Event Manager

Aufgaben:
• Veranstaltungsplanung und -koordination
• Leitung der Planung und operativen Durchführung von Verbandsveranstaltungen bis zum Abschluss.
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• Erstellung von Zeitplänen, Aufgabenlisten, Produktionsabläufen und Einsatzplänen für Veranstaltungen.
• Koordinationvon Veranstaltungsorten, Ausrüstung, Registrierungssystemen, Personal, Freiwilligen, Lieferanten und der gesamten Veranstaltungslogistik.
• Sicherstellung der termingerechten, budgetkonformen und den Verbandsstandards entsprechenden Durchführung von Veranstaltungen.
• Erstellung von Veranstaltungsbriefings, Checklisten, Raumplänen, Ablaufplänen und Nachbereitungsberichten.
• Abstimmung mit dem Freiwilligenmanager zur Betreuung der Freiwilligen am Veranstaltungstag.
Wettbewerbs- und Sportveranstaltungsmanagement
• Unterstützung bei der Organisation offizieller Cheerleading-Wettkämpfe und -Meisterschaften.
• Koordination mit technischen Komitees, Kampfrichtern, Wertungsteams, Trainern und Vereinen.
• Sicherstellung, dass die Veranstaltung den geltenden Wettkampfregeln, Sicherheitsstandards und Verbandsrichtlinien entspricht.
• Management des Veranstaltungsablaufs, einschließlich Zeitplan, Check-in, Aufwärmbereiche, Ablauf der Auftritte und Siegerehrung.
• Unterstützung einer klaren Kommunikation mit den teilnehmenden Vereinen vor, während und nach den Veranstaltungen.
• In Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung des Verbandes Veranstaltungsbudgets erstellen und verwalten. •
Veranstaltungskosten, Lieferantenrechnungen, Teilnehmergebühren und veranstaltungsbezogene Einnahmen erfassen.
• Finanzberichte und Nachbereitungsanalysen unterstützen.
• Mit Veranstaltungsorten, Lieferanten und Dienstleistern verhandeln, um ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.
• Mit Lieferanten und Dienstleistern verhandeln, um ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.
• Aufzeichnungen, Verträge, Genehmigungen, Versicherungsdokumente und Betriebsakten führen.
• Positive Beziehungen zu Mitgliedsvereinen und externen Partnern aufbauen. • Sicherstellen, dass alle
Veranstaltungsmitarbeiter und Freiwilligen ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne kennen.
• Eine professionelle und einladende Veranstaltungsatmosphäre für Athleten, Familien, Trainer, Kampfrichter und alle Beteiligten fördern.
• Veranstaltungsinformationen mit dem Kommunikationsteam des Verbandes oder dem/der zuständigen Ansprechpartner/in abstimmen.
• Praktische Veranstaltungsinformationen für Vereine, Teilnehmer, Zuschauer und Partner aufbereiten.
• Unterstützung bei der Veranstaltungswerbung, dem Ticketverkauf, der Registrierung, der Beschilderung und der Kommunikation
• Unterstützung bei der Veranstaltungswerbung, dem Ticketverkauf, der Registrierung, der Beschilderung und der Kommunikation vor Ort.
• Sicherstellen, dass die Veranstaltungsmaterialien korrekt, aktuell und im Einklang mit dem Branding des Verbandes sind.
• Unterstützung bei der Sponsorenpräsenz und Partneraktivierung bei Veranstaltungen.
• Sicherstellen, dass Veranstaltungen den Anforderungen an Gesundheit, Sicherheit, Schutz und Risikomanagement entsprechen.
• Notfallpläne, medizinische Versorgung, Sicherheitsvorkehrungen am Veranstaltungsort und Meldung von
• Vorfällen mit der/dem zuständigen Stelle koordinieren.
• Unterstützung der Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz und Wohlergehen der Athleten bei allen Veranstaltungen.
• Frühzeitige Risikoerkennung und Entwicklung geeigneter Risikominderungspläne.
• Gewährleistung eines inklusiven, respektvollen und sicheren Veranstaltungsumfelds für alle Teilnehmenden
• Nachbereitungsgespräche mit wichtigen Beteiligten führen.
• Berichte erstellen, die Teilnehmerzahlen, Finanzen, Erfolge, Herausforderungen und Empfehlungen zusammenfassen.
• Veranstaltungssysteme, Vorlagen, Lieferantenlisten und Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessern.
Vorlagen, Lieferantenlisten und Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessern.
• Zur langfristigen Entwicklung professioneller Veranstaltungsstandards innerhalb des Verbandes beitragen.

