Executive Assistant & Office Managerin (60 %)

Certaines personnes voient des tâches. Vous voyez des solutions.

Chez Cocon family, nous accompagnons les enfants, les adolescents et les familles dans des situations de vie difficiles. Nos spécialistes accomplissent chaque jour un travail socio-pédagogique exigeant et précieux.
Afin qu'ils puissent se concentrer sur l'essentiel, il faut en arrière-plan des personnes qui anticipent, organisent et prennent des responsabilités. Des personnes comme vous.

Votre rôle chez Cocon family

En tant qu'Executive Assistant & Office Managerin, vous êtes un pivot central de notre entreprise.
Vous travaillez en étroite collaboration avec notre direction, le développement de l'entreprise et nos spécialistes. Vous vous assurez que les informations circulent, que les rendez-vous sont respectés et que les tâches ouvertes se transforment en résultats concrets.
Vous n'attendez pas que l'on vous explique chaque étape suivante. Vous identifiez ce qui est nécessaire, fixez des priorités et passez à l'action.
Pour ce faire, vous traitez aussi bien avec des personnes qu'avec des chiffres, des documents et des systèmes numériques.

Ce qui rend votre quotidien de travail passionnant

Vous mettez en relation les personnes et les informations.
Vous recevez les nouvelles demandes de cas, coordonnez les prochaines étapes et veillez à ce que rien ne reste en suspens. Vous accompagnez l'ouverture administrative de nouveaux mandats et gardez un œil sur les documents importants, les prises en charge de coûts et les délais.

Vous veillez au bon fonctionnement de notre organisation. Vous coordonnez les rendez-vous, préparez les séances, rédigez les procès-verbaux et assurez le suivi des tâches en suspens. Parallèlement, vous vous occupez de la correspondance générale, du Office Management et de la collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
Vous travaillez avec soin sur les chiffres et les documents.
Vous soutenez l'établissement et le contrôle des décomptes de prestations, entretenez notre archivage de documents et vous assurez que les processus administratifs sont traités de manière complète et traçable.
Vous soutenez nos collaborateurs.
Vous aidez aux processus administratifs du personnel, coordonnez les formations internes et soutenez l'organisation des entrées, des sorties et d'autres tâches RH.
Vous participez à la conception de notre avenir.

Nous développons continuellement notre organisation. La numérisation, l'automatisation et l'utilisation pertinente de l'intelligence artificielle sont des thèmes importants à cet égard.

Vous apportez vos propres idées, remettez en question les processus existants et nous aidez à rendre l'administration plus simple, plus rapide et meilleure.

Ce que nous apprécions chez vous

Vous êtes une personne sur laquelle on peut compter.
Vous travaillez de manière structurée, soigneuse et autonome. Même lorsque plusieurs choses se passent en même temps, vous restez calme, aimable et orientée vers les solutions.
Vous communiquez clairement, anticipez et avez le courage d'aborder les sujets lorsqu'ils peuvent être améliorés.
Et très important : vous avez de l'humour. Car malgré tout le professionnalisme, il est aussi permis de rire chez nous.

Nos attentes professionnelles

Une formation commerciale ou une qualification comparable constitue une bonne base. Vous avez déjà acquis quelques années d'expérience dans l'administration, le Office Management ou l'assistanat d'une direction.
Vous maîtrisez les applications MS-Office courantes, aimez travailler avec des outils numériques et disposez de très bonnes connaissances en allemand.
Une expérience dans le domaine social est la bienvenue, mais n'est pas une condition préalable. Votre personnalité, votre fiabilité et votre volonté d'apprendre de nouvelles choses sont bien plus importantes pour nous.

Ce qui vous attend chez nous

Un lieu de travail qui a du sens. Et avec une marge de manœuvre pour la conception.
Chez Cocon, vous travaillez dans une entreprise dont l'activité apporte une contribution sociale directe.
Parallèlement, nous sommes une organisation qui évolue et emprunte de nouvelles voies.
Vous trouverez chez nous des processus de décision courts, un contact direct avec la direction et la possibilité de mettre réellement en œuvre vos idées.
Nous recherchons quelqu'un qui souhaite prendre des responsabilités et grandir avec nous.
Vous recevrez l'espace nécessaire pour organiser vos tâches de manière autonome, à vous développer professionnellement et à assumer, avec le temps, des responsabilités supplémentaires.

Cela vous ressemble ?

Alors nous devrions faire connaissance.
Peut-être êtes-vous exactement la personne qui nous convient.
Nous nous réjouissons de votre candidature et d'en apprendre davantage sur vous.

Cocon GmbH
Stefan Heun
Stauffacherstrasse 101
8004 Zürich
Mail: stefan@cocon.family
Téléphone: 078 647 31 89

Vous en apprendrez davantage sur nous sur : www.cocon.family