Administrativer Assistent / Assistentin der Geschäftsleitung 100%

Für einen unserer Kunden, ein in Genf ansässiges Unternehmen, spezialisiert auf den Bereich Landschaftsbau, suchen wir eine(n) Administrative(n) Assistent(in) / Assistent(in) der Geschäftsleitung, um den reibungslosen administrativen Betrieb des Unternehmens zu gewährleisten und die Geschäftsleitung tatkräftig zu unterstützen. Administrative(r) Assistent(in) / Assistent(in) der Geschäftsleitung 100% – Festanstellung Administrative(r) Assistent(in) / Assistent(in) der Geschäftsleitung 100% Aufgaben Den telefonischen Empfang sowie die Bearbeitung von Briefen und E-Mails sicherstellen. Die Geschäftsleitung bei der täglichen Verwaltung der administrativen Aktivitäten unterstützen. Erstellung von Offerten in Zusammenarbeit mit den Bauleitern. Vorbereitung, Nachverfolgung und Einreichung von Ausschreibungsunterlagen. Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung der Baustellen und des Dokumentenmanagements. Aktualisierung der Tracking-Tabellen und Sicherstellung der Ablage der Dossiers. Durchführung diverser Buchhaltungsaufgaben, insbesondere die Erfassung von Lieferanten- und Kundenrechnungen, die Überwachung der Zahlungen sowie die Vorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro. Mitwirkung an der administrativen Personalverwaltung: Erstellung von Verträgen, Führung der Mitarbeiterdossiers, Verwaltung von Abwesenheiten, Arztzeugnissen, Ferien und Vorbereitung der variablen Lohnbestandteile. Sicherstellung der Nachverfolgung von Versicherungen, administrativen Deklarationen und der diversen Korrespondenz. Zusammenarbeit mit den verschiedenen internen Ansprechpartnern sowie mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Profil EFZ Kaufmann/Kauffrau oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung. Nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in einem Unternehmen in den Bereichen Bauwesen, Landschaftsbau, Konstruktion oder in einem baustellennahen Umfeld. Gute Kenntnisse in Ausschreibungen, in der Erstellung von Offerten und der administrativen Nachverfolgung von Baustellen. Kenntnisse in der allgemeinen Buchhaltung (Rechnungsstellung, Lieferanten, Zahlungsverfolgung). Erfahrung in der administrativen Personalverwaltung. Sehr gute Beherrschung der MS Office-Tools, insbesondere Excel. Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, Prioritätensinn und Selbstständigkeit. Dynamische, vielseitige, proaktive Persönlichkeit mit einem ausgezeichneten Dienstleistungsgedanken. Arbeitszeit: von Montag bis Freitag, von 7h30 bis 12h00 und von 13h00 bis 16h30. jpid6277d4fjm jpit0729jm jpiy26jm