Segretaria di direzione

Segretaria di direzione (vedere la versione in francese più sotto) Dopo tre anni, in cui l'azienda è stata gestita esclusivamente dai suoi fondatori, Medigo entra in una fase di crescita strutturata. Stiamo cercando le nostre prime due dipendenti, tra cui questo ruolo di segretaria di direzione. Assumerai un ruolo centrale di coordinamento: alleggerirai i fondatori dalle mansioni amministrative e organizzative, in modo che possano concentrarsi sullo sviluppo commerciale e sul prodotto. Si tratta di una posizione responsabile in un'azienda di piccole dimensioni, in cui ogni decisione conta. Compiti Coordinamento e gestione dei rapporti con gli attori diversi Coordinamento logistico di riunioni, presentazioni ai clienti e eventi Organizzazione di riunioni interne Organizzazione e monitoraggio dei compiti Gestione dei rapporti con i partner e i clienti: cantoni, ospedali, servizi di emergenza Gestione dei rapporti con i fornitori: fiduciari, consulenti fiscali, giuristi, ecc. Monitoraggio dei termini contrattuali e legali Supporto commerciale e comunicazione Creazione e impaginazione di presentazioni, offerte e rapporti Invio e monitoraggio delle offerte Gestione degli strumenti di comunicazione interni (Notion, Ksuite, ecc.) Supporto puntuale alla comunicazione esterna (Instagram, Facebook, LinkedIn, newsletter, WordPress) Amministrazione Monitoraggio e archiviazione dei documenti amministrativi: contratti, fatture, corrispondenza ufficiale Archiviazione fisica e digitale dei documenti dell'azienda Gestione finanziaria di base Inserimento e monitoraggio delle note spese Preparazione dei documenti contabili mensili in collaborazione con il fiduciario Monitoraggio delle fatture dei clienti e gestione dei solleciti, se necessario Profilo ricercato Formazione ed esperienza Diploma federale di segretaria/segreteria o qualifica equivalente Almeno 2 anni di esperienza lavorativa come segretaria, assistente di direzione o in una funzione simile Esperienza nel settore sanitario o in un ambiente startup: un punto di forza Competenze tecniche Ottima conoscenza della lingua tedesca parlata e scritta; il tedesco svizzero come lingua madre è un vantaggio Ottima conoscenza del francese (lingua di lavoro dell'azienda) Familiarità con gli strumenti digitali: KSuite, Notion, LinkedIn, Instagram Esperienza con i calendari condivisi e i sistemi di videoconferenza Conoscenze di base in contabilità (inserimento, semplice riconciliazione bancaria) Conoscenza dell'inglese: un punto di forza Punti di forza personali Alto senso di responsabilità e iniziativa: identifichi i bisogni prima che vengano espressi. Affidabilità e discrezione: lavori quotidianamente con informazioni riservate. Talento organizzativo e gestione delle priorità: puoi gestire più compiti contemporaneamente in modo efficiente. Abilità comunicative: rappresenti l'azienda nei confronti dei partner istituzionali. Interesse genuino per la missione di Medigo e il suo contributo alla salute pubblica. Cosa offriamo Un ambiente di lavoro onesto, in cui ognuno può esprimersi. Un salario competitivo per uno startup dinamico in fase di crescita (l'altezza esatta sarà comunicata nel primo colloquio). Flessibilità reale negli orari e nel luogo di lavoro (parziale lavoro da casa). Accesso diretto alle decisioni: lavori a stretto contatto con i fondatori, senza livelli gerarchici intermedi. Una posizione con prospettive di sviluppo: il tuo campo di attività cresce con l'azienda. Una missione che dà senso: partecipi alla creazione di un servizio sanitario che già viene utilizzato da oltre 200'000 persone in Svizzera. Inizio Il prima possibile Esperienza di candidatura Si prega di notare attentamente i nostri documenti di candidatura. Ci aspettiamo molte candidature e ci impegniamo a rispondere entro 5 giorni lavorativi dopo ogni fase. Il nostro processo di selezione si articola in quattro fasi. Inviateci innanzitutto la vostra lettera di presentazione e il vostro curriculum vitae. ----- Version en français Après trois années durant lesquelles l'entreprise a été dirigée exclusivement par ses fondateurs, Medigo entre dans une phase de croissance structurée. Nous recherchons nos deux premières collaboratrices, dont ce poste de secrétaire de direction. Tu assumeras un rôle central de coordination : tu déchargeras les membres fondateurs des tâches administratives et organisationnelles afin qu’ils puissent se concentrer sur le développement commercial et le produit. Il s’agit d’un poste à responsabilités au sein d’une entreprise à taille humaine, où chaque décision compte. Tâches Coordination et relations avec les différents acteurs Coordination logistique des réunions, des présentations clients et des événements Organisation des réunions internes Organisation et suivi des tâches Entretien des relations avec les partenaires et clients : cantons, hôpitaux, services d’urgences Liaison avec les prestataires : fiduciaires, conseillers fiscaux, juristes, etc. Suivi des délais contractuels et légaux Soutien commercial et communication Création et mise en page de présentations, d'offres et de rapports Envoi et suivi des offres Gestion des outils de communication internes (Notion, Ksuite, etc. ) Soutien ponctuel à la communication externe (Insta, Facebook, LinkedIn, newsletter, wordpress) Administration Suivi et classement des documents administratifs : contrats, factures, correspondance officielle Archivage physique et numérique des documents de l'entreprise Gestion financière de base Saisie et suivi des notes de frais Préparation des documents comptables mensuels en collaboration avec le fiduciaire Suivi des factures clients et gestion des relances si nécessaire Profil recherché Formation et expérience Brevet