Kaufmännische Allrounderin / Assistenz Geschäftsleitung

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanfragen sowie Weiterleitung an die zuständigen Personen
• Bearbeitung und Weiterleitung von Informations-E-Mails sowie Korrespondenz mit Geschäftsleitung, Kunden und Lieferanten
• Informationen aufnehmen, koordinieren und an Projekt- und Montageverantwortliche weitergeben
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Organisation von Outlook-Terminen und Koordination verschiedener Kalender
• Vorbereitung und Versand von LinkedIn-Beiträgen, Newslettern und Weihnachtskarten in Absprache mit der Geschäftsleitung
• Organisation und Koordination von Ausstellungen und Konferenzauftritten

Teilnahme an ca. 2–3 Konferenzen pro Jahr

• Terminkoordination und Schriftverkehr für Montagen und Demontagen
• Abklärungen mit Kunden bezüglich Anlieferungen, Parkplätzen, Zugangsmöglichkeiten sowie Einbringung von Waren und Maschinen
• Scannen, Sichern und strukturiertes Ablegen von Quittungen, Rechnungen und weiteren Dokumenten
• Auftragserfassung sowie Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen im ERPSystem
• Sorgfältiger und absolut diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen