Coordinatore amministrativo (20-30%)

kollabo è una piattaforma digitale che unisce efficientemente professionisti e aziende – con focus sul settore edile e artigianale. Ripensiamo il recruiting: veloce, semplice e basato sui dati. Dal 1. ottobre 2025, kollabo fa parte del gruppo enovetic. Ciò ci consente di combinare l'agilità di una startup con la stabilità e la rete di un gruppo aziendale consolidato. Dopo una fase di avvio e integrazione di successo, kollabo si trova di fronte al prossimo passo di crescita. Per stabilire il nostro backoffice in modo snello e affidabile, cerchiamo una persona organizzata e autonoma che gestisca in modo indipendente i nostri processi amministrativi e finanziari in Svizzera e in Kosovo. Come coordinatore amministrativo, ti assicuri che tutto funzioni a dovere sullo sfondo: dai flussi di pagamento alle fatture e ai contratti, fino alla gestione della posta. Lavori - se lo desideri - principalmente in remoto e gestisci il tuo tempo di lavoro in modo completamente autonomo. È importante solo che tu sia online per alcuni giorni a settimana per eseguire tempestivamente compiti critici (ad es. autorizzazioni di pagamento, invio di fatture). Riferisci a Manuel Inauen, Chief of Staff. Svizzera Ottenimento delle autorizzazioni per visti (visto) per le fatture di ingresso. Raccolta dei giustificativi delle carte di credito e creazione di un foglio di calcolo di sintesi. Reporting FTE mensile in Personio per il reparto HR del gruppo enovetic. Creazione di contratti per clienti. Invio di fatture e solleciti. Gestione dell'indirizzo e-mail centrale. Gestione della posta in ingresso fisica (ePost). Kosovo Esecuzione di due cicli di pagamento al mese: salari, tasse, affitto e fornitori. Coordinamento con il fiduciario in loco (comunicazione in inglese, scambio scritto di modesta entità). In generale Documentazione dei processi in Confluence. Supporto durante l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti. Gestione del plugin kollabo in Claude (o in un altro strumento di intelligenza artificiale) con il supporto del supervisore. Gestione dell'archiviazione dei file (attualmente Google Drive). Formazione di base commerciale completata (EFZ) o qualifica equivalente. Esperienza lavorativa in una funzione commerciale, idealmente con punti di contatto con la contabilità, i debitori/creditori o il traffico dei pagamenti. Ottima conoscenza del tedesco (madrelingua o equivalente) e buona conoscenza dell'inglese per la comunicazione con il fiduciario in Kosovo. Modalità di lavoro strutturata, affidabile e autonoma – porti ordine nei processi ricorrenti e rispetti le scadenze. Riservatezza nel trattamento dei dati finanziari e del personale. Affinità con gli strumenti digitali e apertura all'automazione supportata dall'intelligenza artificiale (nessuna conoscenza pregressa richiesta; gli strumenti in uso sono bexio, Claude, Slack, Salesforce) Un impiego part-time (20–30%) con massima flessibilità: gestisci il tuo tempo di lavoro in modo autonomo. È importante l'esecuzione tempestiva delle richieste critiche, ad es. la creazione di contratti. Lavoro fondamentalmente indipendente dalla sede – remoto o ibrido, con un onboarding strutturato e giorni occasionali presso la sede di Rotkreuz. Processi snelli e chiaramente definiti e strumenti moderni supportati dall'intelligenza artificiale, che ti sgraveranno dal lavoro di routine. Strutture piatte, percorsi decisionali brevi e una cultura del 'tu' aperta. La stabilità di un gruppo aziendale consolidato combinata con lo spirito di una startup in crescita. Inizio: immediato o da concordare. Ti descrivi? Allora siamo lieti di ricevere la tua candidatura. Ulteriori informazioni su di noi sono disponibili su www.kollabo.com.