Allrounder administrative/r Koordinator/in - Event • Administration • Direktionsunterstützung

Allrounder/in administrative/r Koordinator/in - Event • Administration • Direktionsunterstützung Allrounder/in administrative/r Koordinator/in Event • Administration • Direktionsunterstützung 12-monatiger CDD – 100% – Region Lausanne CHF 4'600.– bis CHF 5'300.– (x13) je nach Erfahrung Ihre Mission Sie rejoindre unser administratives Team, um aktiv zum reibungslosen täglichen Betrieb des Unternehmens beizutragen. Ihre Tätigkeit teilt sich zwischen der administrativen Koordination unserer Events und einer vielseitigen Unterstützung der Administration, der Direktion und verschiedener interner Projekte auf, je nach Bedarf des Unternehmens. Sie mögen abwechslungsreiche Tage, dynamische Umgebungen und wissen, methodisch, effizient und professionell von einem Thema zum nächsten zu wechseln. Bei Artigus suchen wir vor allem eine engagierte, zuverlässige und neugierige Person, die bereit ist zu lernen, beizutragen und sich innerhalb eines KMU weiterzuentwickeln, in dem Vielseitigkeit einen echten Reichtum darstellt. IHRE VERANTWORTLICHKEITEN 1\. Administrative Koordination der Events Erstellung von Angebotsprojekten gemäss den Richtlinien und Tarifstrukturen, die von der Direktion definiert wurden. Sicherstellung der vollständigen administrativen Nachverfolgung der Kundenakten. Erstellung der operativen Briefings für die Teams. Zentralisierung, Kontrolle und Weitergabe der notwendigen Informationen an die verschiedenen Abteilungen. Sicherstellung der Einhaltung von Fristen, Check-lists und Zeitplänen. Teilnahme an der administrativen Nachverfolgung der Events und Sicherstellung des reibungslosen Informationsflusses. Gelegentliche Präsenz zur operativen Unterstützung bei bestimmten Events. Teilnahme an der kontinuierlichen Verbesserung unserer Event-Prozesse. 2\. Vielseitige administrative Unterstützung Je nach Aktivität und Prioritäten des Unternehmens leisten Sie auch Unterstützung in verschiedenen Bereichen: Allgemeine Administration Direktionsassistenz Vorbereitung und Kontrolle administrativer Daten Administrative Nachverfolgung bestimmter Buchhaltungs- und Fakturierungselemente Aktualisierung von Dashboards und Indikatoren Vorbereitung administrativer Dokumente Unterstützung der internen und externen Kommunikation Teilnahme an bereichsübergreifenden Projekten Kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse Jede andere Aufgabe, die dazu beiträgt, die administrativen Teams und die Direktion effektiv zu unterstützen Gesuchtes Profil Sie sind eine organisierte, methodische, strukturierte und zuverlässige Person. Sie schätzen Umgebungen, in denen die Tage abwechslungsreich sind und sich Prioritäten schnell ändern können. Sie beweisen Agilität und passen sich gelassen an Veränderungen, Unvorhergesehenes und Unsicherheiten an. Sie wissen, auch in Drucksituationen oder im Umgang mit anspruchsvollen Gesprächspartnern die Ruhe zu bewahren und Ihre Effizienz, Ihr Urteilsvermögen und Ihre Professionalität aufrechtzuerhalten. Sie besitzen ein ausgezeichnetes Organisationstalent, eine hohe administrative Genauigkeit sowie eine besondere Aufmerksamkeit für Details und die Qualität der übermittelten Informationen. Sie werden für Ihre Dienstleistungsorientierung, Ihren Teamgeist und Ihre Fähigkeit geschätzt, Dossiers autonom, methodisch und professionell voranzutreiben. Sie kommunizieren sicher, diplomatisch und respektvoll, sowohl mit Ihren Kollegen als auch mit unseren Kunden und Partnern. Sie wissen, eine Vertrauensbeziehung aufzubauen und dabei das Unternehmen mit Professionalität, Diskretion und Höflichkeit zu repräsentieren. Sie präsentieren ein gepflegtes und professionelles Erscheinungsbild, passend zu einem Dienstleistungsumfeld. Sie schätzen es zu lernen, neue Werkzeuge zu entdecken und Ihre Komfortzone zu verlassen, wenn es die Bedürfnisse des Unternehmens erfordern. Sie fühlen sich in einem Umfeld wohl, in dem nicht alle Informationen immer sofort verfügbar sind, und wissen, Dossiers voranzutreiben, indem Sie zur richtigen Zeit die richtigen Ansprechpartner kontaktieren. Sie sind von Natur aus lösungsorientiert, zeigen Neugier, möchten die Funktionsweise eines Unternehmens verstehen, ergreifen Initiativen und tragen konkret zum kollektiven Erfolg bei. Sie teilen unseren Sinn für Dienstleistung und sind sensibel für die Werte Qualität, Nachhaltigkeit und Verantwortung, die unsere Tätigkeit in der kollektiven Verpflegung und im Eventbereich im Kanton Waadt leiten. Technische und sprachliche Kompetenzen Exzellente Beherrschung von Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams und PowerPoint). Sehr gute Excel-Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit Tracking-Tabellen. Sehr gute Beherrschung kollaborativer digitaler Tools. Hohe digitale Affinität und die Fähigkeit, schnell neue Software und digitale Werkzeuge zu erlernen. Erfahrung mit einem ERP (Odoo, SAP, Abacus oder gleichwertig) ist ein echter Vorteil. Erfahrung mit einem CRM oder einer Software zur Handelsverwaltung ist erwünscht. Gutes Englisch-Niveau (mindestens B1/B2), sowohl schriftlich als auch mündlich. Grundkenntnisse in der Buchhaltung, Fakturierungskontrolle oder finanziellen administrativen Nachverfolgung sind von Vorteil. Ihr Werdegang Nachgewiesene Erfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer administrativen, koordinativen oder operativen Support-Funktion. Erfahrung in der Gastronomie, Hotellerie oder im Eventbereich ist ein wichtiger Vorteil. Gute Kenntnisse der Funktionsweise eines Gastronomie- und Eventbetriebs werden besonders geschätzt. Erfahrung in einem KMU und/oder einem Unternehmen der kollektiven Verpflegung ist ein Vorteil. Was wir Ihnen bieten Ein respektvolles, kollaboratives und menschliches Arbeitsumfeld. Eine Work-Life-Balance. Eine vielseitige Funktion, die eine echte Vielfalt an Aufgaben und die Möglichkeit bietet, Ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiterzuentwickeln. Konkrete Verantwortlichkeite