Administrations- und Projektkoordinator(in) W/M/D

Das Hôtel Beaulac ist ein 4-Sterne-Superior-Hotel mit 116 Zimmern, ideal gelegen am Ufer des Neuenburgersees, und bietet eine außergewöhnliche Aussicht auf die Alpen und die Stadt. Es bietet ein umfassendes Erlebnis dank seiner Panorama-Lounge-Bar Waves im 7. Stock, seiner Brasserie Lake Side direkt am See sowie seinem Konferenzzentrum. Als Referenzakteur in der Westschweiz ist die Einrichtung Teil einer Hotelgruppe, die auch das Hôtel Ibis in Thielle und das Design Hotel F6 in Genf umfasst. Das Haus verpflichtet sich jeden Tag dazu, erstklassige Dienstleistungen anzubieten, die auf Fachwissen und Sozialkompetenz basieren, in all seinen Bereichen: Unterkunft, Gastronomie, Rezeption und Veranstaltungen. In diesem Kontext suchen wir einen/eine Administrations- und Projektkoordinator(in) (80 % bis 100 %, CDI), eine vielseitige Position, die Unterstützung der Geschäftsleitung, administrative Koordination, Kommunikation und Kundenerlebnis vereint. Ihre Hauptaufgaben Unterstützung der Geschäftsleitung & administrative Koordination • Proaktive Terminverwaltung, Priorisierung und Koordination. • Organisation von Sitzungen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen. • Vorbereitung von Dossiers, Präsentationen und Dashboards. • Koordination und Nachverfolgung der von der Geschäftsleitung übertragenen Projekte. • Erstellung von Protokollen, Briefen und administrativen Dokumenten. • Überwachung von E-Mails, Verträgen und Fristen. • Verwaltung, Ablage und Archivierung von administrativen Dokumenten. • Zentralisierung und Zusammenfassung wichtiger Informationen. • Administrativer Vertriebsnachlauf (Rechnungsstellung, Bestellungen und diverse administrative Nachverfolgungen). • Verwaltung des Büromaterials und der Lieferantenbeziehungen. • Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der administrativen und organisatorischen Prozesse. Kommunikation, Image & soziale Netzwerke Erstellung und Aktualisierung der Kommunikationsmittel der Einrichtung (Karten, Menüs, Werbematerialien usw.). Koordination der Projekte mit externen Dienstleistern (Grafiker, Drucker, Agenturen usw.). Aktualisierung der Website. Hervorhebung der vom Hotel angebotenen Veranstaltungen, Angebote und Erlebnisse. Kundenerlebnis & Qualität Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenfeedback. Koordination mit den verschiedenen Abteilungen, um ein konsistentes, personalisiertes und den Erwartungen einer anspruchsvollen Kundschaft entsprechendes Kundenerlebnis zu gewährleisten. Implementierung, Analyse und Überwachung von Zufriedenheitsindikatoren. Erstellung, Aktualisierung und Überwachung interner Verfahren im Zusammenhang mit der Servicequalität. Teilnahme an der Überwachung der Anwendung der Standards der Einrichtung in den verschiedenen Abteilungen. Teilnahme an der Umsetzung von Maßnahmen zur Kundenbindung und zur Stärkung des Engagements gegenüber der Einrichtung. Beitrag zur Entwicklung einer auf Service, Qualität und operativer Exzellenz ausgerichteten Kultur innerhalb der Teams. Operative Unterstützung Sicherstellung einer Schnittstellenfunktion zwischen der Geschäftsleitung und den verschiedenen Abteilungen, um eine effektive Kommunikation und eine optimale Koordination der Aktivitäten zu fördern. Unterstützung der operativen Teams, um zum reibungslosen täglichen Betrieb der Einrichtung beizutragen. Beitrag zur Antizipation operativer Bedürfnisse und zur Suche nach geeigneten Lösungen bei Unvorhergesehenem. Gelegentliche Teilnahme am Empfang der Kunden und an der interdisziplinären Koordination. Mitwirkung an einem reibungslosen Kundenerlebnis, von der Vorbereitung der Ankunft bis zum Follow-up nach dem Aufenthalt. Administrative Unterstützung der verschiedenen Abteilungen je nach Priorität und betrieblichem Bedarf. Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren und Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der operativen Praktiken. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigen, um den Bedürfnissen der Einrichtung in einem dynamischen Umfeld effektiv zu entsprechen. Ihr Profil Erfahrung im Hotelgewerbe ist erforderlich. Exzellente Organisationsfähigkeit, Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit. Ausgeprägter Sinn für Service, Qualität und Details. Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu verwalten und mehrere Dossiers und Projekte parallel zu führen. Autonomie, Proaktivität und Eigeninitiative mit einem lösungsorientierten Ansatz. Exzellente schriftliche, zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten. Gepflegtes Erscheinungsbild, positive Einstellung und professionelles Auftreten. Gewinnende, zugängliche Persönlichkeit, die sich im Umgang mit Menschen wohlfühlt, mit einem echten Sinn für Empfang und Kontakt. Sie schätzen die Teamarbeit und wissen, einfache, positive und professionelle Beziehungen zu Ihren verschiedenen Ansprechpartnern aufzubauen. Sicherheit im Agieren in einem dynamischen, anspruchsvollen und sich ständig verändernden Umfeld. Sprachen • Französisch: Muttersprache. • Englisch: fließend (mündlich und schriftlich). • Deutsch: ein geschätzter Vorteil. Bedingungen Unbefristeter Vertrag (CDI). Beschäftigungsgrad: 80 bis 100 %. Arbeitszeiten hauptsächlich von Montag bis Freitag (tagsüber). Gelegentliche Flexibilität wird bei Veranstaltungen oder bei außergewöhnlichem operativem Bedarf erwartet. Eine vielseitige Position, die eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den Mitgliedern der Geschäftsleitung in einem anregenden und anspruchsvollen Umfeld bietet. Bewerbung Erkennen Sie sich in diesem Profil wieder und möchten Sie eine dynamische und renommierte Einrichtung rejoindre? Wir laden Sie ein, uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an die folgende Adresse zu senden: administration@beaulac.ch. Wir danken allen Personen herzlich, die sich die Zeit nehmen, uns ihre Bewerbung zuzusenden. Nach sorgfältiger Prüfung der Unterlagen werden die Kandidaten, die den Anforderungen der Stelle entsprechen, kontaktiert. Sollten wir uns nicht innerhalb von drei Wochen bei Ih