Mitarbeiter:in Administration im Grants Office (m/w/d)

• 21. August 2026
• 80 - 100%
• Unbefristete Anstellung
• Rämistrasse 101, 8006 Zürich
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Administrativ:r Mitarbeiter:in im Grants Office (h/f/d) #

Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle für die Forschungsfinanzierung an der ETH Zurich und unterstützt Forschende in allen Karrierestufen bei der Identifizierung, Akquise und Verwaltung von nationalen und internationalen wettbewerbsorientierten Forschungsmitteln. Wir begleiten zudem den Evaluationsprozess der Departemente der ETH und verwalten die internen Forschungsprogramme der ETH (Projekt- und Talentförderung), stellen die Sekretariate der Forschungskommission und der Preiskommission sicher und unterstützen die Vizepräsidentin für Forschung in strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Fragen.

Zur Verstärkung unseres Sekretariats suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, proaktive und organisatorisch versierte Person. Die Stelle kombiniert klassische Sekretariatsaufgaben mit der Mitarbeit in verschiedenen administrativen Prozessen im Forschungsbereich. Wenn Sie gerne Prozesse koordinieren, Daten sorgfältig pflegen und stets den Überblick behalten, finden Sie bei uns ein spannendes Tätigkeitsfeld.

Stellenbeschreibung ##

In einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld übernehmen Sie administrative und organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit verschiedenen Prozessen im Grants Office, führen das Generalsekretariat des Grants Office (einschließlich Telefondienst, Terminorganisation, Materialbestellung) und unterstützen die Fachspezialisten in folgenden Bereichen:

• Verwaltung von Drittmittelprojekten, einschließlich der Pflege der Schnittstellen zu den relevanten Verwaltungseinheiten sowie der Vorbereitung und Qualitätssicherung von Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz
• Organisation von Informationsveranstaltungen für Forschende und Verwaltung der entsprechenden Kommunikationskanäle
• Organisation der Besuche externer Gutachtender im Rahmen der Departementsbewertungen
• Finanzadministration: Erfassung von Ausgaben, Verbuchung von Rechnungen, Budgetierung, Trendberechnungen
• Personaladministration: Eintritt/Austritt, Unterstützung beim Onboarding
• Qualitätssicherung, insbesondere die Nachverfolgung und Pflege der Datenbanken des Grants Office

Profil ##

• Sie verfügen über fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich, vorzugsweise in einer vergleichbaren Position im akademischen Umfeld
• Sie beherrschen digitale Tools; Kenntnisse in FileMaker oder anderen Datenbanksystemen sind von Vorteil
• Sie sind eine teamfähige, lösungsorientierte und serviceorientierte Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld und mit verschiedenen Interessengruppen
• Sie arbeiten sorgfältig und präzise und behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben und in Stresssituationen den Überblick
• Eine starke Serviceorientierung sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein zeichnen Ihre Arbeitsweise aus
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift ergänzen Ihr Profil

Wir bieten ##

Sie profitieren von einem abwechslungsreichen und anspruchsvollen Tätigkeitsfeld in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur. Ihr Arbeitsplatz im historischen Hauptgebäude der ETH bietet eine moderne Infrastruktur sowie eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Zudem profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, wie etwa Vergünstigungen für Abonnements des öffentlichen Verkehrs und Car-Sharing, ein vielfältiges Sportangebot des ASVZ, verschiedene Kinderbetreuungsangebote sowie attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen.

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zurich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zurich

Vielfalt und Nachhaltigkeit liegen uns am Herzen ##

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zurich eine inklusive Kultur. Wir fördern die Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zu Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein gerechtes und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich jeder entwickeln und entfalten kann. Nachhaltigkeit ist ein zentraler Wert für uns – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Wir auch. ##

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit folgenden Unterlagen im PDF-Format:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Bitte informieren Sie sich vor Ihrer Bewerbung auf unserer Webseite über das Grants Office und beschreiben Sie in Ihrem Motivationsschreiben kurz, warum Sie unser Team verstärken möchten.

Bewerbungen werden ausschließlich über das Online-Bewerbungsportal entgegengenommen. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.

Für weitere Informationen steht Ihnen Frau Dr. Frédérique Amor, famor@ethz.ch (bitte keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Wir weisen darauf hin, dass die Vorauswahl durch die verantwortlichen Recruiter und nicht durch eine künstliche Intelligenz erfolgt.

Für Personalvermittlungsagenturen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der ETH Zurich.

Über die ETH Zurich ##

Die ETH Zurich ist eine der weltweit führenden technischen und naturwissenschaftlichen Universitäten. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre und unsere Pionierarbeit in der Grundlagenforschung.