Executive Assistant

Unter der Leitung der Geschäftsführung bietet der Executive Assistant umfassende administrative und organisatorische Unterstützung für die zugewiesene Führungsebene innerhalb von Research & Development. Diese Rolle umfasst das Management komplexer Kalender, die Koordination von Meetings und Veranstaltungen sowie die Abwicklung von Inlands- und Auslandsreisen. Der Executive Assistant stellt die Einsatzbereitschaft für Meetings sicher, verwaltet die individuellen Spesenabrechnungen und unterstützt bei Bedarf an speziellen Projekten. Die Position erfordert die Interaktion mit einer vielfältigen Gruppe interner Stakeholder auf allen Ebenen und Standorten sowie mit externen Partnern und Besuchern, wobei jederzeit Professionalität und Vertraulichkeit gewahrt werden müssen. Verantwortlichkeiten 1. Administrative Unterstützung • Gewährleistung vielfältiger administrativer Unterstützung für die zugewiesenen Führungskräfte und deren Teams, einschließlich Textverarbeitung, Ablage, Postversand und Dokumentenmanagement. • Organisieren und Verwalten von vertraulichen und zeitkritischen Materialien und Akten. Kalender- & Meeting-Management • Verwalten von Kalendern und Terminplanung für die zugewiesenen Führungskräfte und Mitglieder des Führungsteams. • Sicherstellen, dass Meeting-Unterlagen vorbereitet sind, und Unterstützung bei der Nachverfolgung von Prioritäten und Ergebnissen. 2. Event- & Projektkoordination • Planen und Verwalten von speziellen Projekten und Veranstaltungen für die zugewiesenen Führungskräfte, einschließlich globaler Meetings und projektbezogener Sitzungen. • Organisation von Räumlichkeiten, Catering, Einladungen und Reisen für interne und externe Teilnehmer. • Überwachen und Kontrollieren von Event-Budgets. • Erstellen von visuellen Präsentationen und Meeting-Unterlagen nach Bedarf. 3. Reise- & Spesenkoordination • Koordinieren von Inlands- und Auslandsreisen und Erstellen von Reiseplänen. • Vorbereiten von Dokumenten für reisebezogene Meetings und präzise sowie zeitnahe Bearbeitung von Spesenabrechnungen. • Abgleich der Firmenkreditkonten für die zugewiesenen Führungskräfte. 4. Budget & Compliance • Überwachen der Standardausgaben, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten innerhalb der festgelegten Budgets bleiben. • Verwalten der Umsetzung von Rechtsverträgen und Vereinbarungen, Sicherstellung ordnungsgemäßer Unterschriften und Führen organisierter Akten. 5. Onboarding & Zusammenarbeit • Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter der zugewiesenen Führungskräfte und Zusammenarbeit mit anderen administrativen Fachkräften, um ein konsistentes Erlebnis zu gewährleisten. • Agieren als Verbindungsperson zu internen und externen Stakeholdern weltweit, wobei die Abteilung professionell repräsentiert und Vertraulichkeit gewahrt wird. 6. Sonstige Aufgaben • Ausführen anderer zugeteilter, damit zusammenhängender Aufgaben. Bildungsanforderungen High School Diploma oder gleichwertige berufliche oder technische Ausbildung. Bachelor-Abschluss oder Abschluss einer Technischen Hochschule ist ein Plus. Erfahrungsanforderungen 3-5+ Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung, vorzugsweise in der pharmazeutischen Industrie. Diese Rolle erfordert die Arbeit an unserem Standort 3 Tage pro Woche in unserem Büro. #LI-Hybrid CSL Behring ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Biotherapeutika, das von unserem Versprechen angetrieben wird, Leben zu retten. Mit dem Fokus darauf, die Bedürfnisse der Patienten durch den Einsatz neuester Technologien zu erfüllen, entdecken, entwickeln und liefern wir innovative Therapien für Menschen, die an Erkrankungen in den therapeutischen Bereichen Immunologie, Hämatologie, Herz-Kreislauf und Stoffwechsel, Atemwege und Transplantation leiden. Wir nutzen drei strategische wissenschaftliche Plattformen – Plasmapfrazionierung, rekombinante Proteintechnologie sowie Zell- und Gentherapie –, um kontinuierliche Innovationen zu unterstützen und die Wege stetig zu verfeinern, wie Produkte ungedeckte medizinische Bedürfnisse adressieren und Patienten helfen können, ein erfülltes Leben zu führen. CSL Behring betreibt eines der weltweit größten Plasmasammelnetzwerke, CSL Plasma. Unser Mutterunternehmen CSL mit Hauptsitz in Melbourne, Australien, beschäftigt 32,000 Menschen und liefert lebensrettende Therapien in mehr als 100 Ländern aus. Um mehr über CSL, CSL Behring, CSL Seqirus und CSL Vifor zu erfahren, besuchen Sie https://www.csl.com/ und CSL Plasma unter https://www.cslplasma.com/. Bei CSL stehen Inklusion und Zugehörigkeit im Mittelpunkt unserer Mission und dessen, wer wir sind. Sie beflügeln unsere Innovation Tag für Tag. Indem wir unsere Unterschiede feiern und eine Kultur der Neugier und Empathie schaffen, sind wir in der Lage, unsere Patienten und Spender besser zu verstehen und uns mit ihnen zu verbinden, starke Beziehungen zu unseren Stakeholdern aufzubauen und eine vielfältige Belegschaft zu erhalten, die unser Unternehmen und unsere Branche in die Zukunft bewegen wird. Um mehr über Inklusion und Zugehörigkeit zu erfahren, besuchen Sie https://www.csl.com/careers/inclusion-and-belonging CSL ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wenn Sie eine Person mit einer Behinderung sind und eine angemessene Unterstützung für irgendeinen Teil des Bewerbungsprozesses benötigen, besuchen Sie bitte https://www.csl.com/accessibility-statement.