Sekretär & Koordinator des Journal Sentinelles 80 %

Sekretär & des Journal Sentinelles 80 % Die Stiftung Sentinelles hat die Mission, Kinder und Frauen vor allem zu begleiten und ihre Handlungskompetenz zu stärken, indem sie ihre Aktionen im Einklang mit den Werten der Solidarität, des Engagements, der Humanität, des Austauschs und der Teilhabe durchführt. In 5 afrikanischen Ländern, in Kolumbien und in der Schweiz vertreten, verteidigt sie einen holistischen Ansatz, der die besondere Situation auf medizinischer, psychosozialer, pädagogischer und wirtschaftlicher Ebene berücksichtigt. Um eine Pensionierung zu ersetzen, sucht die Stiftung Sentinelles: Sekretär & des Journal Sentinelles (80%) Stellenbeschreibung Beschäftigungsgrad: 80% Ort: Renens (VD) Eintrittsdatum: September 2026 oder zu vereinbaren Zweck und Hauptverantwortungen Der/die Inhaber/in ist für die Koordination der administrativen Tätigkeiten, der Personalverwaltung, der Verwaltung der Freiwilligen und der Praktikanten sowie für die Produktion des Journal Sentinelles verantwortlich. Aufgabenbeschreibung A. Sekretariat Telefonische und digitale Begrüßung, Begrüßung der Besucher und Weiterleitung von Informationen. Protokollführung und Abfassung interner Notizen. Erstellung und Pflege von Registern. Administrative Verfolgung von Nachlässen und Vermächtnissen. Erarbeitung von Methoden und Werkzeugen für das Sekretariat. Verwaltung der allgemeinen Korrespondenz von Sentinelles und deren Klassifizierung (elektronisch und papierbasiert). Verwaltung und jährliche Versendung von Glückwünschen und Spendenbestätigungen. Bezugsperson für die Datenbank. B. Personalverwaltung Rekrutierung, Betreuung und administrative Verwaltung von Praktikanten und Freiwilligen Administrative Verwaltung von Rekrutierungen, Erstellung und Pflege von Personalakten. Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit Zwischengewinnen, Arbeitslosigkeit und Auslandssteuern. Verwaltung von Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter. C. Logistik Verwaltung des Wirtschaftsbetriebs und der Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Dienstfahrzeug. Inventarisierung des Materials, einschließlich der Computertechnik. Überwachung und Kontrolle des Reinigungsunternehmens. Bezugsperson für die Räumlichkeiten gegenüber der Immobilienagentur. Verwaltung von Sonderpost, Massensendungen und Paketen. Annahme und Verteilung von Sachspenden (Kleidung usw.). D. Archivierung Verantwortung für die elektronische und physische Archivierung von Dokumenten. Verwaltung der Sentinelles-Dokumentation, Inventarisierung und Lagerung. Erstellung von Dokumenten im Zusammenhang mit den Archivierungsverfahren. E. Journal – Produktion und Koordination Koordinierung des Teams und der Produktion des Journals. Legalisation des Journals. Angebote und Bestellungen bei der Druckerei. Erstellung der jährlichen Pläne: Produktion, Druck und Verteilung, innerhalb der gesetzten Fristen. Überprüfung der Layouts in Zusammenarbeit mit der Redaktionssekretärin. Extraktion der Adresslisten für die Druckerei und Druck des englischen Journals. Verwaltung der ehrenamtlichen Verteiler sowie die Überwachung der Verteilungssektoren. Versand des digitalen Journals an die Abonnenten. Vollständige Archivierung aller Dokumente, die das Journal Sentinelles bilden, in den drei Versionen (französisch, deutsch und englisch). Qualifikationen CFC als Kaufmännischer Angestellter (Verwaltungs- oder Sekretariatszweig) oder gleichwertiger Titel. Nachgewiesene Erfahrung von 3 bis 5 Jahren in einem Sekretariat, idealerweise in einem Verein, einer Stiftung oder einem KMU, in dem Vielseitigkeit erforderlich ist. Erfahrung in der Verlagsbranche oder in der Koordination von Veröffentlichungen: ein Vorteil. Vollkommene Beherrschung des Französischen in Wort und Schrift, schriftstellerische Fähigkeiten. Deutsch, Englisch C1/B2. Beherrschung der Office-Suite und der Cloud-Speicherwerkzeuge (z. B. kDrive, OneDrive). Vertrautheit mit Layout- und Datenbankverwaltungssoftware. Persönliche Eigenschaften Fähigkeit, sehr unterschiedliche Aufgaben (von der telefonischen Begrüßung bis zur jährlichen Produktion des Journals) zu priorisieren. Gründlichkeit und Diskretion. Beziehungsorientierung und Pädagogik. Flexibilität: Die Stelle erfordert aufgrund der Koordination eines Journals und der Verwaltung von Freiwilligen eine gewisse Flexibilität in der Arbeitszeit. Wenn diese Anzeige Ihr Interesse geweckt hat, laden wir Sie ein, Ihre vollständige Bewerbung (Lebenslauf, Motivationsschreiben und Referenzen) bis zum 31. Juli 2026 an Frau Nicole Emonet zu senden. jpidc4d479fjm jpit0728jm jpiy26jm