Direktionssekretärin

Direktionssekretärin (nachfolgend die deutsche Version) Nach drei Jahren, in denen das Unternehmen ausschließlich von seinen Gründern geführt wurde, tritt Medigo nun in eine Phase des strukturierten Wachstums ein. Wir suchen unsere ersten beiden Mitarbeiterinnen, darunter diese Stelle als Chefsekretärin. Du übernimmst eine zentrale Koordinationsrolle: Du entlastest die Gründer von administrativen und organisatorischen Aufgaben, damit sie sich auf die Geschäftsentwicklung und das Produkt konzentrieren können. Es handelt sich um eine verantwortungsvolle Position in einem überschaubaren Unternehmen, in dem jede Entscheidung zählt. Aufgaben Koordination und Kontaktpflege mit den verschiedenen Akteuren Logistische Koordination von Besprechungen, Kundenpräsentationen und Veranstaltungen Organisation interner Besprechungen Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben Pflege der Beziehungen zu Partnern und Kunden: Kantone, Spitäler, Notfalldienste Kontaktpflege zu Dienstleistern: Treuhänder, Steuerberater, Juristen usw. Überwachung vertraglicher und gesetzlicher Fristen Vertriebsunterstützung und Kommunikation Erstellung und Layout von Präsentationen, Angeboten und Berichten Versand und Nachverfolgung von Angeboten Verwaltung interner Kommunikationsinstrumente (Notion, Ksuite usw.) Punktuelle Unterstützung bei der externen Kommunikation (Instagram, Facebook, LinkedIn, Newsletter, WordPress) Verwaltung Verfolgung und Ablage von Verwaltungsdokumenten: Verträge, Rechnungen, offizielle Korrespondenz Physische und digitale Archivierung von Unternehmensdokumenten Grundlegende Finanzverwaltung Erfassung und Nachverfolgung von Spesenabrechnungen Erstellung der monatlichen Buchhaltungsunterlagen in Zusammenarbeit mit dem Treuhänder Verfolgung von Kundenrechnungen und Verwaltung von Mahnungen, falls erforderlich Gesuchtes Profil Ausbildung und Erfahrung Eidgenössisches Diplom als Sekretärin/Secretariat oder gleichwertige Qualifikation Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion Erfahrung im Gesundheitswesen oder in einer Startup-Umgebung: ein Pluspunkt Fachliche Kompetenzen Ausgezeichnete Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift; Schweizerdeutsch als Muttersprache ist von Vorteil Sehr gute Französischkenntnisse (Arbeitssprache des Unternehmens) Vertrautheit mit digitalen Tools: KSuite, Notion, LinkedIn, Instagram Erfahrung im Umgang mit geteilten Kalendern und Videokonferenzsystemen Grundkenntnisse in Buchhaltung (Erfassung, einfache Bankabstimmung) Englischkenntnisse: ein Pluspunkt Persönliche Stärken Hoher Verantwortungssinn und Initiative: Du identifizierst Bedürfnisse, bevor sie geäußert werden. Zuverlässigkeit und Diskretion: Du arbeitest täglich mit vertraulichen Informationen. Organisationstalent und Prioritätenmanagement: Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient steuern. Kommunikative Fähigkeiten: Du vertrittst das Unternehmen gegenüber institutionellen Partnern. Echtes Interesse an der Mission von Medigo und deren Beitrag zur öffentlichen Gesundheit. Was wir bieten Ein ehrliches Arbeitsumfeld, in dem sich jeder äußern kann. Ein wettbewerbsfähiges Gehalt für ein dynamisches Startup in Wachstumsphase – die genaue Höhe wird im ersten Gespräch mitgeteilt. Echte Flexibilität bei Arbeitszeiten und -ort (teilweises Home-Office). Direkter Zugang zu Entscheidungen: Du arbeitest eng mit den Gründern zusammen, ohne hierarchische Zwischenstufen. Eine Position mit Entwicklungsperspektiven: Dein Aufgabengebiet wächst mit dem Unternehmen. Eine sinnstiftende Mission: Du bist an der Gestaltung eines Gesundheitsservice beteiligt, der bereits von über 200'000 Menschen in der Schweiz genutzt wird. Einstieg So bald wie möglich Bewerbungserfahrung Bitte beachten Sie unsere Bewerbungsunterlagen sorgfältig. Wir erwarten viele Bewerbungen und verpflichten uns, Ihnen innerhalb von 5 Werktagen nach jedem Schritt eine Antwort zu erteilen. Unser Auswahlverfahren gliedert sich in vier Phasen. Senden Sie uns zunächst Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf.