Impiego commerciale

Impiego commerciale
Missione generale
La persona titolare del posto assicura un sostegno amministrativo, organizzativo e operativo all'interno dell'apiah. Contribuisce al buon funzionamento della segreteria datoriale, alla qualità del servizio reso ai membri così come alla coordinazione delle attività interne ed esterne dell'associazione. Interviene inoltre nel seguito delle pratiche, nella gestione delle comunicazioni, nell'organizzazione di eventi, nell'aggiornamento degli strumenti digitali e nel trattamento di richieste specifiche, in particolare in relazione a Prevhor, ai membri e ai partner dell'associazione.
Attività principali
Assicurare l'accoglienza telefonica e il trattamento delle richieste generali rivolte alla segreteria.
Preparare, redigere, rileggere e formattare lettere, e-mail, circolari, verbali, rapporti, documenti interni e supporti per le riunioni.
Partecipare al seguito amministrativo dei membri, in particolare all'aggiornamento dei database, al censimento del personale e alle informazioni legate alle affiliazioni.
Trattare, seguire e classificare le richieste relative ai rimborsi e ai certificati Prevhor, in relazione ai beneficiari, alle aziende e ai partner interessati.
Contribuire all'organizzazione di eventi, sedute, assemblee generali e incontri istituzionali, compresa la coordinazione con i fornitori esterni.
Assicurare la gestione documentale, l'archiviazione digitale e il seguito delle pratiche amministrative, tecniche o immobiliari.
Mantenere aggiornati i contenuti del sito internet, dell'area membri e dei canali di comunicazione digitale dell'associazione.
Partecipare al miglioramento dei processi interni, in particolare nei settori amministrativi, informatici, documentali e di comunicazione.
Collaborare alla preparazione di presentazioni, tabelle di monitoraggio, supporti di comunicazione e documenti di sintesi per gli organi dell'associazione.
Partecipare alla preparazione, al seguito e al controllo della fatturazione, in particolare in relazione a quote associative, prestazioni, eventi o rifatturazioni, in coordinamento con la persona responsabile della contabilità.
Assicurare un sostegno puntuale alle operazioni contabili, amministrative e logistiche secondo le necessità della segreteria.
Competenze richieste
Formazione di impiegato di commercio CFC o titolo giudicato equivalente.
Esperienza in una funzione amministrativa polivalente, idealmente all'interno di un'associazione, di un'organizzazione datoriale, di una segreteria di direzione o di un ambiente istituzionale.
Eccellenti capacità di scrittura in francese, con particolare attenzione alla precisione, al tono associativo e alla qualità formale dei documenti.
Ottima padronanza degli strumenti bureautici usuali e degli ambienti collaborativi.
Disponibilità nell'utilizzo e nell'aggiornamento di contenuti digitali, in particolare sito internet, area membri o supporti di comunicazione.
Capacità di gestire simultaneamente più pratiche, di rispettare le scadenze e di dare priorità ai compiti.
Senso dell'organizzazione, rigore, autonomia e discrezione nel trattamento delle informazioni.
Orientamento al servizio, doti relazionali e attitudine a comunicare con interlocutori vari: membri della direzione, personale delle risorse umane, beneficiari di prestazioni, fornitori, organi dell'associazione, personale dei sindacati.
Competenze linguistiche
Perfetta padronanza del francese orale e scritto.
Buone competenze in tedesco, sia orale che scritto, che permettano di trattare richieste di membri o partner germanofoni, di comprendere documenti amministrativi o istituzionali e di redigere risposte semplici di livello intermedio.
La capacità di rileggere, adattare o preparare comunicazioni bilingue francese-tedesco costituisce un importante vantaggio.
Qualità personali attese
Rigore, affidabilità e senso di responsabilità.
Spirito d'iniziativa e capacità di proporre miglioramenti pratici.
Polivalenza e flessibilità in un ambiente associativo di piccola struttura.
Discrezione, lealtà e rispetto della riservatezza.
Capacità di lavorare in team pur assumendo i compiti in modo autonomo.
Senso del contatto e qualità di accoglienza, con una postura professionale adatta agli interlocutori istituzionali e ai membri.
Posizionamento nell'organizzazione
La funzione è rattachata alla segreteria datoriale dell'apiah e lavora in collaborazione diretta con la segretaria generale così come con le collaboratrici e i collaboratori dell'associazione. Implica contatti regolari con le aziende membri, i partner istituzionali, i fornitori esterni e, a seconda delle pratiche, gli organi dell'associazione.
Entrata in funzione
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