Back-Office - Administration, Buchhaltung & Qualitätsicherung

Back-Office - Administration, Buchhaltung & Qualitätsicherung (m/w/d) Über die Rolle ZEEN Tech AG ist ein Schweizer Startup, das die Lebensmittelindustrie mit unserer nächstgenerations-, wasserbasierten Frittier- und Trocknungstechnologie revolutioniert, die wir weltweit exportieren. Da wir rasch wachsen, suchen wir nach leidenschaftlichen Individuen, die uns beitreten. Wir suchen nach einem organisierten, zuverlässigen Allrounder, der uns bei der Verwaltung unserer Administration, Buchhaltung und Qualitätsicherung täglich unterstützt. Von täglichen Buchungen und MWST-Erklärungen bis hin zur Bürokoordination und zum Aufbau unseres Qualitätsmanagementsystems werden Sie den Motorraum des Unternehmens reibungslos am Laufen halten. Qualitätsicherung ist ein Kernbestandteil dieser Rolle, kein Nachgedanke: Sie werden helfen, wie wir unsere Prozesse dokumentieren, kontrollieren und zertifizieren, während wir skaliert werden. Sie werden direkt mit unserem Head of Office & Administration zusammenarbeiten, die Verantwortung für Ihre eigenen Bereiche übernehmen, während wir saubere, skalierbare Prozesse aufbauen, während wir gemeinsam wachsen. Schlüsselverantwortlichkeiten Tägliche Buchhaltung: Handhaben Sie tägliche Buchungen, Konten payable und receivable sowie Bankabstimmung in unserem ERP-System (Microsoft Dynamics 365 Business Central), um die Bücher genau und aktuell zu halten. MWST, Gehalt & Einreichungen: Unterstützen Sie periodische Schweizer MWST-Erklärungen (MWST) über das ESTV-Portal, monatliche Gehaltsvorbereitung und Schweizer Sozialversicherungsprozesse (AHV/IV/EO, ALV, BVG, Unfall- und Krankentagegeldversicherung, Familienzulagen). QA & Zertifizierung: Helfen Sie bei der Erstellung und Aufrechterhaltung unseres Qualitätsmanagementsystems und treiben Sie unseren Weg zu ISO 9001 und anderen relevanten Qualitäts- und Produkt-Compliance-Standards (z. B. CE-Kennzeichnung, Lebensmittelsicherheits- und Hygieneanforderungen) voran. Übernehmen Sie die Dokumentenkontrolle und Register, bereiten Sie interne und externe Audits vor und halten Sie Verfahren und Aufzeichnungen genau und in Ordnung. Rechnungsstellung & Zahlungen: Erstellen Sie Kundenrechnungen, verarbeiten Sie Lieferantenrechnungen und Zahlungsläufe und verfolgen Sie offene Posten und Mahnungen. Büro & Administration: Übernehmen Sie allgemeine Back-Office-Aufgaben - Korrespondenz, Aktenverwaltung und Dokumentenkontrolle, Bestellungen und Lieferantenkoordination sowie die Unterstützung der Personalverwaltung. Prozesse & Koordination: Halten Sie unsere Prozesse sauber und gut dokumentiert, koordinieren Sie über die Ingenieur-, Produktions- und Back-Office-Teams und unterstützen Sie den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Anforderungen & Qualifikationen Ausbildung: Ein kaufmännischer oder buchhalterischer Hintergrund (z. B. KV / EFZ, Treuhänder oder vergleichbar) oder ein Qualitäts-/Verwaltungshintergrund mit relevanten Erfahrungen. Äquivalente praktische Erfahrung ist ebenso willkommen. Erfahrung: Einige Jahre in einer vergleichbaren Buchhaltungs-, Verwaltungs- oder Back-Office-Rolle. Kernfähigkeiten: - Solide Grundlagen in der Buchhaltung und der Schweizer Buchhaltung, mit praktischer Erfahrung in täglichen Buchungen, AP/AR und Bankabstimmung. - Praktisches Wissen über die Schweizer MWST (MWST) und den ESTV-Einreichprozess, sowie ein gutes Verständnis der Schweizer Gehalt- und Sozialversicherungen. - Ein organisierter, strukturierter Ansatz für Dokumentation und Verwaltung; Erfahrung mit Qualitätsmanagementsystemen, Dokumentenkontrolle oder Produkt-Compliance ist ein klarer Pluspunkt. - Selbstsicher mit MS Office und komfortabel bei der Einarbeitung in neue Software; ERP-Erfahrung ist ein klarer Vorteil. Mindset: Sie sind hoch strukturiert, detailorientiert und ein wahrer Teamplayer. Sie legen Wert auf Präzision und klare Kommunikation. Kommunikation: Sie kommunizieren klar, arbeiten gut mit Kollegen und externen Partnern zusammen und sind komfortabel, unabhängig oder im Support des Teams zu arbeiten. Sprachen: Fließend in Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich). Jede weitere Sprache ist ein Plus. Nice to Have Erfahrung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central (nicht erforderlich - wir sind bereit, die richtige Person zu schulen). Erfahrung in Qualitätsicherung / ISO-Prozessen oder anderen Compliance-Prozessen (z. B. CE-Kennzeichnung, Lebensmittelsicherheitsstandards), internen Audits oder Dokumentenkontrolle. Vorherige Erfahrung in einem Startup oder KMU oder Exposition gegenüber HR-Verwaltung. Wie Sie sich bewerben Reichen Sie Ihre Bewerbung ein und stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Dokumente als PDF anhängen: Aktualisierter Lebenslauf / Resume: Mit Angabe Ihrer relevanten Arbeitsgeschichte und Fähigkeiten Bewerbungsschreiben Zertifikate & Abschlüsse jpid55020aajm jit0727jm jiy26jm