Coordonnateur administratif (20-30%)

kollabo est une plateforme digitale qui réunit efficacement des professionnels et des entreprises – avec un focus sur le secteur de la construction et de l'artisanat. Nous repensons le recrutement : rapide, simple et basé sur les données. Depuis le 1. octobre 2025, kollabo fait partie du groupe enovetic. Cela nous permet de combiner l'agilité d'une startup avec la stabilité et le réseau d'un groupe d'entreprises établi. Après une phase de construction et d'intégration réussie, kollabo se prépare à prendre son prochain élan de croissance. Pour mettre en place un backoffice efficace et fiable, nous recherchons une personne organisée et autonome pour gérer nos processus administratifs et financiers en Suisse et au Kosovo de manière indépendante. En tant que coordonnateur administratif, vous vous assurez que tout fonctionne sans heurts en arrière-plan : des flux de paiement aux factures et contrats, en passant par la gestion du courrier. Vous travaillez – si vous le souhaitez - principalement en remote et répartissez votre temps de travail de manière complètement autonome. L'important est que vous soyez en ligne pendant plusieurs jours par semaine pour effectuer des tâches critiques (par exemple, autorisations de paiement, envoi de factures) de manière rapide. Vous rendez des comptes à Manuel Inauen, Chief of Staff. Suisse Obtenir les autorisations de visa (visa) pour les factures d'entrée. Collecter les justificatifs de carte de crédit et créer un tableau de synthèse. Rapport mensuel FTE dans Personio pour le département RH du groupe enovetic. Créer des contrats pour les clients. Envoyer des factures et des rappels. Gérer l'adresse e-mail centrale. Gérer le courrier physique (ePost). Kosovo Effectuer deux flux de paiement par mois : salaires, impôts, loyer et prestataires de services. Coordonner avec le fiduciaire sur place (communication en anglais, échange écrit limité). En général Documentation des processus dans Confluence. Aider à la procédure d'intégration et de départ des employés. Gérer le plugin kollabo dans Claude (ou un autre outil d'IA) avec le soutien du supérieur. Gérer le stockage de fichiers (actuellement Google Drive). Formation commerciale de base achevée (EFZ) ou qualification équivalente. Expérience professionnelle dans une fonction commerciale, idéalement avec des contacts avec la comptabilité, les débiteurs/créditeurs ou les transactions de paiement. Très bonne maîtrise de l'allemand (langue maternelle ou équivalente) ainsi que de bonnes compétences en anglais pour la communication avec le fiduciaire au Kosovo. Méthode de travail structurée, fiable et autonome – vous apportez de l'ordre dans les processus récurrents et respectez les délais. Discrétion dans la gestion des données financières et personnelles. Affinité avec les outils numériques et ouverture à l'automatisation basée sur l'IA (pas de connaissances préalables nécessaires ; outils utilisés sont bexio, Claude, Slack, Salesforce) Un poste à temps partiel (20–30 %) avec une flexibilité maximale : vous répartissez votre temps de travail vous-même. L'important est de traiter les demandes critiques de manière rapide, par exemple la création de contrats. Travail principalement en remote ou hybride, avec une procédure d'intégration structurée et des jours occasionnels sur le site de Rotkreuz. Des processus clairs et efficaces ainsi que des outils modernes et basés sur l'IA qui vous aident à gérer les tâches répétitives. Des structures plates, des voies de décision courtes et une culture du « du » ouverte. La stabilité d'un groupe d'entreprises établi combinée avec l'esprit d'une entreprise technologique en croissance. Date d'entrée : immédiate ou à convenir. Cela vous correspond ? Nous nous réjouissons de votre candidature. Vous trouverez plus d'informations sur nous sous www.kollabo.com .