Assistent der Geschäftsleitung, 90 bis 100%, CDI - Generaldirektion

Ref 2582217 | Datum: 1 Okt 2026

Hospice général

Assistent der Geschäftsleitung m/w/d, 90 bis 100%, CDI - Generaldirektion

Unternehmensbeschreibung

Beim Hospice général arbeiten wir für ein besseres Miteinander in Genf.

Unsere 1535 in Genf gegründete Institution begleitet Menschen, die zu einem Zeitpunkt in ihrem Leben Unterstützung benötigen, um die notwendige Zeit zu finden, um (wieder) eine dauerhafte Autonomie zu erlangen. Wir fördern die soziale und berufliche Wiedereingliederung von Personen, die Sozialhilfe beziehen, wir nehmen Personen aus dem Asylwesen auf und beherbergen sie und begleiten sie auf ihrem Integrationsweg. Schliesslich beteiligen wir uns am Kampf gegen die Isolation von Senioren.

Wir sind mehr als 1'600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, verteilt auf 60 Standorte im gesamten Kanton. Wir begleiten mehr als 40'000 Personen.

Indem Sie sich unserer Institution anschliessen, tragen Sie zur Verwirklichung unserer sozialen Mission bei, die in unseren Werten der Zusammenarbeit, des Respekts, des Engagements und der Wohlwollen verwurzelt ist.

In einem Kontext, in dem sich unsere Teams in anspruchsvollen und sich ständig verändernden Bereichen bewegen, legen wir grossen Wert darauf, ihnen anregende Arbeitsbedingungen zu bieten: Wir streben nach Vielfalt und Inklusion, wir schätzen die kollektive Intelligenz, fördern den Austausch und die Innovation und unterstützen Eigeninitiative und Experimentierfreude.

Stellenbeschreibung

Ihre Mission

Innerhalb des Sekretariats der Generaldirektion leisten Sie hochrangige Unterstützung für den stellvertretenden Generaldirektor und die Generalsekretärin. Sie erleichtern deren Alltag, den Informationsfluss und die Nachverfolgung von Dossiers, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen.

Sie tragen zum ordnungsgemässen Funktionieren des Verwaltungsrats (VR) und des Prüfungsausschusses bei, unterstützen den Präsidium des VR und leisten administrative Unterstützung für den internen Revisionsdienst unter Wahrung dessen Unabhängigkeit.

Sie organisieren zudem Seminare und institutionelle Sitzungen. Proaktiv und zuverlässig antizipieren Sie Bedürfnisse, überwachen Fristen und alarmieren, wenn die Situation es erfordert.

Ihre Hauptaktivitäten

• Sicherstellung des Sekretariats des stellvertretenden Generaldirektors und der Generalsekretärin: Agenden, Korrespondenz, Post, Rechnungen, Spesenabrechnungen und laufende administrative Nachverfolgung;
• Organisation der Sitzungen des Verwaltungsrats und des Prüfungsausschusses: Vorbereitung der Dossiers, Koordination der Teilnehmenden, Protokolle, Unterschriften, Dokumentation, Nachverfolgung von Entscheidungen und Fristen;
• Sicherstellung der administrativen Unterstützung für das Präsidium des VR, die Koordination mit den Verwaltungsräten und die administrative Unterstützung für den internen Revisionsdienst; je nach Bedarf Beitrag zu Governance-Dossiers (Kommissionen, Vollmachten und Prokuren, Revisionsstelle, insbesondere);
• Organisation der Führungskräfte-Treffen, der Seminare der Generaldirektion und anderer institutioneller Veranstaltungen; Vorbereitung der Unterlagen und Sicherstellung der Verfügbarkeit und Archivierung der Dokumentation;
• Sicherstellung der administrativen Verbindung zur Aufsichtsbehörde sowie zu anderen Departementen und Diensten des Staates für Dossiers, die in den Aufgabenbereich der Stelle fallen;
• Antizipation von Bedürfnissen, Identifizierung von Aufmerksamkeitspunkten, Durchführung nützlicher Mahnungen und Alarmierung oder Einholung einer Validierung, wenn die Situation es erfordert.

Qualifikationen

Ihr Profil

• Maturität ergänzt durch eine kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Ausbildung - Ausbildung zur Assistentin / zum Assistenten der Geschäftsleitung, ein Vorteil;
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einem Sekretariat der Geschäftsleitung, idealerweise mit Erfahrung in Governance-Gremien, Komitees oder institutionellen Veranstaltungen;
• Gutes Verständnis oder ausgeprägtes Interesse an der Funktionsweise der kantonalen Genfer Verwaltung und ihrer Institutionen;
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und die Fähigkeit, schnell klare, präzise und an die Gesprächspartner angepasste Texte zu erstellen;
• Exzellente Beherrschung der IT- und Kollaborationswerkzeuge, insbesondere Microsoft 365, sowie Versiertheit im Umgang mit Informationen und Dokumentation;
• Sinn für den öffentlichen Dienst, Diskretion und Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen;
• Starke Fähigkeit zur Antizipation und Priorisierung, Sinn für Eigeninitiative, Zuverlässigkeit bei der Nachverfolgung und die Fähigkeit, die Herausforderungen über die rein administrative Aufgabe hinaus schnell zu verstehen.

Zusätzliche Informationen

Wir bieten Ihnen

• Eine offene und respektvolle Unternehmenskultur;
• Kontinuierliche Kompetenzentwicklung durch eine attraktive Aus- und Weiterbildungspolitik;
• Möglichkeiten zur Karriereentwicklung und internen Mobilität;
• Eine ausgewogene Work-Life-Balance;
• Zahlreiche kulturelle und sportliche Aktivitäten im Kollektiv innerhalb der Institution.

Beschäftigungsgrad: 90-100%

Vertragsart: CDI

Funktionsklasse: 15

Eintritt: So bald wie möglich

Bewerbungsfrist:

Unser Rekrutierungsprozess

Er erfolgt in mehreren Phasen je nach Art der Stelle, wobei jeder Schritt den nächsten bedingt: Analyse der Bewerbung, Telefoninterview, Rekrutierungsgespräche mit der Hierarchie und den Personalressourcen und gegebenenfalls fachspezifische Tests und/oder Assessments für Managementpositionen und bestimmte spezifische Stellen.

Interessiert an dieser Stelle?

Der Rekrutierungsdienst des Hospice général freut sich auf den Erhalt Ihrer vollständigen Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, höchster erreichter Bildungsabschluss, Arbeitszeugnisse). Zur Optimierung der Nachverfolgung der Bewerbungen bitten wir Sie, sich ausschliesslich online über unseren Karrierebereich, LinkedIn oder JobUp als Antwort auf ein spezifisches Stellenangebot zu bew