Event Manager

Compiti: • Pianificazione e coordinamento degli eventi • Gestione della pianificazione e dell'esecuzione operativa di eventi di associazioni fino al completamento. • Creazione di calendari, elenchi di compiti, flussi di produzione e piani di impiego per gli eventi. • Coordinamento dei luoghi degli eventi, attrezzature, sistemi di registrazione, personale, volontari, fornitori e logistica degli eventi. • Garanzia dell'esecuzione degli eventi nel rispetto dei tempi, del budget e degli standard dell'associazione. • Creazione di briefing degli eventi, checklist, piani di sala, piani di svolgimento e rapporti di follow-up. • Coordinamento con il responsabile dei volontari per l'assistenza ai volontari durante il giorno dell'evento. Gestione di eventi sportivi e di competizione • Supporto nell'organizzazione di gare ufficiali di cheerleading e campionati. • Coordinamento con comitati tecnici, giudici, squadre di valutazione, allenatori e club. • Garanzia che l'evento sia conforme alle regole di gara, agli standard di sicurezza e alle linee guida dell'associazione. • Gestione del flusso dell'evento, compreso il calendario, il check-in, le aree di riscaldamento, lo svolgimento delle esibizioni e la cerimonia di premiazione. • Supporto alla comunicazione chiara con i club partecipanti prima, durante e dopo gli eventi. • Collaborazione con il dipartimento finanziario dell'associazione per creare e gestire i budget degli eventi. • Registrazione dei costi degli eventi, fatture dei fornitori, tasse di partecipazione e entrate relative agli eventi. • Supporto alla creazione di rapporti finanziari e analisi di follow-up. • Negoziazione con i luoghi degli eventi, i fornitori e i prestatori di servizi per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo. • Negoziazione con i fornitori e i prestatori di servizi per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo. • Gestione dei registri, dei contratti, delle autorizzazioni, dei documenti di assicurazione e degli atti di esercizio. • Costruzione di relazioni positive con i club membri e i partner esterni. • Garanzia che tutti gli impiegati degli eventi e i volontari conoscano i loro ruoli, responsabilità e calendari. • Promozione di un'atmosfera di evento professionale e accogliente per gli atleti, le famiglie, gli allenatori, i giudici e tutti i partecipanti. • Coordinamento delle informazioni sugli eventi con il team di comunicazione dell'associazione o il responsabile. • Preparazione di informazioni pratiche sugli eventi per i club, i partecipanti, gli spettatori e i partner. • Supporto alla promozione degli eventi, alla vendita dei biglietti, alla registrazione, alla segnaletica e alla comunicazione. • Supporto alla promozione degli eventi, alla vendita dei biglietti, alla registrazione, alla segnaletica e alla comunicazione sul posto. • Garanzia che i materiali degli eventi siano corretti, aggiornati e coerenti con il branding dell'associazione. • Supporto alla presenza degli sponsor e all'attivazione dei partner durante gli eventi. • Garanzia che gli eventi soddisfino i requisiti di salute, sicurezza, protezione e gestione dei rischi. • Coordinamento dei piani di emergenza, dell'assistenza medica, delle misure di sicurezza sul posto e della segnalazione degli incidenti con l'autorità competente. • Supporto all'attuazione di misure per la protezione e il benessere degli atleti durante tutti gli eventi. • Rilevamento precoce dei rischi e sviluppo di piani di riduzione dei rischi adeguati. • Garanzia di un ambiente di evento inclusivo, rispettoso e sicuro per tutti i partecipanti. • Esecuzione di colloqui di follow-up con i principali partecipanti. • Creazione di rapporti che riassumono i numeri di partecipanti, le finanze, i successi, le sfide e le raccomandazioni. • Miglioramento continuo dei sistemi di eventi, dei modelli, delle liste dei fornitori e dei flussi di lavoro. Requisiti: • Buone conoscenze di inglese. • I candidati devono disporre di un permesso di lavoro per la Svizzera. • Esperienza nella pianificazione degli eventi, nella gestione degli eventi sportivi, nella coordinazione dei progetti o nel settore operativo. • Capacità organizzativa sviluppata e capacità di rispettare più scadenze contemporaneamente. • Eccellenti capacità di comunicazione e gestione degli stakeholder. • Capacità di lavorare in modo indipendente e di coordinarsi con comitati, volontari e membri del consiglio di amministrazione. • Consapevolezza del budget e conoscenze di base nella gestione finanziaria. • Calma e orientamento alle soluzioni anche sotto pressione, in particolare durante gli eventi live. • Alta precisione. • Uso sicuro degli strumenti digitali comuni come e-mail, fogli di calcolo, condivisione di reti e piattaforme di registrazione. • Disponibilità a lavorare alcune sere, fine settimana e giorni di evento. Qualifiche preferite: • Esperienza nel cheerleading, ginnastica, danza, lavoro associativo o sport giovanile. • Conoscenze delle strutture sportive svizzere, dei sistemi di club e dell'ambiente di evento multilingue. • Esperienza nella gestione dei volontari e dei fornitori. • Familiarità con gli standard per la protezione dei minori e il benessere degli atleti nel settore degli eventi. • Conoscenze di francese e/o italiano; altre lingue nazionali svizzere sono un vantaggio. Caratteristiche personali: • Appassionato dello sport e dei suoi benefici per i giovani e le comunità. • Professionale, affidabile e proattivo. • Molto organizzato e orientato ai dettagli. • Cooperativo e rispettoso nel trattare con i volontari, i club, gli atleti e gli ufficiali. • In grado di rimanere calmo e prendere decisioni anche in situazioni caotiche. • Impegnato nel benessere degli atleti.