Collaboratore/trice segreteria e reception servizi sociali (100 %)

I vostri compiti

• Accoglienza personale di clienti e visitatori
• Ricezione, triage e inoltro di chiamate telefoniche, e-mail e richieste personali
• Fornitura di informazioni standard nell'ambito delle competenze stabilite
• Organizzazione e coordinamento degli appuntamenti per i professionisti responsabili
• Ricezione, verifica e inoltro della documentazione presentata
• Preparazione e rilascio di documenti, moduli e corrispondenza
• Gestione della posta in entrata e in uscita, nonché digitalizzazione e archiviazione strutturata di documenti
• Manutenzione dei dati anagrafici, delle panoramiche degli appuntamenti, delle pendenze e delle liste amministrative
• Supporto agli assistenti sociali e ai responsabili dei casi in compiti amministrativi standardizzati
• Coordinamento con comuni, autorità, assicurazioni e altri enti interni ed esterni
• Garantire un servizio di ricezione ordinato, professionale e orientato al cliente
• Rispetto rigoroso delle norme sulla protezione dei dati, sul segreto professionale e sulla sicurezza
• Inoltro tempestivo di istanze professionali, conflittuali o urgenti all'ufficio competente
• Collaborazione al miglioramento continuo dei processi, dei modelli e delle checklist in segreteria

Il vostro profilo

• Formazione commerciale di base o una formazione comparabile
• Esperienza in una segreteria, alla reception, nel servizio clienti o in una funzione amministrativa comparabile
• Ottime conoscenze scritte e orali del tedesco
• Uso sicuro di Microsoft 365 e degli strumenti di lavoro digitali
• Metodo di lavoro accurato, strutturato e affidabile
• Piacere nel contatto con persone provenienti da diverse situazioni di vita e contesti culturali
• Comportamento cordiale e rispettoso, nonché capacità di porre limiti chiari contemporaneamente
• Calma e visione d'insieme anche in caso di elevato afflusso di visitatori, numerose richieste parallele o situazioni tese
• Discrezione e spiccato senso di responsabilità nella gestione di dati personali riservati
• Ulteriori conoscenze linguistiche sono un vantaggio
• L'esperienza nei settori sociale, dell'asilo, della salute o dell'amministrazione è benvenuta, ma non è un requisito

Perché noi?

• Una funzione versatile e responsabile con contatto diretto con le persone
• Un ambiente di lavoro significativo all'intersezione tra sociale, amministrazione e incarico pubblico
• Compiti chiari, competenze regolate e processi di lavoro strutturati
• Una introduzione accurata e il supporto di un team esperto
• Strumenti di lavoro digitali moderni e percorsi decisionali brevi
• La possibilità di contribuire attivamente alla definizione dei processi e di svilupparsi professionalmente
• Un'azienda dinamica con interessanti prospettive di sviluppo e di futuro

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