Dettagli della posizione di Assistente Amministrativo | Idorsia

Informazioni su Idorsia Pharmaceuticals Ltd
Con sede vicino a Basel, Svizzera - un hub biotecnologico europeo - Idorsia dispone di un team altamente esperto di professionisti dedicati, che copre tutte le discipline dal banco al letto del paziente; QUVIVIQ- (daridorexant), un tipo diverso di trattamento per l'insonnia con il potenziale di rivoluzionare questa crescente preoccupazione di salute pubblica; partner solidi per massimizzare il valore del nostro portfolio; una promettente pipeline di sviluppo interna; e un motore specializzato di scoperta di farmaci focalizzato su farmaci a piccole molecole che possono cambiare il paradigma del trattamento per molti pazienti.

Cerchiamo un Assistente Amministrativo altamente proattivo e intraprendente che funga da partner di fiducia per il Head of Technical Operations, il TechOps Leadership Team e l'intera organizzazione TechOps. Il candidato selezionato si assumerà la responsabilità di una vasta gamma di attività amministrative e operative, anticiperà le necessità, risolverà i problemi in modo indipendente e contribuirà al regolare svolgimento quotidiano della divisione.

Responsabilità lavorative

Supporto Esecutivo & di Dipartimento

• Agire come partner di fiducia per il Head of TechOps e il TechOps Leadership Team, fornendo un supporto amministrativo e organizzativo proattivo e anticipando le necessità.
• Gestire e dare priorità in modo indipendente a una vasta gamma di attività amministrative dipartimentali, garantendo un follow-up efficace e operazioni quotidiane fluide.
• Monitorare le azioni aperte e garantire un follow-up tempestivo con gli stakeholder interni ed esterni.
• Identificare lacune e inefficienze nei processi amministrativi e proporre miglioramenti pratici.
• Preparare agende, coordinare i materiali per le riunioni e redigere i verbali per le riunioni del TechOps Leadership Team.
• Mantenere l'organigramma TechOps, le mailing list e i diritti di accesso a SharePoint.
• Organizzare i viaggi per il Head of TechOps e altri membri della divisione, come richiesto.
• Monitorare il budget del dipartimento e fornire regolari panoramiche delle spese, inclusi i costi di viaggio, formazione e catering.
• Agire come Facility Management Coordinator, interfacciandosi con lo Site Management per anticipare le esigenze di spazio per l'ufficio e coordinando l'allocazione degli uffici con il Head of TechOps. Gestire la posta in entrata e in uscita e garantire la disponibilità di forniture per l'ufficio.
• Garantire la comunicazione tempestiva delle informazioni rilevanti in tutta la divisione.

Coordinamento di Riunioni, Eventi & Visitatori

• Organizzare riunioni interne ed esterne, inclusi la prenotazione di sale, la logistica e l'accoglienza dei visitatori. Coordinare gli eventi del dipartimento e del team.

Supporto al Reclutamento, Onboarding & Offboarding

• Coordinare e programmare i colloqui in collegamento con HR e partner esterni.
• Supportare i Line Manager nell'onboarding e nell'offboarding dei dipendenti, inclusa la coordinazione delle attrezzature IT e delle relative attività amministrative.

Gestione di Contratti, Firme & SOP

• Coordinare i flussi di lavoro dei contratti e la raccolta delle firme elettroniche, inclusa l'amministrazione di Adobe Acrobat Sign.
• Gestire l'archiviazione dei documenti legali e interfacciarsi con il Legal Department per quanto riguarda l'archiviazione e il monitoraggio.
• Fornire supporto amministrativo ai team TechOps nella preparazione e formattazione delle Standard Operating Procedures (SOPs).

Requisiti del Candidato

• Qualifica pertinente in assistenza alla gestione, amministrazione aziendale o un campo comparabile, combinata con diversi anni di esperienza nel supporto a un dipartimento, una divisione o un alto dirigente in un ambiente internazionale.
• Comprovata esperienza nel supporto a dirigenti senior o capi dipartimento in un ambiente dinamico.
• Altamente autonomo, intraprendente e motivato, con la capacità di anticipare le necessità, esercitare un giudizio corretto e portare le attività a termine senza una stretta supervisione.
• Forti capacità organizzative e di problem-solving, con la capacità di navigare nell'ambiguità, stabilire priorità e gestire molteplici richieste contrastanti.
• Forte senso di ownership e responsabilità, combinato con una mentalità proattiva e orientata al servizio.
• Eccellente attenzione ai dettagli e uno stile di lavoro affidabile e strutturato. Forti capacità interpersonali e comunicative, con la capacità di collaborare efficacemente tra diverse funzioni e livelli di anzianità.
• Eccellente conoscenza dell'inglese parlato e scritto. La conoscenza del tedesco e/o del francese sarebbe un forte valore aggiunto.
• Buona conoscenza delle applicazioni Microsoft Office, tra cui Word, Outlook, PowerPoint e Visio.
• Almeno cinque anni di esperienza pertinente nell'amministrazione finanziaria, negli acquisti e/o nella gestione del magazzino.
• L'esperienza con Coupa e SAP S/4HANA sarebbe un vantaggio.
• Capacità di lavorare efficacemente sia in modo indipendente che come parte di un team, anche sotto pressione.
• Giudizio corretto nella gestione di informazioni sensibili e comprovata capacità di mantenere la stretta riservatezza.
• L'esperienza nel settore farmaceutico sarebbe un vantaggio.
• Una comprensione di base di un ambiente GxP e delle relative normative farmaceutiche, incluso EudraLex Volume 4, sarebbe un vantaggio

Sede di lavoro: Basel Area

Paese: Switzerland

Area di business: Technical Operations

Orario: Fulltime

Tipo di lavoro: Permanent

Job ID : 4828

*Presso Idorsia, sfruttiamo il potere della diversità, dell'autenticità e dell'inclusione per raggiungere il successo commerciale.
Incoraggiamo tutti i potenziali candidati con background diversi per razza, colore