Assistente amministrativo/a M/F 50 %

In stretto contatto con il team di Neuchâtel (6 persone) e gli altri segretariati di urbaplan, assicuri il buon funzionamento amministrativo e organizzativo della filiale.

Le tue missioni principali sono:

• Supporto amministrativo della filiale: accoglienza e ricezione fisica e telefonica, gestione della corrispondenza, revisione e impaginazione di rapporti, monitoraggio dei database e archiviazione, gestione delle stampe e assemblaggio dei dossier ufficiali,
• Gestione organizzativa della filiale: gestione delle agende e prenotazione delle sale, organizzazione di sedute ed eventi, coordinamento dei bisogni relativi a spostamenti, vacanze e sostituzioni, gestione dell'economato e dei fornitori, tenuta della cassa e acquisti correnti.
• Monitoraggio amministrativo delle offerte pubbliche: raccolta e controllo dei documenti, formattazione dei dossier, invio e monitoraggio amministrativo.
• Supporto ai collaboratori e alle collaboratrici: accoglienza dei nuovi collaboratori e delle nuove collaboratrici, monitoraggio dei bisogni logistici e supporto amministrativo alla fatturazione.
• Ricezione telefonica: partecipazione alla reperibilità telefonica per tutte le nostre filiali, in coordinamento con gli altri segretariati.

Il tuo profilo:

• Spirito di iniziativa e proattività: anticipi i bisogni e sostieni efficacemente il team quotidianamente.
• Disposizione relazionale e rigore: comunichi con facilità e assicuri una comunicazione scritta di qualità. Un eccellente livello di francese è indispensabile; l'tedesco e/o l'inglese costituiscono un vantaggio.
• Padronanza degli strumenti digitali: disponi di un'ottima padronanza di Microsoft Office, di Google Workspace (Docs, Sheets, Drive) o desideri diventare rapidamente autonomo/a con questi strumenti. La conoscenza di Abacus, della suite Adobe, in particolare InDesign, è un plus.
• Organizzazione e gestione delle priorità: sai gerarchizzare i compiti e le urgenze con metodo, autonomia e affidabilità.
• Interesse per l'intelligenza artificiale: sei a tuo agio con gli strumenti di IA per guadagnare efficienza nei tuoi compiti e nella tua organizzazione.

I tuoi punti di forza personali:
Ti distingui per un atteggiamento positivo e orientato alle soluzioni, un senso sviluppato del servizio, un buon spirito di cooperazione, nonché per la tua precisione e attenzione ai dettagli. La natura della funzione richiede inoltre discrezione e il rigoroso rispetto della riservatezza.

La nostra offerta:
Una grande diversità di mandati in un contesto di lavoro stimolante all'interno di un team multidisciplinare, dinamico e fortemente impegnato nella transizione ecologica.
L'azienda è certificata B Corp, un percorso che testimonia il nostro impegno in materia di responsabilità sociale e ambientale.
Offriamo un budget dedicato alla formazione continua così come numerosi vantaggi in materia di prestazioni sociali. Più informazioni su urbaplan.ch

Entrata in funzione: subito o da concordare
Luogo di lavoro: Neuchâtel
Tasso di occupazione: 50 %, idealmente ripartito su 4 giorni
Orario: 8h00 alle 12h00 e 13h00 alle 17h00
Ambiente di lavoro: posizione all'interno di uno spazio di lavoro condiviso.