Koordinator.in für nachhaltiges Reisen

Ref 2582355 | Datum: 1. Okt. 2026

EPFL

Die EPFL, die École polytechnique fédérale de Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätsstandorte Europas und gehört in vielen akademischen Rankings zu den weltweiten Top 20. Die EPFL beschäftigt mehr als 6'500 Mitarbeitende, die die drei Hauptmissionen der Schule erfüllen: Bildung, Forschung und Innovation. Der Campus der EPFL bietet einen aussergewöhnlichen Arbeitsrahmen im Herzen einer Gemeinschaft von mehr als 17'000 Personen, darunter fast 12'500 Studierende und 4'000 Forschende aus über 120 verschiedenen Nationen.

achhaltiges Reisen

Mission

Die EPFL setzt sich dafür ein, den ökologischen Fussabdruck zu reduzieren, insbesondere im Zusammenhang mit Geschäfts- und Studierreisen. Sie verstärkt damit ihren strategischen Ansatz für eine nachhaltige Zukunft durch die Umsetzung von Richtlinien für nachhaltiges Reisen.

Als Koordinator.in für Reisen unterstützen Sie die institutionelle Politik in Bezug auf Geschäfts- und Studierreisen. Sie stellen die Verbindung zu externen Dienstleistern her und koordinieren die vorhandenen digitalen Werkzeuge und vertraglichen Regelungen. Sie arbeiten für eine effiziente, nachhaltige und den Bedürfnissen der Schule entsprechende Mobilität.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

Operative Verwaltung

• Institutionelle Koordination mit dem Partnerreisebüro (Vertrag, Nachverfolgung, Qualität, AOP).
• Behebung von Unzufriedenheitsfällen bei den Angeboten des Reisebüros.
• Überwachung des Buchungstools (OBT): Begleitung und Benutzerleitfäden, Schulungen.
• Koordination der Richtlinien zur Organisation von verantwortungsvollen Geschäfts- und Studierreisen und deren Aktualisierung.
• Überwachung der folgenden administrativen Unterstützungsaktivitäten (zum Zeitpunkt der Veröffentlichung innerhalb der VPH durchgeführt):

1. 1. Überwachung der Anwendung der Verfahren für Reisen zwischen den Campussen (Personal und Studierende).
2. Überwachung der Verfahren zur Subventionierung des öffentlichen Verkehrs für die Gemeinschaft (Webshop CFF, Gemeinschaftsabonnements, AG, Halbtax und Fahrausweise für internationale Züge).

Budgetüberwachung & Analyse

• Erstellung des Budgets in Verbindung mit den Dienstleistern und Überwachung der Ausgaben.
• Zusammenarbeit mit der Abteilung Nachhaltigkeit der EPFL für die Erhebung der notwendigen Daten zur Berechnung des ökologischen Fussabdrucks von Geschäfts- und Studierreisen.
• Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung für die Überwachung der Verträge mit den verschiedenen externen Dienstleistern.
• Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung für die Analyse der mit Geschäfts- und Studierreisen verbundenen Kosten.

Kommunikation und Begleitung

• Interne Kommunikation über Werkzeuge, Richtlinien und Schulungen.
• Durchführung punktueller Umfragen zu den EPFL-Reisedienstleistungen und interne sowie externe Kommunikation der Ergebnisse.
• Unterstützung und Begleitung der Abteilungen, die für die Reisedienstleister zuständig sind, um die Einhaltung der Umweltrichtlinien zu gewährleisten.
• Unterstützung der Nutzer: Support, Beratung und Begleitung bei Reisepraktiken.
• Koordinierung und Umsetzung der Aufgaben der Reisekommission, insbesondere der sicherheitsrelevanten Aspekte in Partnerschaft mit dem Bereich Sicherheit und Betrieb (Domaine Sécurité et Exploitation).
• Repräsentation der EPFL in externen Netzwerken und Arbeitsgruppen, die sich dem Thema Reisen und nachhaltiger Mobilität widmen, einschliesslich der Vorbereitung von Dokumenten und der Teilnahme an Sitzungen (z. B. Swiss Network for Sustainable Academic Travel).

Profil

• Diplom auf FH- oder Universitätsniveau in Management, Logistik, Tourismus oder gleichwertig.
• Nachgewiesene Erfahrung (mindestens 5 Jahre) im Management von Geschäftsreisen, institutioneller Mobilität oder der Koordination von Dienstleistern.
• Sicherer Umgang mit Informationssystemen, z. B. Online-Buchungstools und Spesenverwaltungssystemen.
• Kenntnis der Umweltaspekte im Zusammenhang mit Geschäftsreisen.
• Gute Kenntnisse des akademischen Umfelds und seiner Funktionsweise.
• Gute Fähigkeiten zur Datenanalyse.
• Versiertheit in der Erstellung strategischer Dokumente, der Steuerung von fachübergreifenden Projekten und der Kommunikation.
• Selbstständigkeit, Dienstleistungsorientierung, Fähigkeit zur Vernetzung und grosse Sorgfalt.
• Beherrschung von Französisch und Englisch; Deutsch ist ein Vorteil.

Wir bieten

Ein multidisziplinäres Arbeitsumfeld an einer international renommierten Schule.

Einen flexiblen Arbeitsrahmen in einem dynamischen Team.

Eine enge Zusammenarbeit mit engagierten und multidisziplinären Teams.

Informationen

Eintrittsdatum: 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung

Beschäftigungsgrad: 80%

Vertragstyp: CDI

Bewerbungsfrist: 22. Oktober 2026

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