Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

Posizione che combina un ruolo di Executive Assistant al CIO e di Office Manager, garantendo un supporto esecutivo (agenda, comitati, spostamenti) oltre alla gestione delle operazioni quotidiane dell'ufficio. Il ruolo richiede organizzazione, proattività e capacità di gestire più priorità in un ambiente esigente. Executive Assistant CIO & Office Manager 70% Società svizzera indipendente attiva nel settore finanziario, stabilita nella regione di Losanna. Missioni Executive Assistant al CIO: Gestione proattiva e completa dell'agenda del CIO, con prioritizzazione strategica delle questioni. Organizzazione e coordinamento degli organi di governance (Investment Committee, Boards): preparazione delle agende, gestione degli inviti e produzione dei supporti. Preparazione, formattazione e revisione di presentazioni e documenti destinati a stakeholder di alto livello. Gestione delle comunicazioni: smistamento email, redazione di lettere e monitoraggio delle azioni. Organizzazione degli spostamenti del CIO dall'inizio alla fine (prenotazioni, visti, itinerari, note spese). Coordinamento con gli interlocutori interni (Heads of Departments) ed esterni. Monitoraggio delle scadenze, dei progetti e dei deliverable strategici. Organizzazione di eventi chiave (Investment Days). Office Management & Supporto Amministrativo: Supervisione delle operazioni quotidiane dell'ufficio (accoglienza, gestione dei fornitori, manutenzione). Coordinamento dei servizi generali (pulizia, facility management, fornitori). Gestione degli accessi, badge e posti auto. Supporto amministrativo globale (gestione dei calendari, comunicazioni interne, gestione della posta). Gestione delle forniture e monitoraggio delle scorte. Partecipazione ai processi di onboarding (installazione, materiale, accesso ai sistemi). Profilo del candidato In qualità di Executive Assistant & Office Manager, disponete del seguente profilo: Esperienza: Minimo 5 anni in una posizione simile (Executive Assistant / Personal Assistant). Esperienza nei servizi finanziari, banca o ambiente regolamentato. Esperienza nel supporto a un senior executive (idealmente CIO o equivalente). Esperienza nella governance o nel supporto a board/comitati. Competenze: Eccellente padronanza di Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams). Livello molto buono di inglese e francese richiesto. Capacità avanzate nella produzione di presentazioni professionali. Organizzazione eccezionale e gestione delle priorità. Eccellenti capacità relazionali e comunicative. Forte discrezione e senso della riservatezza. Proattività e capacità di anticipazione. Capacità di lavorare sotto pressione con affidabilità. Spirito di squadra con autonomia. Condizioni e Vantaggi Il nostro cliente vi offre: Un posto permanente in un'azienda ben stabilita. 5 settimane di vacanza per un buon equilibrio lavoro-vita privata. Un ambiente professionale e collaborativo. La possibilità di contribuire attivamente al buon funzionamento e all'efficienza delle operazioni quotidiane. jpid4098527jm jpit0728jm jpiy26jm