Executive Assistant 100%

In qualità di Executive Assistant, supporterai la Direzione, il Senior Management e organi selezionati in compiti organizzativi, amministrativi e di coordinamento. Ti assicurerai processi efficienti, manterrai una panoramica su temi complessi e priorità e garantirai una preparazione e un follow-up professionale di decisioni, riunioni e progetti.

Nella tua funzione, agirai come interfaccia di fiducia tra la Direzione, i collaboratori e gli stakeholder esterni. Penserai in modo lungimirante, riconoscerai tempestivamente le priorità e le necessità di intervento e ti assicurerai che i temi, le informazioni e le decisioni rilevanti ricevano l'attenzione necessaria al momento giusto. Nel farlo, preparerai le informazioni in modo adeguato al destinatario, coordinerai e darete priorità alle richieste con un elevata responsabilità personale e supporterai la Direzione attraverso un'azione proattiva e una spiccata comprensione dei contesti aziendali. Allo stesso tempo, promuoverai una comunicazione chiara e trasparente, rafforzerai la collaborazione interfunzionale e contribuirai attivamente a rendere visibili e vivibili i nostri valori aziendali, le strategie e le iniziative culturali all'interno dell'azienda.

• Organizzazione, coordinamento e accompagnamento amministrativo di meeting, riunioni e organi a livello di Direzione, Senior Management e Consiglio di Amministrazione
• Pianificazione e gestione di cicli ricorrenti di meeting e organi
• Redazione di verbali, basi decisionali, presentazioni, analisi e documenti per il management
• Coordinamento e monitoraggio di compiti, decisioni e misure derivanti da meeting, progetti e organi
• Supporto alla Direzione e al Senior Management in compiti organizzativi, amministrativi e interfunzionali
• Supporto a selezionati dirigenti nella gestione della corrispondenza e delle e-mail, nonché preparazione e gestione autonoma di temi comunicativi complessi su loro incarico
• Supporto alla Direzione e al Senior Management nella comunicazione interna ed esterna, inclusa l'elaborazione di tematiche complesse, la redazione di corrispondenza, la garanzia di un flusso informativo efficiente e la comunicazione a nome dei dirigenti nei confronti di collaboratori, clienti, partner commerciali e altri stakeholder
• Collaborazione allo sviluppo e alla creazione di linee guida, documenti organizzativi, modelli, presentazioni e documentazione
• Supporto in progetti interfunzionali, iniziative organizzative e progetti di cambiamento
• Collaborazione in temi di compliance, audit, governance e documentazione
• Organizzazione e accompagnamento amministrativo di workshop, eventi di management e occasioni interne

Requirements

• Formazione continua nel settore dell'organizzazione, dell'assistenza, dell'office management, del coordinamento di progetti o dell'economia aziendale
• Diversi anni di esperienza professionale come Executive Assistant, Personal Assistant, nell'office management
• Utilizzo molto esperto di Microsoft 365 (in particolare Outlook, Teams, PowerPoint e Word) nonché un'elevata affinità digitale; le prime esperienze nell'uso di strumenti di lavoro basati sull'IA sono un vantaggio
• Spiccate capacità comunicative nonché la capacità di preparare decisioni gestionali, strategie e questioni complesse in modo adeguato al destinatario e di trasmetterle in modo comprensibile a diversi stakeholder
• Esperienza nell'organizzazione e coordinamento di riunioni, eventi, progetti o organi
• Ottima padronanza dello stile in tedesco e ottime conoscenze dell'inglese, sia parlato che scritto
• Elevata iniziativa personale nonché un modo di lavorare autonomo, strutturato e affidabile
• Spiccata capacità organizzativa combinata con un elevato orientamento al servizio e all'assistenza
• Pensiero sistemico nonché ottime capacità di prioritizzazione, pianificazione e coordinamento
• Presenza professionale, alta discrezione e spiccato senso di responsabilità
• Flessibilità, mentalità hands-on e piacere nel seguire parallelamente una grande varietà di temi in un ambiente dinamico

Benefits

• Gübelin Pensionskasse
• Indennità di anni di servizio
• Bevande gratuite
• Attrattivo diritto alle vacanze
• Giorni di ponte aggiuntivi

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