Kaufmännischer Mitarbeiter

Kaufmännischer Mitarbeiter
Allgemeine Mission
Die in dieser Position tätige Person leistet administrative, organisatorische und operative Unterstützung innerhalb der apiah. Sie trägt zum reibungslosen Funktionieren des Arbeitgebersekretariats, zur Qualität der Dienstleistungen für die Mitglieder sowie zur Koordination der internen und externen Aktivitäten des Verbandes bei. Sie wirkt zudem bei der Dossierführung, dem Kommunikationsmanagement, der Organisation von Veranstaltungen, der Aktualisierung digitaler Tools und der Bearbeitung spezifischer Anfragen mit, insbesondere im Zusammenhang mit Prevhor, den Mitgliedern und den Partnern des Verbandes.
Hauptaktivitäten
Telefonische Annahme und Bearbeitung allgemeiner Anfragen an das Sekretariat sicherstellen.
Korrespondenz, E-Mails, Rundschreiben, Protokolle, Berichte, interne Dokumente und Sitzungsunterlagen vorbereiten, verfassen, Korrektur lesen und formatieren.
An der administrativen Betreuung der Mitglieder mitwirken, insbesondere bei der Aktualisierung von Datenbanken, der Erfassung des Personals und Informationen im Zusammenhang mit den Zugehörigkeiten.
Anfragen im Zusammenhang mit Prevhor-Erstattungen und -Zertifikaten bearbeiten, nachverfolgen und ablegen, in Verbindung mit den Begünstigten, den Unternehmen und den betroffenen Partnern.
Zur Organisation von Veranstaltungen, Sitzungen, Generalversammlungen und institutionellen Treffen beitragen, einschliesslich der Koordination mit externen Dienstleistern.
Das Dokumentenmanagement, die digitale Ablage und die Nachverfolgung administrativer, technischer oder immobilienbezogener Dossiers sicherstellen.
Die Inhalte der Website, des Mitgliederbereichs und der digitalen Kommunikationskanäle des Verbandes aktualisieren.
An der Verbesserung interner Prozesse mitwirken, insbesondere in den Bereichen Administration, Informatik, Dokumentation und Kommunikation.
An der Vorbereitung von Präsentationen, Tracking-Tabellen, Kommunikationsmitteln und Zusammenfassungen für die Organe des Verbandes mitwirken.
An der Vorbereitung, Nachverfolgung und Kontrolle der Fakturierung mitwirken, insbesondere im Zusammenhang mit Beiträgen, Leistungen, Veranstaltungen oder Weiterverrechnungen, in Koordination mit der verantwortlichen Person für die Buchhaltung.
Punktuelle Unterstützung bei buchhalterischen, administrativen und logistischen Abläufen nach Bedarf des Sekretariats sicherstellen.
Erforderliche Kompetenzen
Abschluss als Kaufmann/Kauffrau EFZ oder ein als gleichwertig erachteter Titel.
Erfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion, idealerweise in einem Verband, einem Arbeitgeberverband, einem Direktionssekretariat oder einem institutionellen Umfeld.
Exzellente Schreibkompetenz in Französisch, mit besonderem Augenmerk auf Präzision, den Verbandston und die formelle Qualität der Dokumente.
Sehr gute Beherrschung der üblichen Büroarbeiten und kollaborativen Umgebungen.
Sicherheit im Umgang mit und in der Aktualisierung digitaler Inhalte, insbesondere Website, Mitgliederbereich oder Kommunikationsmittel.
Fähigkeit, mehrere Dossiers gleichzeitig zu verwalten, Termine einzuhalten und Aufgaben zu priorisieren.
Organisationstalent, Gewissenhaftigkeit, Selbstständigkeit und Diskretion im Umgang mit Informationen.
Dienstleistungsorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Eignung zur Kommunikation mit verschiedenen Gesprächspartnern: Führungspersonen, Personalwesen, Leistungsempfänger, Dienstleister, Organe des Verbandes, Gewerkschaftspersonal.
Sprachkenntnisse
Perfekte Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift.
Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, um Anfragen von deutschsprachigen Mitgliedern oder Partnern bearbeiten, administrative oder institutionelle Dokumente verstehen und einfache Antworten verfassen zu können.
Die Fähigkeit, zweisprachige (französisch-deutsche) Mitteilungen Korrektur zu lesen, anzupassen oder vorzubereiten, stellt einen wichtigen Vorteil dar.
Erwartete persönliche Eigenschaften
Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
Initiative und die Fähigkeit, praktische Verbesserungen vorzuschlagen.
Vielseitigkeit und Flexibilität in einem Verband mit kleiner Struktur.
Diskretion, Loyalität und Respekt vor der Vertraulichkeit.
Fähigkeit zur Teamarbeit bei gleichzeitiger eigenständiger Erledigung von Aufgaben.
Kontaktfreudigkeit und freundliches Auftreten mit einer professionellen Haltung gegenüber institutionellen Gesprächspartnern und Mitgliedern.
Positionierung in der Organisation
Die Funktion ist dem Arbeitgebersekretariat der apiah unterstellt und arbeitet in direkter Zusammenarbeit mit der Generalsekretärin sowie mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Verbandes. Sie beinhaltet regelmässigen Kontakt mit den Mitgliedsunternehmen, institutionellen Partnern, externen Dienstleistern und, je nach Dossier, den Organen des Verbandes.
Eintritt
Per sofort oder nach Vereinbarung jpid56c29b8jm jpit0832jm jpiy26jm