Administrative Assistant (HR-SA-2026-197-LD)

Einleitung:

Die CERN Staff Association (SA) setzt sich für die Förderung des Wohlergehens des CERN-Personals durch eine breite Palette von Dienstleistungen und Initiativen ein. Dazu gehört das Jardin des Particules (https://nurseryschool.web.cern.ch/) (JDP), eine frühkindliche Bildungs- und Betreuungseinrichtung am CERN, die Kinder im Alter von 4 Monaten bis 10 Jahren aufnimmt.

Wir suchen einen erfahrenen Administrative Assistant, der eine zentrale Rolle in der täglichen Verwaltung und Leitung des Jardin des Particules übernimmt. Dies ist eine vielseitige Position, die Personalverwaltung, Finanzmanagement und operative Koordination innerhalb eines Schweizer Beschäftigungsrahmens kombiniert.

Wenn Sie gerne Verantwortung für vielfältige administrative Aufgaben übernehmen, über fundierte Kenntnisse der Schweizer Personaladministration verfügen und in einem internationalen Umfeld aufblühen, dann treten Sie der CERN Staff Association bei und tragen zu einer wesentlichen Dienstleistung für die CERN-Gemeinschaft bei.

Funktionen:

Als Administrative Assistant in der CERN Staff Association berichten Sie direkt an die Präsidenten der Staff Association und arbeiten eng mit dem Management Committee des Jardin des Particules, externen Dienstleistern und dem Sekretariat der Staff Association zusammen.

Ihre Hauptverantwortung wird darin bestehen, die effiziente administrative, personelle und finanzielle Verwaltung des Jardin des Particules sicherzustellen.

Ihre Hauptaufgaben umfassen:

• Verwaltung des vollständigen administrativen Lebenszyklus der JDP-Mitarbeitenden, einschliesslich Rekrutierungsadministration, Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Onboarding und Austritten.
• Koordination der Lohnadministration mit dem externen Treuhandbüro und Sicherstellung der Richtigkeit der lohnbegleitenden Informationen.
• Verwaltung der Personaladministration gemäss Schweizer Arbeitsrecht, einschliesslich Sozialversicherungen, Pensionskassen (LPP), Arbeitsverträgen, Abwesenheitsmanagement und anderen gesetzlichen Verpflichtungen.
• Agieren als primärer administrativer Ansprechpartner für das JDP-Personal in beschäftigungsrelevanten Angelegenheiten.
• Überwachung des JDP-Budgets, Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen, Führung der Buchhaltungsunterlagen und Unterstützung des Finanzberichtswesens.
• Durchführung von Finanzmonitoring und -analysen zur Unterstützung eines soliden Budgetmanagements.
• Zusammenarbeit mit externen Partnern einschliesslich des Treuhandbüros, Versicherungsanbietern und Behörden bei Bedarf.
• Erstellung von Kommunikations- und Werbematerialien für das Jardin des Particules und Unterstützung dessen Sichtbarkeit innerhalb der CERN-Gemeinschaft.
• Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der administrativen und finanziellen Prozesse.
• Zusätzlich leisten Sie gelegentliche Unterstützung für das Sekretariat der Staff Association durch den Empfang von Besuchern und die Beantwortung allgemeiner Anfragen.
• Technischer Abschluss oder allgemeine Sekundarbildung oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Administration, Human Resources, Rechnungswesen, Finanzen oder einem verwandten Bereich.

Erfahrung:

• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung von Beschäftigungsverhältnissen nach Schweizer Arbeitsrecht, einschliesslich Arbeitsverträgen, Lohnadministration, Sozialversicherungen, beruflichen Vorsorgeeinrichtungen (LPP) und anderen gesetzlichen Beschäftigungspflichten.
• Erprobte Erfahrung in der administrativen, personellen und finanziellen Verwaltung in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen (KMU) in der Schweiz.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Treuhandbüros oder Lohnanbietern wäre von Vorteil.
• Erfahrung in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld wäre ein Vorteil.

Technische Kompetenzen:

• Sekretariatsarbeiten.
• Anwendung von Office-Softwarepaketen.
• Kenntnisse von Buchhaltungssoftware, wie z.B. Crésus, wären von Vorteil.
• Buchhaltung, Budgetüberwachung und Finanzkontrolle.
• Verwaltung von Arbeitsverträgen und Personalakten unter Schweizer Arbeitsrecht.

Verhaltenskompetenzen:

• Arbeiten in Teams: Vertrauen gewinnen und Zusammenarbeit mit anderen fördern.
• Effektive Kommunikation: Sicherstellen, dass Informationen, Verfahren und Entscheidungen angemessen dokumentiert werden.
• Verantwortungsbewusstsein zeigen: Gewissenhaft und zuverlässig arbeiten; Versprechen einhalten.
• Aufbau von Beziehungen: Gute Beziehung zu allen Menschen aufbauen, unabhängig von der Kategorie/Ebene innerhalb der Organisation.
• Flexibilität zeigen: Sich schnell und einfallsreich an sich ändernde Prioritäten und Anforderungen anpassen.

Sprachkenntnisse:

• Englisch und Französisch in Wort und Schrift.

Berechtigung und Einsendeschluss:

Diversity (https://diversity.web.cern.ch/) ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission des CERN und ein etablierter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüssen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und Assoziierten Mitgliedstaaten (https://home.cern/about/member-states).

Diese Stelle wird so schnell wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns normalerweise nicht später als am 21.10.2026 um 23:59 CEST erreichen.

Beschäftigungsbedingungen:

Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber von befristeten Verträgen eine unbefristete Stelle beantragen.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsplatzflexibilität: Vollständig vor Ort

Jobgrad: 3-4

Jobreferenz: HR-SA-2026-197-LD

Arbeitsbereich: Administration

Benchmark-Jobtitel: Process/Services Assistant

Globale Zusatzleistungen

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (https://careers.cern/pay-benefits-and-support/) (steuerfrei), das sich entsprechend Ihren Jahren an relevanter Erfahrung erhöht.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresbetriebsferien.
• Abdeckung durch das umfassende Krankenversicherungssystem des CERN (für Sie selbst