Administrative Assistant (SY-AR-2026-167-LD)

Einleitung Als Administrative Assistant in der Accelerator Systems Department ( SY ) unterstützen Sie die effektive Planung und Verwaltung einer der größten technischen Abteilungen des CERN. In enger Zusammenarbeit mit dem Departmental Planning Officer, dem Administration Officer und Kollegen im gesamten CERN koordinieren Sie wichtige administrative Tätigkeiten und das Ressourcenmanagement. Funktionen Koordinierung der administrativen Aktivitäten der Abteilung zur Gewährleistung einer effizienten Dienstleistungserbringung und der Einhaltung der Regeln und Verfahren des CERN. Unterstützung der Personalplanung und der Personalverwaltung über den gesamten Employee Lifecycle hinweg, einschließlich Verträgen, Ankünften, Austritten, Reisen und damit verbundenen Prozessen. Pflege genauer Planungs-, Personal- und Budgetinformationen zur Unterstützung eines effektiven Ressourcenmanagements und einer fundierten Entscheidungsfindung. Erstellung von Berichten, Analysen und Managementinformationen unter Gewährleistung der Qualität und Integrität der administrativen Daten. Verwaltung der Abteilungsdokumentation und der Informationssysteme unter Aufrechterhaltung genauer Aufzeichnungen und Planungstools. Bereitstellung proaktiver, vertraulicher administrativer Unterstützung für Manager und Kollegen sowie Aufbau effektiver Beziehungen innerhalb des CERN. Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse und Unterstützung der Dienstleistungskontinuität im gesamten administrativen Team. Höheres Verwaltungsdiplom oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Administration oder einem verwandten Bereich. Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung in der administrativen Arbeit in einem Team, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld. Erfahrung in der Unterstützung von Planungs-, Budgetierungs- oder Ressourcenmanagement-Aktivitäten. Technische Kompetenzen: Personal- und Materialressourcenplanung. Kenntnis der administrativen Regeln und Verfahren. Anwendung von Office-Softwarepaketen, einschließlich fortgeschrittenem Excel. Sekretariatsarbeit. Verhaltenstechnische Kompetenzen: Verantwortungsbewusstsein zeigen: gewissenhaft und zuverlässig arbeiten; Versprechen einhalten. Flexibilität zeigen: sich schnell und erfinderisch an wechselnde Prioritäten und Anforderungen anpassen. Teamarbeit: Aufbau und Pflege konstruktiver und effektiver Arbeitsbeziehungen. Selbstmanagement: gut autonom arbeiten; Aktivitäten und Aufgaben ohne Aufforderung übernehmen. Effektive Kommunikation: andere rechtzeitig mit Informationen versorgen. Sprachkenntnisse: Gesprochenes und geschriebenes Englisch oder Französisch, mit der Bereitschaft, die jeweils andere Sprache zu erlernen. Berechtigung und Einsendeschluss: Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission des CERN und ein etablierter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten. Diese Stelle wird so schnell wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns normalerweise nicht später als am 31.08.2026 um 23:59 CEST erreichen. Beschäftigungsbedingungen Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber von befristeten Verträgen eine unbefristete Stelle beantragen. Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche Job-Flexibilität: Hybrid Job-Grad: 3-4 Job-Referenz: SY-AR-2026-167-LD Arbeitsbereich: Support Services (Finance, HR, Legal, Procurement) Benchmark Job Title: Process/Services Assistant Globale Vorteile Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (steuerfrei), das mit Ihren Jahren relevanter Erfahrung steigt. 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresbetriebsferien. Abdeckung durch das umfassende Krankenversicherungssystem des CERN (für Sie selbst, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) und Mitgliedschaft in der CERN Pension Fund. Familien-, Kinder- und Kleinkindmonatszuschüsse je nach Ihren individuellen Umständen. Ein Umzugspaket (Umzugshilfe, Entfernungen, Reisekosten) je nach Ihren individuellen Umständen. Möglichkeit zur Verlängerung Ihres Vertrags auf bis zu 8 Jahre + Berechtigung auf eine unbefristete Vertragslaufzeit. Überblick über das CERN - Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich gemacht wird! Am CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit bringt nicht nur Physiker zusammen, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen. Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu einer Spitzenforschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven innerhalb unserer Teams, was sicherstellt, dass jeder Beitrag geschätzt wird und unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zielstrebigkeit vorantreibt. Vielfalt ist ein Kernwert des CERN seit seiner Gründung und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg. Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens verschiebt, dann ist das CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Ihre Fähigkeiten gedeihen können. Werden Sie Teil unserer Mission, das zu enthüllen, was im Herzen des Universums liegt! NEHMEN SIE TEIL! Mehr Informationen über uns hier: careers.cern Am CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, untersuchen Physiker und Ingenieure die fundamentale Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – Elementarteilchen, die darauf ausgelegt sind, fast mit Lichtgeschwindigkeit miteinander zusammenzustoßen. Dieser Prozess liefert Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen in