Sekretär/in der verantwortlichen Einheit HR & FINANCE

Jobbeschreibung ## Verfügen Sie über mehrjährige Erfahrung in der Personalverwaltung, der Buchhaltung und im Sekretariat und möchten Sie Ihre Fähigkeiten einer dynamischen öffentlichen Institution mit Erbe zur Verfügung stellen, die für ihre Aufgaben von allgemeinem Interesse bekannt ist?  In Ihrer Funktion als Referenzsekretär/in für Personalwesen und Buchhaltung innerhalb der Archives cantonales vaudoises stellen Sie die administrative Verwaltung des festen und hilfsweisen Personals sowie die Überwachung der buchhalterischen und finanziellen Aktivitäten der Institution sicher. Zu diesen zentralen Aufgaben kommen Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit dem Empfang der Nutzerinnen und Nutzer, der Sekretariatsverwaltung und der Materialwirtschaft hinzu. Sie übernehmen zudem die Rolle der Ansprechperson für Fragen zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.  Indem Sie diese wesentliche Funktion ausüben, werden Sie eine entscheidende Rolle im Leben der Institution spielen. Ihre Kompetenzen, Ihr Sinn für Dienstleistung sowie Ihr sowohl strenger als auch von Empathie geprägter Ansatz werden wertvolle Vorteile darstellen, um die Entwicklung und die Ausstrahlung der Archives cantonales vaudoises zu begleiten. Verantwortlichkeiten ## • Sicherstellung der administrativen HR-Verwaltung des festen und nicht ständigen Personals der Institution und Agieren als/als HR-Verantwortliche/r. • Sicherstellung der finanziellen und buchhalterischen Verwaltung der Einheit und Agieren als/als Buchhaltungsverantwortliche/r. • Sicherstellung der Materialwirtschaft und der Materialbestellungen. • Sicherstellung des Empfangs der Nutzerinnen und Nutzer sowie der laufenden Sekretariatsverwaltung, in Zusammenarbeit und Ergänzung zur Einheitsschriftführerin. • Sicherstellung der Rolle als Ansprechperson in Fragen der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und Mitwirkung an der Umsetzung von Präventionsmassnahmen innerhalb der Institution. Für weitere Informationen konsultieren Sie bitte das Pflichtenheft hier oder kontaktieren Sie Madame Delphine Friedmann, Directrice, zuständig für das Recruiting unter 021 316 37 11. Nur vollständige Dossiers werden geprüft. Qualifikationen ## • Inhaber/in eines Eidgenössischen Fähigkeitszeugnisses (EFZ) im kaufmännischen Bereich und von Zusatzzertifikaten in den Bereichen HR und Buchhaltung. • Bestätigte Erfahrung in der administrativen HR-Verwaltung und in der Buchhaltung. • Exzellente Beherrschung der gängigen IT-Tools, der Buchhaltungssoftware SAP; Versiertheit im Umgang mit verschiedenen IT-Tools, insbesondere im Zusammenhang mit der HR-Funktion. • Kenntnisse des spezifischen rechtlichen und normativen Rahmens der kantonalen Verwaltung Waadt in den Bereichen HR und Buchhaltung. WER SIND WIR? ## Die Archives cantonales vaudoises sorgen für die Erstellung, Erhaltung und Einsichtnahme in die historischen Archive der kantonalen Behörden. Sie beraten auch die Gemeinden in Fragen der Archivierung und sammeln Archivbestände privater Herkunft von kantonalem Interesse. Das Arbeitsumfeld zwingt sie dazu, sich ständig weiterzuentwickeln. Für mehr Informationen klicken Sie hier, um unsere Website zu besuchen. Warum den Staat Waadt (l'État de Vaud) rejoindre? ## Der Staat Waadt bietet eine grosse Vielfalt an Stellen und Entwicklungsmöglichkeiten. Die Arbeitsbedingungen orientieren sich an den Themen Gleichstellung, Inklusion, Nachhaltigkeit und Berufsethik in einem Umfeld, das die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert. Um mehr über unsere Vorteile zu erfahren, besuchen Sie unsere Seite Etat employeur.