Subcontracts Administrator

ENKA Investment AG recherche pour son projet de centre de données prévu à Beringen, Schaffhausen, un Subcontracts Administrator .

Dans cette fonction, vous êtes responsable du suivi et de la gestion des sous-traitants tout au long du cycle contractuel, en travaillant en étroite collaboration avec l'organisation de projet suisse ainsi qu'avec le siège social d'ENKA à Istanbul.

Connaissances et qualifications requises :

• 5–7+ ans d'expérience professionnelle dans la gestion de contrats de sous-traitance et/ou dans les achats
• Expérience dans de grands projets de construction ou d'infrastructure ; une expérience avec des projets critiques pour l'entreprise ou des centres de données est un avantage
• Maîtrise du turc ainsi que de l'anglais ou de l'allemand
• Connaissances approfondies du secteur de la construction ainsi que de l'élaboration, de la gestion et de l'exécution de contrats de sous-traitance
• Expérience et très bonnes connaissances du système de gestion électronique des documents (EDMS) interne d'ENKA
• Sens aigu de la négociation ainsi qu'une bonne compréhension commerciale et une expérience en gestion des réclamations (Claim Management)
• Compréhension et respect d'une éthique commerciale et de principes de conformité (compliance) appropriés
• Méthode de travail proactive, attitude positive ainsi que la capacité à guider des collaborateurs moins expérimentés
• Expérience professionnelle internationale est un avantage

Tâches et responsabilités principales :

• Suivi des contrats de sous-traitance assignés tout au long du cycle contractuel – de la rédaction du contrat à l'administration courante jusqu'à la clôture du contrat – conformément aux processus de gestion des sous-contrats du projet
• Exécution de l'attribution des contrats : vérification de l'exhaustivité des exigences de performance, établissement de listes d'appel d'offres, compilation et envoi des documents d'appel d'offres (ITB), traitement de toute la correspondance avec les soumissionnaires
• Réalisation d'évaluations d'offres commerciales et combinées ainsi que présentation de recommandations d'attribution à la direction de projet
• Entretien structuré et complet de tous les documents contractuels électroniques

Surveillance de la correspondance et des soumissions de documents dans l'EDMS ainsi que garantie du traitement et de la résolution des points ouverts dans les délais

• Garantie qu'une couverture d'assurance suffisante et les garanties de performance requises sont disponibles avant la mobilisation des sous-traitants
• Collaboration avec les départements Construction, Engineering et Project Controls ainsi que soutien et formation de ces équipes concernant les dispositions contractuelles et les exigences de conformité
• Identification d'opportunités d'économies de coûts, d'optimisation des délais et d'évitement de réclamations (claims)
• Gestion des modifications contractuelles pour les contrats de sous-traitance assignés, y compris le soutien à la préparation et à la négociation des modifications ainsi que le traitement des avis de modification (Change Notices) et des ordres de variation (Variation Orders)
• Examen des demandes techniques (Technical Queries) et des rapports journaliers au regard des implications commerciales ou contractuelles possibles
• Coordination de l'examen et de l'approbation des paiements d'acomptes et d'avancement aux sous-traitants ainsi que vérification des demandes de paiement quant à leur droit contractuel
• Clôture régulière des contrats de sous-traitance assignés conformément aux spécifications du projet