Executive Assistant 100%

En tant qu'Executive Assistant, vous soutenez la direction, le Senior Management ainsi que des comités sélectionnés dans des tâches organisationnelles, administratives et de coordination. Vous assurez des processus efficaces, gardez une vue d'ensemble sur des sujets complexes et des priorités, et garantissez une préparation et un suivi professionnels des décisions, des réunions et des projets.

Dans votre fonction, vous agissez comme une interface de confiance entre la direction, les collaborateurs et les parties prenantes externes. Vous pensez de manière prévoyante, identifiez les priorités et les besoins d'action de manière précoce et veillez à ce que les sujets, informations et décisions pertinents reçoivent l'attention nécessaire au bon moment. À cet égard, vous préparez les informations de manière adaptée au destinataire, coordonnez et hiérarchisez les demandes avec une grande autonomie et soutenez la direction par une action proactive et une compréhension approfondie des contextes commerciaux. Parallèlement, vous favorisez une communication claire et transparente, renforcez la collaboration transversale et contribuez activement à rendre nos valeurs d'entreprise, nos stratégies et nos initiatives culturelles visibles et perceptibles au sein de l'entreprise.

• Organisation, coordination et accompagnement administratif de meetings, de réunions et de comités aux niveaux de la direction, du Senior Management et du conseil d'administration
• Planification et gestion des cycles récurrents de meetings et de comités
• Rédaction de procès-verbaux, de bases de décision, de présentations, d'analyses et de documents de gestion
• Coordination et suivi des tâches, des décisions et des mesures issues des meetings, des projets et des comités
• Soutien de la direction et du Senior Management dans des tâches organisationnelles, administratives et transversales
• Soutien de cadres sélectionnés dans la gestion de la correspondance et des e-mails, ainsi que la préparation et le traitement autonome de sujets de communication exigeants sur leur ordre
• Soutien de la direction et du Senior Management dans la communication interne et externe, y compris la préparation de problématiques complexes, la rédaction de correspondances, la garantie d'un flux d'informations efficace ainsi que la communication au nom des cadres auprès des collaborateurs, clients, partenaires commerciaux et autres parties prenantes
• Participation au développement et à l'élaboration de directives, de documents d'organisation, de modèles, de présentations et de documentations
• Soutien lors de projets transversaux, d'initiatives organisationnelles et de projets de changement
• Collaboration sur les thèmes de compliance, d'audit, de governance et de documentation
• Organisation et accompagnement administratif d'ateliers, d'événements de management et d'événements internes

Requirements

• Formation continue dans le domaine de l'organisation, de l'assistanat, de l'office management, de la coordination de projets ou de l'économie d'entreprise
• Plusieurs années d'expérience professionnelle en tant qu'Executive Assistant, Personal Assistant ou dans l'Office Management
• Utilisation très avisée de Microsoft 365 (en particulier Outlook, Teams, PowerPoint et Word) ainsi qu'une grande affinité numérique ; une première expérience dans l'utilisation d'outils de travail assistés par l'IA est un avantage
• Excellente capacité de communication ainsi que la capacité de préparer des décisions de gestion, des stratégies et des faits complexes de manière adaptée au destinataire et de les transmettre de façon compréhensible à différents groupes de parties prenantes
• Expérience dans l'organisation et la coordination de réunions, d'événements, de projets ou de comités
• Maîtrise de l'allemand et très bonnes connaissances de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit
• Grande prise d'initiative ainsi qu'une méthode de travail autonome, structurée et fiable
• Sens de l'organisation marqué combiné à une forte orientation service et client
• Pensée systémique ainsi que de très bonnes capacités de priorisation, de planification et de coordination
• Présentation professionnelle, grande discrétion et sens aigu des responsabilités
• Flexibilité, mentalité "hands-on" et plaisir à accompagner parallèlement des sujets très divers dans un environnement dynamique

Benefits

• Gübelin Pensionskasse
• Allocations d'ancienneté
• Boissons gratuites
• Droit aux vacances attractif
• Jours de pont supplémentaires

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