équipe de direction TechOps. • Maintenir l'organigramme de TechOps, les listes de diffusion et les droits d'accès SharePoint. • Organiser les préparatifs de voyage pour le Head of TechOps et d'autres membres de la division, selon les besoins. • Suivre le budget départemental et fournir des aperçus réguliers des dépenses, y compris les frais de voyage, de formation et de restauration. • Agir en tant que Facility Management Coordinator, en assurant la liaison avec le Site Management pour anticiper les besoins en espace de bureau et en coordonnant l'attribution des bureaux avec le Head of TechOps. Gérer le courrier entrant et sortant et assurer la disponibilité des fournitures de bureau. • Assurer la communication opportune des informations pertinentes à travers la division.   Coordination des réunions, des événements et des visiteurs   • Organiser des réunions internes et externes, y compris la réservation de salles, la logistique et l'accueil des visiteurs. Coordonner les événements départementaux et d'équipe.   Soutien au recrutement, à l'intégration (onboarding) et au départ (offboarding)   • Coordonner et planifier les entretiens en liaison avec les RH et les partenaires externes. • Soutenir les Line Managers dans l'intégration et le départ des employés, y compris la coordination de l'équipement informatique et des activités administratives connexes.   Gestion des contrats, des signatures et des SOP   • Coordonner les flux de travail contractuels et la collecte des signatures électroniques, y compris l'administration d'Adobe Acrobat Sign. • Gérer le classement des documents juridiques et assurer la liaison avec le département juridique concernant l'archivage et le suivi. • Fournir un soutien administratif aux équipes TechOps dans la préparation et le formatage des procédures opérationnelles standard (SOPs).    Profil du candidat   • Qualification pertinente en assistance de gestion, administration des affaires ou un domaine comparable, combinée à plusieurs années d'expérience dans le soutien d'un département, d'une division ou d'un cadre dirigeant dans un environnement international. • Expérience démontrée dans le soutien de cadres dirigeants ou de chefs de département dans un environnement au rythme soutenu. • Hautement autonome, ingénieux(se) et motivé(e), avec la capacité d'anticiper les besoins, d'exercer un jugement sûr et de mener les activités à leur terme sans supervision étroite. • Fortes compétences organisationnelles et de résolution de problèmes, avec la capacité de naviguer dans l'ambiguïté, de fixer des priorités et de gérer des demandes multiples et concurrentes. • Grand sens des responsabilités et de la redevabilité, combiné à un esprit proactif et orienté vers le service. • Excellente attention aux détails et style de travail fiable et structuré. Fortes compétences interpersonnelles et de communication, avec la capacité de collaborer efficacement entre les fonctions et les niveaux hiérarchiques. • Excellente maîtrise de l'anglais parlé et écrit. L'allemand et/ou le français seraient un atout majeur. • Bonne maîtrise des applications Microsoft Office, y compris Word, Outlook, PowerPoint et Visio. • Au moins cinq ans d'expérience pertinente en administration financière, achats et/ou gestion des stocks. • Une expérience avec Coupa et SAP S/4HANA serait un avantage. • Capacité à travailler efficacement de manière indépendante et en équipe, y compris sous pression. • Jugement sûr dans la manipulation d'informations sensibles et capacité prouvée à maintenir une confidentialité stricte. • Une expérience dans l'industrie pharmaceutique serait un avantage. • Une compréhension de base d'un environnement GxP et des réglementations pharmaceutiques pertinentes, y compris EudraLex Volume 4, serait un avantage    Lieu de travail : Basel Area Pays : Switzerland Domaine d'activité : Technical Operat