Segretario/a - 80%

Ref 2584165 | Data: 9 Oct 2026 HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève Con oltre 13'000 collaboratrici e collaboratori che rappresentano 160 professioni, gli Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) sono un istituto di riferimento a livello nazionale e internazionale. Per saperne di più sulla nostra istituzione, dedicate qualche minuto alla consultazione della nostra retrospettiva 2025 cliccando [qui](< >). La Direzione delle Risorse Umane ha come missione principale quella di garantire lo sviluppo del capitale umano dell'istituzione in prospettiva dell'evoluzione organizzativa. Cerca costantemente di innovare, sfidare e migliorare le proprie pratiche basando la propria strategia sull'esperienza positiva delle collaboratrici e dei collaboratori. La politica HR degli HUG si fonda sullo sviluppo delle competenze e dei percorsi professionali in adeguatezza con i bisogni istituzionali e si concentra sulla presa in considerazione della persona, dell'equilibrio vita professionale/vita privata e della salute e sicurezza sul lavoro. Il Centre de formation et de développement des HUG (CFD) sviluppa e implementa un insieme di programmi e misure per garantire che gli HUG dispongano delle competenze necessarie per l'esercizio della loro missione e affinché ogni membro del personale possa realizzare tutto il proprio potenziale e rimanere all'avanguardia nel proprio mestiere. Le attività del Centro comprendono in particolare la formazione specializzata nell'assistenza sanitaria così come la formazione continua. Segretario/a - 80% Entrerete a far parte del team Organizzazione e Qualità del Centre de formation et de développement des HUG in qualità di Segretario/a. Assicurerete un ruolo centrale di supporto amministrativo, organizzativo e operativo all'interno del Centro. In contatto permanente con il team di coordinamento della formazione, e conformemente alle priorità definite, alle regole e alle buone pratiche in vigore, parteciperete alla pianificazione, all'organizzazione e al monitoraggio delle attività di formazione; in particolare assicurerete la gestione delle iscrizioni, delle convocazioni e delle liste d'attesa, il coordinamento logistico delle sessioni, la prenotazione di sale e attrezzature, nonché la gestione dei dati e delle attività nel sistema di gestione della formazione (Learning Management System LMS). Per portare a termine questa missione, manterrete una stretta collaborazione non solo a monte con il team di coordinamento, ma anche con numerosi partner interni ed esterni. Garante di un accoglienza professionale e orientata al servizio, assicurerete l'accoglienza fisica e telefonica degli utenti, informerete e accompagnerete gli apprendenti, gli intervenienti e i visitatori, e contribuirai a offrire un'esperienza di qualità a tutti gli stakeholder. Il posto comprende anche la partecipazione ai processi amministrativi e finanziari del Centro, in particolare il trattamento delle richieste d'acquisto, il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori, la preparazione della fatturazione a terzi e le verifiche amministrative associate. Assicurerete inoltre il supporto amministrativo corrente, inclusa la gestione documentale, l'archiviazione, la gestione delle e-mail, delle forniture e del materiale, la redazione di verbali e corrispondenza, nonché la produzione e il monitoraggio di cruscotti, statistiche e rapporti. Il vostro spirito di collaborazione, la vostra polivalenza e la vostra capacità di proporre soluzioni pragmatiche vi permetteranno di contribuire attivamente al miglioramento continuo delle prestazioni, all'ottimizzazione dei processi, al trattamento di dossier specifici e alla realizzazione dei progetti e delle iniziative strategiche del Centro. Qualifiche Titolati di un CFC di impiegato/a di commercio o di una formazione giudicata equivalente, beneficiate di un'esperienza confermata di almeno tre anni in una funzione di assistente alla formazione, assistente amministrativo o segreteria. Padroneggiate perfettamente il francese, sia orale che scritto, così come gli strumenti bureautici e collaborativi della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) e le tecnologie moderne legate all'intelligenza artificiale. Un'esperienza nell'utilizzo di uno o più sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) costituisce un importante vantaggio, così come una certificazione ECDL, TOSA di livello avanzato o equivalente. Siete a vostro agio con l'elaborazione di cifre e dati e disponete di solide competenze nella gestione documentale, in particolare in materia di GED, indicizzazione, classificazione e archiviazione. Vi viene riconosciuto un senso di responsabilità, rigore e attenzione ai dettagli, applicate le procedure con affidabilità dimostrando al contempo autonomia nell'organizzazione del vostro lavoro. Capaci di gestire più attività simultaneamente, vi adattate alle priorità mutevoli e affrontate gli imprevisti con reattività, calma e professionalità. Dimostrate un eccellente senso dell'accoglienza e del servizio, ottime qualità relazionali, un forte spirito collaborativo e una reale attitudine al lavoro di squadra. Infine, dimostrate una discrezione irreprensibile e accordate un'importanza particolare al rispetto della riservatezza. Informazioni supplementari * Entrata in funzione: dès que possible * Numero di posti: 2 * Tasso di attività: 80% * Classe di funzione: 11 * Tipo di contratto: CDM durata di 36 mesi * Termine di candidatura: * Richieste di informazioni: Mme S. Pagnetti-Takorian, cheffe de secteur Organisation et Qualité au sein du Centre de Formation et de Développement des HUG, [Scrivere un email](< >) Il vostro dossier di candidatura deve comprendere una lettera che dimostri la vostra motivazione, il vostro curriculum vitae, le copie dei diplomi e degli attestati richiesti per il posto e gli ultimi 2 certificati di lavoro. Questo annuncio si rivolge indistintamente a donne e uomini. Desiderando impegnarsi nella lotta contro la disoccupazione, gli HUG in