Sekretär/in der/des leitenden Ärztin/Arztes oder Abteilungsleitung Pädiatrie Allgemein - 90%

• 29. August 2026
• 90%
• Temporär
• Genève

Mit über 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken.

Die Stelle ist dem Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent unterstellt, dessen Mission es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Phase ihres Lebens angepasste Versorgung sowie die gesundheitlichen Probleme der Neugeborenen, Kinder und Jugendlichen von ihrer Geburt bis zum Alter von 16 Jahren anzubieten. Es arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren.

Der Dienst für allgemeine Pädiatrie kümmert sich um die gesundheitlichen Probleme von Neugeborenen, Kindern und Jugendlichen bis zum Ende ihres Wachstums und trägt zur Erhaltung der Gesundheit bei. Darüber hinaus stellt er die Koordination und die postgraduale Ausbildung der Kinderärztinnen und Kinderärzte sicher.

Sekretär/in der/des leitenden Ärztin/Arztes oder Abteilungsleitung Pädiatrie Allgemein - 90%

Innerhalb des Dienstes für allgemeine Pädiatrie unterstützen Sie die/den leitende/n Arzt/Ärztin bei der Verwaltung und der administrativen Organisation des Dienstes in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Berufsgruppen sicherstellen.

Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare, indem Sie die elektronische Agenda der/des leitenden/n Ärztin/Arztes verwalten. Sie bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Sie verwalten die Korrespondenz autonom. Ihre Eigeninitiative ermöglicht es Ihnen, Situationen zu analysieren, um Antwortentwürfe vorzulegen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten autonom und erfolgreich durch, wie etwa die Verwaltung der Einsatzpläne (VRH) der leitenden Ärzte, der Oberärzte und der Assistenzärzte, die administrative Verwaltung privater oder fakultärer Gelder, die Organisation von Kongressen und Kolloquien des medizinischen Körpers sowie die Überwachung des dem Dienst und der Forschung zugewiesenen Budgets.

Ihre Proaktivität ermöglicht es Ihnen, die aus dem Sekretariatsalltag resultierenden logistischen Aufgaben zu erledigen, wie Bestellungen, Anträge auf Anstellungen, Spesenrückerstattungen und Weiterbildungen.

Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen aus dem medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Allgemeiner gesagt macht Sie Ihr Sinn für Service zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Diensten zu arbeiten.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein Diplom einer Handelsschule und eine höhere administrative Ausbildung auf Stufe Bundesdiplom als Assistent/in Direktion.

Sie verfügen über eine erfolgreiche 3-jährige Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Chefsekretariat, idealerweise im medizinischen Bereich oder im öffentlichen Gesundheitswesen. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich.

Da die Patientenschaft sowohl ansässig als auch international ist, verfügen Sie über perfekte Beherrschung des Französischen in Wort und Schrift sowie über eine nachgewiesene Schreibkompetenz. Sie besitzen zudem sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (C1). Die Kenntnis einer dritten Sprache ist ein zusätzlicher Vorteil.

Sie besitzen die ECDL Advanced Zertifizierung in Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web sowie sehr gute Kenntnisse der Software VRH. Die Beherrschung der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein nicht unerheblicher Vorteil.

Stressresistent, sind Sie eine sehr organisierte Person und haben einen ausgezeichneten Sinn für Prioritäten. Sie sind flexibel, fähig, sich an verschiedene Arbeitsumgebungen anzupassen, und gewährleisten die effiziente Koordination medizinischer Aktivitäten über Ihr Sekretariat.

Gewissenhaft sind Sie daran gewöhnt, vertrauliche Informationen mit größter Diskretion zu behandeln.

Schließlich besitzen Sie einen starken Teamgeist und tragen aktiv zum kollektiven Erfolg bei.

Zusätzliche Informationen

• Stellenantritt: 01.11.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 90%, Anwesenheit von Montag bis Freitag
• Funktionsklasse: 13
• Vertrag: CDD für 12 Monate, verlängerbar
• Bewerbungsfrist: 14.09.2026
• Informationsanfragen: Mme V.Lopez Sanchez, cheffe des secrétariats de l'hôpital des enfants, Écrire ein email
• Anforderung des Pflichtenhefts: M. C. Clerc, RH adjointe, Écrire ein email

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen als auch an Männer.

Um sich im Kampf gegen die Arbeitslosigkeit zu engagieren, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail werden nicht bearbeitet.