Receptionist & Assistant Administrative

Receptionist \& Assistant(e) Administrative Orario: 08:00 \- 12:00 \- 13:00 \- 17:00 Il vostro ruolo: Veritabile pilastro dell'accoglienza e del buon funzionamento dell'ufficio, assicurate una presenza professionale, calorosa ed efficiente, fornendo al contempo un supporto amministrativo versatile all'intera organizzazione. Responsabilità: Accoglienza \& comunicazione Gestire le chiamate telefoniche e le e-mail in entrata con professionalità. Accogliere i visitatori con cortesia e indirizzarli verso gli interlocutori corretti. Gestione amministrativa \& logistica Ricezione, smistamento, distribuzione e invio della posta, pacchi, ecc. Monitoraggio delle forniture per ufficio, delle carte di parcheggio, ecc. Coordinamento della manutenzione dei locali e dei fornitori esterni. Organizzazione di riunioni, prenotazione di sale e coordinamento degli spostamenti. Supporto operativo \& eventi Supporto al team di direzione per la gestione della corrispondenza riservata e il coordinamento di eventi. Organizzazione di attività interne (conferenze, team building, ecc.). Redazione di verbali di riunione chiari e sintetici. Supporto RH \& legale Partecipazione all'integrazione dei nuovi collaboratori presso la sede. Preparazione di documenti amministrativi e legali semplici. Monitoraggio del rispetto delle procedure interne e delle norme regolamentari. Competenze chiave Relazionali: Senso dell'accoglienza, ascolto attivo, diplomazia, discrezione. Organizzative: Rigore, puntualità, gestione delle priorità e degli imprevisti. Linguistiche: Padronanza del francese, del tedesco e dell'inglese (orale e scritto). L'italiano è un plus. Tecniche: Buona padronanza degli strumenti informatici (Word, Excel, Outlook). Indicatori di performance Qualità dell'accoglienza: Soddisfazione dei visitatori e degli interlocutori. Efficacia amministrativa: Rispetto delle scadenze e affidabilità dei risultati. Versatilità: Capacità di gestire più missioni simultaneamente con calma e metodo. jpidd8fa3c7jm jpit0833jm jpiy26jm