Segretario & Coordinatore del Journal Sentinelles 80 %

Segretario & del Journal Sentinelles 80 % La Fondazione Sentinelles ha per missione di accompagnare e rafforzare il potere d'agire di bambini e donne in priorità, conducendo le sue azioni nel rispetto dei valori di solidarietà, impegno, umanità, scambio e partecipazione. Presente in 5 paesi dell'Africa, in Colombia e in Svizzera, difende un approccio olistico che tiene conto della situazione particolare su piani medico, psicosociale, educativo ed economico. Al fine di coprire una partenza in pensione, la Fondazione Sentinelles assume: Segretario & del Journal Sentinelles (80%) Dettagli del posto Tasso di occupazione: 80% Luogo: Renens (VD) Inizio del lavoro: settembre 2026 o da concordare Scopo e responsabilità principali Il/la titolare è responsabile della coordinazione delle attività amministrative, delle risorse umane, della gestione dei volontari e degli stagisti, nonché della produzione del Journal Sentinelles. Descrizione dei compiti A. Segreteria Accoglienza telefonica e numerica, accoglienza dei visitatori e trasferimento delle informazioni. Stesura dei verbali e redazione di note interne. Creazione e aggiornamento dei registri. Gestione amministrativa delle successioni e lasciti. Definizione di metodi e strumenti per la segreteria. Gestione della corrispondenza generale di Sentinelles e del suo archiviazione (informatica e cartacea). Gestione e invio annuale degli auguri e delle attestazioni di doni. Referente della base di dati. B. Risorse umane Reclutamento, guida e gestione amministrativa degli stagisti e dei volontari Gestione amministrativa dei reclutamenti, creazione e aggiornamento dei dossier dei collaboratori e collaboratrici. Gestione dei documenti relativi ai guadagni intermedi, alla disoccupazione e alle tasse all'estero. Gestione delle presenze e assenze dei collaboratori. C. Logistica Gestione dell'economato e dei servizi legati al veicolo di servizio. Inventario del materiale, compreso l'informatico. Controllo e monitoraggio dell'impresa di pulizia. Referente dei locali nei confronti dell'agenzia immobiliare. Gestione delle corrispondenze speciali, degli invii in numero e dei colli. Ricezione e distribuzione dei doni in natura (vestiti, ecc.). D. Archiviazione Responsabilità dell'archiviazione elettronica e fisica dei documenti. Gestione della documentazione Sentinelles, inventario e stock. Creazione dei documenti relativi alle procedure di archiviazione. E. Giornale – Produzione e Coordinamento Coordinamento dell'équipe e della produzione del giornale. Legalizzazione del giornale. Preventivo e ordinazione alla tipografia. Stabilimento dei piani annuali: produzione, stampa e distribuzione, nei termini impartiti. Rilettura delle bozze in collaborazione con la segretaria di redazione. Estrazione delle liste di indirizzi per la tipografia e stampa del giornale inglese. Gestione dei distributori volontari e monitoraggio dei settori di distribuzione. Invio del giornale numerico agli abbonati. Archiviazione completa di tutti i documenti che compongono il Journal Sentinelles, nelle tre versioni (francese, tedesco e inglese). Qualifiche CFC di Impiegato di commercio (ramo amministrazione o segreteria) o titolo equivalente. Esperienza confermata di 3 a 5 anni minimo in una segreteria, idealmente all'interno di un'associazione, fondazione o PMI dove è richiesta la polivalenza. Esperienza nella pubblicazione o coordinamento di edizione: un vantaggio. Conoscenza perfetta del francese parlato e scritto, facilità di scrittura. Tedesco, inglese C1/B2. Conoscenza della suite Office e degli strumenti di archiviazione cloud (tipo kDrive, OneDrive). Facilità con i software di impaginazione e gestione della base di dati. Qualità personali Capacità di priorizzare compiti molto vari (dall'accoglienza telefonica alla produzione annuale del giornale). Rigor e discrezione. Facilità relazionale e pedagogica. Flessibilità: il posto richiedendo la coordinazione di un giornale e la gestione dei volontari, può essere richiesta una certa flessibilità oraria. Se questo annuncio ha suscitato il tuo interesse, ti invitiamo a trasmetterci la tua candidatura completa (CV, lettera di motivazione e referenze), all'attenzione della signora Nicole Emonet, fino al 31 luglio 2026. jpidc4d479fjm jpit0728jm jpiy26jm