Anforderungen:
• Gute Englischkenntnisse
• Bewerber müssen über eine Arbeitserlaubnis für die Schweiz verfügen.
• Erfahrung in der Veranstaltungsplanung, im Sportveranstaltungsmanagement, in der Projektkoordination oder im operativen Bereich.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Fristen gleichzeitig einzuhalten.
einzuhalten.
• Hervorragende Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten bei gleichzeitiger Koordination mit Gremien, Freiwilligen und Vorstandsmitgliedern.
• Budgetbewusstsein und grundlegende Kenntnisse in der Finanzverwaltung.
•
• Ruhe und Lösungsorientierung auch unter Druck, insbesondere bei Live-Veranstaltungen.
• Hohe Detailgenauigkeit.
• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Tools wie E-Mail, Tabellenkalkulation, Netzwerkfreigaben und Registrierungsplattformen.
• Bereitschaft, an einigen Abenden, Wochenenden und Veranstaltungstagen zu arbeiten.
Bevorzugte Qualifikationen:
• Erfahrung im Cheerleading, Turnen, Tanzen, in der Verbandsarbeit oder im Jugendsport.
• Kenntnisse der Schweizer Sportstrukturen, Vereinssysteme und des mehrsprachigen Veranstaltungsumfelds.
• Erfahrung in der Betreuung von Freiwilligen und Dienstleistern.
• Vertrautheit mit den Standards für Kinderschutz und das Wohlbefinden von Athleten im Veranstaltungsbereich.
• Französisch- und/oder Italienischkenntnisse; weitere Schweizer Landessprachen sind von Vorteil.
Persönliche Eigenschaften:
• Begeistert vom Sport und seinem Nutzen für Jugendliche und Gemeinschaften.
• Professionell, zuverlässig und proaktiv.
Professionell, zuverlässig und proaktiv.
• Sehr gut organisiert und detailorientiert
• Kooperativ und respektvoll im Umgang mit Freiwilligen, Vereinen, Athleten und Offiziellen. • Kann auch in hektischen Situationen ruhig bleiben und Entscheidungen treffen.
bleiben und Entscheidungen treffen.
• Engagiert für athletenzentrierte, sichere, inklusive und qualitativ hochwertige Sporterlebnisse.
und qualitativ hochwertige Sporterlebnisse.
• Motiviert, zur Weiterentwicklung und Professionalisierung des Cheerleading-Sports in der Schweiz beizutragen.

Wichtige Arbeitsbeziehungen:
• Geschäftsleitung
• Kampfrichter und Wertungsbeamte
• Freiwillige und Veranstaltungspersonal
• Veranstaltungsorte, Lieferanten und Dienstleister
• Sponsoren und externe Partner
• Verantwortliche für Kinderschutz und Athletenwohlfahrt
• Vereinsvertreter und Trainer
• Athleten und Eltern

Leistungsindikatoren:
Bewerbungsvoraussetzungen:
Bewerber sollten Folgendes einreichen:
• Ein Lebenslauf
• Ein kurzes Motivationsschreiben mit einer Beschreibung relevanter Erfahrungen. •
Beispiele für frühere Tätigkeiten im Bereich Event-, Sport- oder Projektkoordination, falls vorhanden.
• Verfügbarkeit und bevorzugte Arbeitszeitgestaltung.

Bitte senden Sie das Obige an jobs@swisscheer.ch

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Brittany Bowie unter brittany.bowie@swisscheer.ch
Warum sollten Sie sich uns anschließen?
Swiss Cheer wächst rasant, und dies ist eine spannende Gelegenheit, dem Verband in einer entscheidenden Entwicklungsphase beizutreten. Als Eventmanager/in
spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Gestaltung hochkarätiger Wettkämpfe und Veranstaltungen, die Athleten, Vereine, Trainer und die gesamte Cheerleading-Community
in der Schweiz unterstützen.
Sie erhalten die Möglichkeit, einen sichtbaren Einfluss auszuüben, neue Systeme aufzubauen, die Durchführung nationaler Veranstaltungen zu professionalisieren und direkt
zur Zukunft des Cheerleading-Sports in der Schweiz beizutragen.

Unser Angebot:
• Eine sinnvolle 50%-Stelle in einem wachsenden nationalen Sportverband
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, die Arbeit um Veranstaltungszyklen und wichtige Fristen herum zu organisieren
• Hybrides Arbeiten mit einer Mischung aus Remote-Arbeit und persönlicher Anwesenheit bei Meetings, Veranstaltungen und Wettkämpfen.
• Die Möglichkeit, die Zukunft des Cheerleadings in der Schweiz in einer wichtigen Wachstumsphase mitzugestalten
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit, die Eventplanung, Sportentwicklung, Stakeholder-Koordination und praktische Arbeit vereint.