Office Manager -100% vom 6-24. November -DRINGEND

Ref 2587862 | Datum: 28 Oct 2026

Academic Work Switzerland

Für unseren Kunden, eine wachsende Handelsgesellschaft im Zentrum von Genf, suchen wir eine/n Office Manager/in, um eine Stellvertretung vom 6. bis zum 24. November 2026 inklusive zu gewährleisten.

Sie lieben den Kontakt, sind organisiert und schätzen dynamische professionelle Umgebungen? Sie werden zum reibungslosen täglichen Betrieb des Büros und zur Qualität des Empfangs der Besucher beitragen.

Office Manager (m/w/d)-100% vom 6-24. November -DRINGEND
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Über die Rolle

Während der Abwesenheit der für den Empfang und das Office Management zuständigen Person werden Sie die Kontinuität der täglichen Büroaktivitäten sicherstellen. Im Kontakt mit Besuchern und internen Teams werden Sie für einen professionellen Empfang und eine reibungslose Organisation der Räumlichkeiten und Dienstleistungen sorgen. Zu Beginn ist eine Übergabe vorgesehen, damit Sie sich mit den Gewohnheiten und Abläufen des Unternehmens vertraut machen können.

Aufgaben
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• Besucher empfangen, sie in den Besprechungsraum begleiten und ihnen Getränke anbieten.
• Den Empfang und die Besprechungsräume unter Berücksichtigung des Reservierungsplans in Ordnung und einsatzbereit halten.
• Telefonanrufe entgegennehmen und an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten.
• E-Mails im Zusammenhang mit dem Empfang bearbeiten, Lieferungen entgegennehmen und die Post sowie DHL-Sendungen verwalten.

Wir suchen

• Exzellente Beherrschung von Französisch und Englisch in Wort und Schrift
• Verfügbarkeit vom 6. bis zum 24. November inklusive
• Gute praktische Kenntnisse von Outlook, insbesondere für die Verwaltung von E-Mails und Kalendern, und sicherer Umgang mit gängigen Büro-Tools.
• Ein gepflegtes Erscheinungsbild und ein der Geschäftsumgebung angemessenes professionelles Auftreten
• Gute organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität bei Unvorhersehbarem

Ein Vorteil, wenn Sie besitzen

• Erste Erfahrung im Empfang, in der administrativen Assistenz oder im Office Management

Um in dieser Funktion erfolgreich zu sein, sind Ihre persönlichen Kompetenzen wie folgt:

• Organisiert
• Serviceorientierung
• Sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten

Unser Rekrutierungsprozess
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Dieser Rekrutierungsprozess wird von Academic Work verwaltet, und unser Kunde wünscht, dass alle Fragen zur Stelle an Academic Work gerichtet werden.

Unser Auswahlprozess ist kontinuierlich, und die Anzeige kann vor Ende des Rekrutierungsprozesses geschlossen werden, wenn wir in die nächste Phase übergegangen sind. Der Prozess umfasst Tests, die Werkzeuge sind, um das richtige Talent für die richtige Stelle zu finden und Gleichheit, Vielfalt und einen fairen Prozess zu fördern.

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