Administrativ·e Assistent·in zu 80%, d. h. 32 Stunden pro Woche

Assistent·in zu 80%, d. h. 32 Stunden pro Woche Werden Sie Teil einer engagierten Gemeinde innerhalb des Dienstes für soziale Kohäsion Im Herzen des West lausannois gelegen, erlebt die Gemeinde Chavannes-près-Renens, die fast 12'000 Einwohnerinnen und Einwohner zählt, eine dynamische Entwicklung und eine ständige Veränderung ihrer Bevölkerung. Reich an kultureller und sozialer Vielfalt, stellt sie Inklusion, Solidarität, Nähe und die Qualität des öffentlichen Dienstes in das Zentrum ihres Handelns. Der Dienst für soziale Kohäsion arbeitet täglich zugunsten der Bevölkerung, indem er dezentrale Dienste, eine qualitativ hochwertige Aufnahme und eine an die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer angepasste Begleitung entwickelt. In diesem Kontext stellt die administrative Unterstützung ein wesentliches Glied für das reibungslose Funktionieren des Dienstes, die Koordination der Aktivitäten und die Qualität der erbrachten Leistungen dar. Eine Schlüsselrolle im Herzen der administrativen Abläufe des Dienstes Unterstellt dem Dienst für soziale Kohäsion tragen Sie zum reibungslosen administrativen, organisatorischen und dokumentarischen Funktionieren des Dienstes bei. Durch Ihre Gewissenhaftigkeit und Ihren Sinn für die Aufnahme der Gäste beteiligen Sie sich aktiv an der Qualität der der Bevölkerung angebotenen Leistungen. Um ihr Verwaltungsteam zu ergänzen, schreibt die Gemeinde Chavannes-près-Renens die folgende Stelle aus: Administrativ·e Assistent·in zu 80 % d. h. 32 Stunden pro Woche In dieser Funktion werden Sie insbesondere dazu angehalten: Den physischen, telefonischen und per E-Mail erfolgenden Empfang der Nutzerinnen und Nutzer mit Professionalität, Freundlichkeit und Vertraulichkeit sicherzustellen; Die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer identifizieren, ihnen die ersten nützlichen Informationen übermitteln und die Personen an die kompetenten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner verweisen; Anfragen, Dokumente und administrative Dossiers entgegennehmen, prüfen, registrieren, ablegen und deren Nachverfolgung sicherstellen; Verschiedene Briefe, E-Mails, Bescheinigungen, Entscheide, Protokolle und andere administrative Dokumente verfassen und formatieren; An der administrativen Bearbeitung und Nachverfolgung von Finanzdokumenten mitwirken, insbesondere Rechnungen, Spesenabrechnungen, Kostenvoranschläge und Bestellungen; Dossiers, Dokumente und Unterlagen vorbereiten, die für Gespräche, Sitzungen, Treffen und Aktivitäten des Dienstes erforderlich sind; Interne und externe Sitzungen organisieren, die Verwaltung von Einladungen, Tagesordnungen, Verfügbarkeiten, Vorbereitungsunterlagen und logistischen Aspekten sicherstellen; Protokolle oder Berichte verfassen, deren Verteilung sicherstellen und auf die administrative Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen achten; Zur Aktualisierung von Tracking-Tabellen, Statistiken, Steuerungsinstrumenten und Referenzdokumenten beitragen, die für das reibungslose Funktionieren des Dienstes notwendig sind; Das Dokumentenmanagement des Dienstes sicherstellen, insbesondere die Ablage, Archivierung und Organisation von physischen und digitalen Dossiers; Die Einhaltung der internen Verfahren, der Vertraulichkeit und der Regeln zum Datenschutz gewährleisten. Ihr Profil: Sie verfügen über einen ausgeprägten Sinn für den öffentlichen Dienst, schätzen den Kontakt mit der Bevölkerung und weisen eine grosse Gewissenhaftigkeit bei der administrativen Bearbeitung von Dossiers auf. Sie erkennen sich in den folgenden Qualitäten wieder: EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung; Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion; Erfahrung innerhalb einer öffentlichen Verwaltung ist ein Vorteil; Exzellente Schreib- und Rechtschreibfähigkeiten in Französisch; Sicherheit in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation; Beherrschung der üblichen IT-Werkzeuge, insbesondere Microsoft Office; Sinn für die Aufnahme, das Zuhören und die Orientierung der Nutzerinnen und Nutzer; Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion und Wahrung der Vertraulichkeit; Gute Organisationsfähigkeit, Nachverfolgung und Prioritätenmanagement; Teamgeist, Autonomie und Verantwortungsbewusstsein; Ausgeprägtes Interesse an den Aufgaben der sozialen Kohäsion und an dezentralen Dienstleistungen für die Bevölkerung. Wir bieten Ihnen: Eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit im Dienste der Bevölkerung; Die Möglichkeit, zum Funktionieren eines im sozialen und dezentralen Bereich engagierten Dienstes beizutragen; Ein Arbeitsumfeld, das Zusammenarbeit und Initiativen fördert; Zugang zu Weiterbildungen im Zusammenhang mit der beruflichen Entwicklung; Angenehme Arbeitsbedingungen in einem engagierten Team. Eintritt: September 2026 Bewerbungsfrist: 20. August 2026 Lohnklasse: 5 der kommunalen Gehaltsskala Für alle weiteren Informationen können Sie sich an Herrn Stéphane Kramer, Responsable administratif, wenden unter Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass nur Online-Bewerbungen auf der Website sowie vollständige Dossiers (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Ausbildungsbestätigungen) bearbeitet werden. jpidaac47e4jm jpit0730jm jpiy26jm