Specialista Operations & Administration

CHI SIAMO

Half Moon Bay Trading GmbH è l'entità svizzera di un piccolo gruppo internazionale di proprietary trading specializzato nel market making di criptovalute1. con uffici in Svizzera, Singapore e Australia. Gestiamo un team snello e ci avvaliamo di consulenti esterni (legali, fiscali, fiduciari) per il lavoro specialistico. Ciò rende questo ruolo insolitamente ampio per una posizione part-time: gestirai l'amministrazione dell'azienda end to end e sarai l'anello di congiunzione quotidiano tra i titolari, le nostre banche e i nostri consulenti.

COSA FARAI

Suddivisione approssimativa del tuo tempo:

• Amministrazione e corporate housekeeping. Corrispondenza, registri e archiviazione, assicurazioni, fornitori e questioni d'ufficio. Organizzazione e preparazione di documenti per firme, depositi e richieste da parte di banche e consulenti. Manterrai l'azienda ordinata e pronta per le verifiche.
• Banking e pagamenti. Preparazione dei pagamenti sui nostri conti bancari e di exchange. Preparazione di estratti conto mensili e riconciliazioni per i nostri commercialisti esterni e supporto per le dichiarazioni IVA.
• Compliance e coordinamento legale. Collaborazione con consulenti esterni e la nostra fiduciaria su questioni normative e di compliance: preparazione di documenti di supporto, monitoraggio delle pendenze, gestione dell'avanzamento dei flussi di lavoro. Gestione delle richieste di documentazione KYC e AML da parte di banche e controparti, inclusi estratti copia certificati, apostille e logistica notarile. Gestione end to end dell'onboarding sugli exchange: preparazione del pacchetto KYC e KYB, interlocuzione con il team di compliance dell'exchange e monitoraggio della domanda fino all'attivazione del conto.
• Depositi societari e autorità. Depositi al registro di commercio, esecuzione di documenti e firme, corrispondenza con le autorità svizzere.

In tutto questo, utilizzerai strumenti di AI (Claude, ChatGPT o simili) per bozzare, analizzare e automatizzare. Ci aspettiamo che tu crei semplici workflow che eliminino il lavoro ripetitivo, non che utilizzi l'AI solo per qualche email occasionale.

COSA PORTI

• Formazione commerciale, amministrativa o aziendale (KV svizzero, laurea o equivalente) o esperienze rilevanti. Hai già svolto lavori simili, ad esempio in una fiduciaria, uno studio legale, una banca, un family office o una piccola azienda: gestione di pagamenti, rapporti con banche o autorità, mantenimento di registri su cui altri fanno affidamento.
• Inglese fluente (la nostra lingua di lavoro), scritto e parlato. Il tedesco è un vantaggio, nonostante la nostra fiduciaria e i nostri consulenti gestiscano la corrispondenza in lingua tedesca con le autorità dove necessario. Il cinese è un vantaggio data la natura internazionale del nostro team.
• Utilizzo quotidiano e sicuro di strumenti di AI per la stesura, l'analisi e la creazione di semplici automazioni.
• Conoscenza base di Python (pulizia dati, script semplici) è un plus.
• Preciso, affidabile e discreto. Sei a tuo agio nel gestire informazioni finanziarie riservate e istruzioni di pagamento.
• Autonomo e organizzato. Decidi cosa è importante questa settimana in un programma di tre giorni e ci comunichi di cosa hai bisogno.
• Permesso di lavoro svizzero valido (B o C) o cittadinanza svizzera, UE o EFTA, e già residente in Svizzera.

COSA OFFRIAMO

• Quattro settimane di vacanza pro rata e bonus discrezionale annuale.
• Un ruolo permanente con reale responsabilità e accesso diretto ai titolari. Le decisioni sono rapide e vedrai l'effetto del tuo lavoro.
• Un carico di lavoro stabile del 60% almeno. Quali tre giorni lavorerai è negoziabile, e le tue ore in quei giorni sono flessibili. Il ruolo è in sede a Zurich per iniziare; una volta conosciuti i workflow, si potrà discutere di giorni di home-office.
• L'opzione di aumentare il carico di lavoro in seguito se entrambe le parti lo desiderano.

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