Administrative Assistentin (m/w/d) 50%

• 17. Juli 2026 • 50% • Unbefristete Dauer • Französisch (Mittelstufe) • Meyrin , 1209 Geneve In 33 Jahren Erfahrung hat sich die Abalone Group eine solide Position auf dem Personalmarkt erarbeitet. Mit über 80 Agenturen in Europa bietet Ihnen Abalone eine personalisierte Begleitung und maßgeschneiderte Beratung, immer in Ihrer Nähe. Geleitet von starken menschlichen, ethischen und nachhaltigen Werten ist Abalone Ihr vertrauenswürdiger Partner zur Förderung der Zusammenarbeit von morgen. Besuchen Sie uns unter https://abalone-emploi.ch. Abalone Switzerland, Experte für Personalvermittlung und Rekrutierung in der Romandie. Für einen unserer Kunden im Baugewerbe suchen wir eine/n : Administrative Assistentin 50% (m/w/d) Genf Meyrin # Bitte lesen Sie aufmerksam durch, bevor Sie sich bewerben ## Wir suchen eine/n Administrative/n Assistent/in mit 50% (Festanstellung), um unser Team in Genf zu verstärken. Diese Stelle wird ausschließlich mit einem Beschäftigungsgrad von 50% angeboten. Sie kann mittelfristig nicht auf ein höheres Pensum erhöht werden. Wenn Sie eine Stelle mit 80%, 100% suchen oder eine baldige Erhöhung Ihres Beschäftigungsgrades planen, bitten wir Sie, sich nicht zu bewerben. Wir möchten eine Person rekrutieren, deren berufliches Projekt mit einer langfristigen Teilzeitbeschäftigung vereinbar ist. Sie werden eine echte administrative Säule des Unternehmens sein und insbesondere folgende Aufgaben übernehmen: • Sicherstellung des Telefonempfangs und Qualifizierung der eingehenden Anfragen. • Verwaltung der allgemeinen E-Mail-Postfächer und der verschiedenen Plattformen durch Verteilung der Anfragen an die richtigen Personen. • Erstellen und Organisieren von Kundenakten auf KDrive gemäß den internen Verfahren. • Überprüfung der Vollständigkeit der administrativen Unterlagen und Nachfassen bei Kunden wegen fehlender Dokumente. • Kontaktieren der Kunden vor den Einsätzen, um Termine zu bestätigen, Zugänge, die Warenlieferung und den Arbeitsfortschritt zu prüfen. • Versenden der validierten Terminvorschläge an die Kunden. • Reservieren von Hotels, Organisieren von Transporten und Koordinieren der administrativen Aspekte im Zusammenhang mit Reisen. • Sicherstellung der Nachverfolgung von Rückmeldungen nach Aufmaßnahmen und Baustellenabnahmen. • Aktualisieren des Status der Akten in den internen Tools. • Nachverfolgung der SAV-Dossiers (Kundendienst) und Durchführung der notwendigen Nachfassaktionen. • Vorbereiten der Fakturierungsvorschläge und der mit der Fakturierung verbundenen administrativen Elemente. • Durchführung von administrativen Mahnungen und Zahlungsverfolgung. • Vorbereiten der Dashboards zur Überwachung der Aktivitäten (PDM, Baustellen, SAV, Fakturierung, abgeschlossene Dossiers). Ihr Profil ## • Nachgewiesene Erfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion. • Exzellente Organisation und Prioritätensetzung. • Kommunikationsstärke am Telefon und exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten. • Gewissenhaftigkeit, Selbstständigkeit und Sinn für Nachverfolgung. • Sehr gute Beherrschung der üblichen IT-Tools. • Fähigkeit, mehrere Dossiers gleichzeitig unter Einhaltung der Fristen zu bearbeiten. • Erfahrung in der Planung oder Koordination von Einsätzen ist ein Vorteil. Wir bieten ## • Eine abwechslungsreiche Stelle in einem dynamischen Unternehmen. • Ein Team in menschlicher Größe und ein kollaboratives Arbeitsumfeld. • Eine vielfältige Tätigkeit mit konkreten Verantwortlichkeiten. • Einen Festvertrag mit 50% in Genf. Wichtig ## Wir betonen ein letztes Mal, dass diese Stelle eine feste 50%-Stelle ist. Wir suchen eine Person, die wirklich zu diesem Beschäftigungsgrad arbeiten möchte und für diese Organisation voll verfügbar ist. Bewerbungen von Personen, die einen höheren Prozentsatz suchen, werden nicht berücksichtigt. Wenn dieses Arbeitstempo Ihrem beruflichen Projekt entspricht, freuen wir uns sehr über Ihre Bewerbung. Meyrin 1209 Geneve