Segretaria - 80%

Si unisce al team Organizzazione e Qualità del Centro di formazione e sviluppo degli HUG in qualità di Segretaria.

Assicura un ruolo centrale di supporto amministrativo, organizzativo e operativo all'interno del Centro.

In costante contatto con il team di coordinamento della formazione, e conformemente alle priorità definite, alle regole e alle buone pratiche in vigore, partecipa alla pianificazione, all'organizzazione e al monitoraggio delle attività di formazione; in particolare assicura la gestione delle iscrizioni, delle convocazioni e delle liste d'attesa, il coordinamento logistico delle sessioni, la prenotazione di sale e attrezzature, nonché la gestione dei dati e delle attività nel sistema di gestione della formazione (Learning Management System LMS). Per portare a termine questa missione, mantiene una stretta collaborazione non solo a monte con il team di coordinamento, ma anche con numerosi partner interni ed esterni.

Garantendo un'accoglienza professionale e orientata al servizio, assicura l'accoglienza fisica e telefonica degli utenti, informa e accompagna gli apprendenti, gli intervenienti e i visitatori, e contribuisce a offrire un'esperienza di qualità a tutte le parti interessate.

Il posto comprende anche la partecipazione ai processi amministrativi e finanziari del Centro, in particolare l'elaborazione delle richieste d'acquisto, il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori, la preparazione della fatturazione a terzi e le verifiche amministrative associate.

Assicura inoltre il supporto amministrativo corrente, inclusa la gestione documentale, l'archiviazione, la gestione delle e-mail, delle forniture e del materiale, la redazione di verbali e corrispondenza, nonché la produzione e il monitoraggio di cruscotti, statistiche e rapporti.

Il suo spirito di collaborazione, la sua polivalenza e la sua capacità di proporre soluzioni pragmatiche le permettono di contribuire attivamente al miglioramento continuo delle prestazioni, all'ottimizzazione dei processi, all'elaborazione di dossier specifici e alla realizzazione dei progetti e delle iniziative strategiche del Centro.

Titolata di un CFC di impiegata di commercio o di una formazione giudicata equivalente, beneficia di un'esperienza confermata di almeno tre anni in una funzione di assistente alla formazione, assistente amministrativa o segreteria.

Padroneggia perfettamente il francese, sia orale che scritto, così come gli strumenti informatici e collaborativi della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) e le tecnologie moderne legate all'intelligenza artificiale.

Un'esperienza nell'utilizzo di uno o più sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) costituisce un importante vantaggio, così come una certificazione ECDL, TOSA di livello avanzato o equivalente.

È a proprio agio con l'elaborazione di cifre e dati e dispone di solide competenze nella gestione documentale, in particolare in materia di GED, indicizzazione, classificazione e archiviazione.

Le viene riconosciuto un senso di responsabilità, rigore e attenzione ai dettagli, applica le procedure con affidabilità dimostrando al contempo autonomia nell'organizzazione del proprio lavoro.

Capace di gestire più attività simultaneamente, si adatta alle priorità mutevoli e affronta gli imprevisti con reattività, calma e professionalità.

Dimostra un eccellente senso dell'accoglienza e del servizio, ottime qualità relazionali, un forte spirito collaborativo e una reale attitudine al lavoro di squadra.

Infine, dimostra una discrezione irreprensibile e attribuisce un'importanza particolare al rispetto della riservatezza.

• Entrata in funzione: il prima possibile
• Numero di posti: 2
• Tasso di attività: 80%
• Classe di funzione: 11
• Tipo di contratto: CDM durata di 36 mesi
• Termine di candidatura: 18.10.2026
• Richiesta di informazioni: Mme S. Pagnetti-Takorian, cheffe di settore Organizzazione e Qualità all'interno del Centro di Formazione e di Sviluppo degli HUG, sophie.pagnetti@hug.ch (mailto:sophie.pagnetti@hug.ch)

Il suo dossier di candidatura deve comprendere una lettera che dimostri la sua motivazione, il suo curriculum vitae, le copie dei diplomi e delle attestazioni richieste per il posto e gli ultimi 2 certificati di lavoro.

Questo annuncio si rivolge indifferentemente a donne e uomini.

Desiderando impegnarsi nella lotta contro la disoccupazione, gli HUG incoraggiano le candidature che provengono dall'Office cantonal de l'emploi.

Verranno prese in considerazione solo le candidature inviate tramite la piattaforma di reclutamento. Le candidature cartacee e via e-mail non saranno trattate.

Con oltre 13'000 collaboratori e collaboratrici che rappresentano 160 mestieri, gli Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) sono un istituto di riferimento a livello nazionale e internazionale. Per saperne di più sulla nostra istituzione, dedichi qualche minuto alla consultazione della nostra retrospettiva 2025 cliccando qui (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

La Direzione delle Risorse Umane ha come missione principale quella di assicurare lo sviluppo del capitale umano dell'istituzione in prospettiva dell'evoluzione organizzativa. Cerca costantemente di innovare, sfidare e migliorare le proprie pratiche basando la propria strategia sull'esperienza positiva dei collaboratori e delle collaboratrici. La politica RH degli HUG si fonda sullo sviluppo delle competenze e dei percorsi professionali in adeguatezza con i bisogni istituzionali e si concentra sulla presa in considerazione della persona, dell'equilibrio vita professionale/vita privata e della salute e sicurezza sul lavoro.

Il Centro di formazione e sviluppo degli HUG (CFD) sviluppa e dispiega un insieme di programmi e misure per assicurare che gli HUG dispongano delle competenze necessarie all'esercizio della loro missione e affinché ogni membro del personale possa realizzare tutto il suo pote