Sekretär/in - 80%

Sie treten dem Team Organisation und Qualität des Centre de formation et de développement der HUG als Sekretär/in bei.

Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der administrativen, organisatorischen und operativen Unterstützung innerhalb des Centre.

In ständigem Kontakt mit dem Koordinationsteam der Ausbildungen und entsprechend den definierten Prioritäten sowie den geltenden Regeln und Best Practices, beteiligen Sie sich an der Planung, Organisation und Nachverfolgung der Ausbildungsaktivitäten; insbesondere übernehmen Sie das Management der Anmeldungen, der Einladungen und der Wartelisten, die logistische Koordination der Sitzungen, die Reservierung von Räumen und Ausrüstungen sowie die Verwaltung der Daten und Aktivitäten im Lernmanagementsystem (Learning Management System LMS). Um diese Mission erfolgreich zu erfüllen, pflegen Sie eine enge Zusammenarbeit, nicht nur im Vorfeld mit dem Koordinationsteam, sondern auch mit zahlreichen internen und externen Partnern.

Als Garant/in für einen professionellen und serviceorientierten Empfang gewährleisten Sie den physischen und telefonischen Empfang der Nutzer, informieren und begleiten Lernende, Dozenten und Besucher und tragen dazu bei, allen Beteiligten eine qualitativ hochwertige Erfahrung zu bieten.

Die Stelle umfasst auch die Teilnahme an den administrativen und finanziellen Prozessen des Centre, insbesondere die Bearbeitung von Kaufanträgen, die Nachverfolgung von Dienstleistungen von Lieferanten, die Vorbereitung der Fakturierung an Dritte und die damit verbundenen administrativen Prüfungen.

Darüber hinaus leisten Sie die laufende administrative Unterstützung, einschliesslich der Dokumentenverwaltung, Archivierung, E-Mail-Verwaltung, Verwaltung von Büromaterial und Verbrauchsmaterial, Erstellung von Protokollen und Korrespondenz sowie die Erstellung und Nachverfolgung von Dashboards, Statistiken und Berichten.

Ihr Teamgeist, Ihre Vielseitigkeit und Ihre Fähigkeit, pragmatische Lösungen vorzuschlagen, ermöglichen es Ihnen, aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung der Dienstleistungen, zur Optimierung der Prozesse, zur Bearbeitung spezifischer Dossiers und zur Umsetzung der strategischen Projekte und Initiativen des Centre beizutragen.

Als Inhaber/in eines EFZ als Kaufmann/-frau oder einer als gleichwertig erachteten Ausbildung verfügen Sie über eine bestätigte Erfahrung von mindestens drei Jahren in einer Funktion als Ausbildungsassistenz, administrative Assistenz oder im Sekretariat.

Sie beherrschen die französische Sprache perfekt, sowohl mündlich als auch schriftlich, sowie die Büro- und Kollaborationswerkzeuge der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) und moderne Technologien im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz.

Erfahrung in der Nutzung eines oder mehrerer Lernmanagementsysteme (LMS) stellt einen wichtigen Vorteil dar, ebenso wie eine ECDL-Zertifizierung, TOSA auf fortgeschrittenem Niveau oder eine gleichwertige Qualifikation.

Sie sind sicher im Umgang mit Zahlen und Daten und verfügen über fundierte Kompetenzen in der Dokumentenverwaltung, insbesondere in den Bereichen GED, Indexierung, Klassifizierung und Archivierung.

Man attestiert Ihnen Sinn für Verantwortung, Gewissenhaftigkeit und Liebe zum Detail; Sie wenden Verfahren zuverlässig an und zeigen gleichzeitig Autonomie bei der Organisation Ihrer Arbeit.

In der Lage, mehrere Aktivitäten gleichzeitig zu bewältigen, passen Sie sich wechselnden Prioritäten an und begegnen Unvorhersehbarem mit Reaktionsfähigkeit, Ruhe und Professionalität.

Sie beweisen ein ausgezeichnetes Empfangs- und Servicegefühl, sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, einen starken Teamgeist und eine echte Eignung für die Teamarbeit.

Schliesslich weisen Sie eine tadellose Diskretion auf und legen besonderen Wert auf die Wahrung der Vertraulichkeit.

• Stellenantritt: ab sofort
• Anzahl der Stellen: 2
• Beschäftigungsgrad: 80%
• Funktionsklasse: 11
• Vertragsart: CDM Dauer von 36 Monaten
• Bewerbungsfrist: 18.10.2026
• Auskunftsverlangen: Mme S. Pagnetti-Takorian, cheffe de secteur Organisation et Qualité im Centre de Formation et de Développement der HUG, sophie.pagnetti@hug.ch (mailto:sophie.pagnetti@hug.ch)

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Da die HUG den Kampf gegen die Arbeitslosigkeit unterstützen möchten, werden Bewerbungen vom kantonalen Arbeitsamt gefördert.

Nur über die Rekrutierungsplattform eingereichten Bewerbungen werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.

Mit mehr als 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 anzusehen, indem Sie hier klicken (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

Die Hauptaufgabe der Human Resources Direction besteht darin, die Entwicklung des Humankapitals der Institution im Hinblick auf die organisatorische Entwicklung sicherzustellen. Sie sucht ständig nach Innovationen, fordert Bestehendes heraus und verbessert ihre Praktiken, während sie ihre Strategie auf die positive Erfahrung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stützt. Die HR-Politik der HUG basiert auf der Entwicklung von Kompetenzen und beruflichen Laufbahnen im Einklang mit den institutionellen Bedürfnissen und konzentriert sich auf die Berücksichtigung der Person, der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

Das Centre de formation et de développement der HUG (CFD) entwickelt und setzt ein Set von Programmen und Massnahmen um, um sicherzustellen, dass die HUG über die notwendigen Kompetenzen zur Ausübung ihres Au