Operations & Administration Specialist

ÜBER UNS

Half Moon Bay Trading GmbH ist die Schweizer Einheit einer kleinen internationalen Proprietary-Trading-Gruppe, die auf Cryptocurrency Market Making spezialisiert ist1, mit Büros in der Schweiz, Singapur und Australien. Wir führen ein schlankes Team und nutzen externe Berater (Recht, Steuer, Treuhand) für Facharbeiten. Das macht diese Rolle für eine Teilzeitposition ungewöhnlich breit gefächert: Sie verantworten die Administration des Unternehmens von Ende zu Ende und sind das tägliche Bindeglied zwischen den Principals, unseren Banken und unseren Beratern.

WAS SIE TUN WERDEN

Ungefähre Aufteilung Ihrer Zeit:

• Administration und Corporate Housekeeping. Korrespondenz, Aufzeichnungen und Ablage, Versicherungen, Lieferanten und Büroangelegenheiten. Organisation und Vorbereitung von Dokumenten für Unterschriften, Einreichungen und Anfragen von Banken und Beratern. Sie halten das Unternehmen ordentlich und prüfungsbereit.
• Banking und Zahlungen. Vorbereitung von Zahlungen auf unseren Bank- und Exchange-Konten. Vorbereitung monatlicher Abrechnungen und Abstimmungen für unsere externen Buchhalter und Unterstützung bei der Mehrwertsteuererklärung.
• Compliance und rechtliche Koordination. Zusammenarbeit mit externen Rechtsanwälten und unserem Treuhänder in regulatorischen und Compliance-Fragen: Vorbereitung von Belegen, Nachverfolgung offener Punkte, Sicherstellung des Fortschritts der Arbeitsströme. Bearbeitung von KYC- und AML-Dokumentationsanfragen von Banken und Gegenparteien, einschliesslich beglaubigter Kopien, Apostillen und Notarisierungslogistik. Durchführung des Exchange-Onboarding von Ende zu Ende: Vorbereitung des KYC- und KYB-Pakets, Abstimmung mit dem Compliance-Team der Exchange und Nachverfolgung des Antrags, bis das Konto live ist.
• Unternehmensmeldungen und Behörden. Handelsregisteranmeldungen, Dokumentenabwicklung und Unterschriften, Korrespondenz mit Schweizer Behörden.

Durchgehend werden Sie KI-Tools (Claude, ChatGPT oder Ähnliches) zum Entwerfen, Analysieren und Automatisieren nutzen. Wir erwarten von Ihnen, dass Sie einfache Workflows aufbauen, die repetitive Arbeit eliminieren, und KI nicht nur für gelegentliche E-Mails nutzen.

WAS SIE MITBRINGEN

• Kaufmännische, administrative oder betriebswirtschaftliche Ausbildung (Schweizer KV, ein Abschluss oder gleichwertig) oder relevante Erfahrungen. Sie haben bereits ähnliche Arbeiten geleistet, zum Beispiel in einem Treuhandbüro, einer Anwaltskanzlei, einer Bank, einem Family Office oder einem kleinen Unternehmen: Abwicklung von Zahlungen, Umgang mit Banken oder Behörden, Führung von Aufzeichnungen, auf die sich andere verlassen konnten.
• Fliessendes Englisch (unsere Arbeitssprache), in Wort und Schrift. Deutsch ist ein Vorteil, obwohl unser Treuhänder und Rechtsbeistand bei Bedarf die deutschsprachige Korrespondenz mit Behörden führen.
• Täglicher, sicherer Umgang mit KI-Tools für Entwürfe, Analysen und den Aufbau einfacher Automatisierungen.
• Grundkenntnisse in Python (Datenbereinigung, einfache Skripte) sind ein Plus.
• Präzise, zuverlässig und diskret. Sie sind es gewohnt, mit vertraulichen Finanzinformationen und Zahlungsanweisungen umzugehen.
• Selbstständig und organisiert. Sie entscheiden, welche Angelegenheiten diese Woche in einem Dreitages-Zeitplan wichtig sind, und sagen uns, was Sie brauchen.
• Gültige Schweizer Arbeitsbewilligung (B oder C) oder Schweizer, EU- oder EFTA-Staatsbürgerschaft und bereits in der Schweiz wohnhaft.

WAS WIR BIETEN

• Vier Wochen Ferien pro rata und ein jährlicher diskretionärer Bonus.
• Eine Festanstellung mit echter Eigenverantwortung und direktem Zugang zu den Principals. Entscheidungen fallen schnell und Sie werden die Auswirkungen Ihrer Arbeit sehen.
• Ein stabiles Pensum von mindestens 60 %. An welchen drei Tagen Sie arbeiten, ist verhandelbar, und Ihre Arbeitszeiten innerhalb dieser Tage sind flexibel. Die Stelle ist anfangs vor Ort in Zürich; sobald Sie die Workflows kennen, können Home-Office-Tage besprochen werden.
• Die Option, das Arbeitspensum später zu erhöhen, wenn beide Seiten dies wünschen.

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