Family Office Assistant

Family Office Assistant Über den Job MULTI\-FAMILY OFFICE – GENEVA Family Office Assistant – Französisch / Englisch Festanstellung \| 80% bis 100% \| Geneva, Switzerland Über uns Wir sind ein Boutique Multi\-Family Office mit Sitz in Geneva, das umfassende und vertrauliche Wealth-Management-Dienstleistungen für einen exklusiven internationalen Kundenkreis anbietet. Unsere Dienstleistungen umfassen die Investmentüberwachung, Nachlassplanung, Stiftungs- und Trustverwaltung sowie Lifestyle-Management. Ihre Verantwortlichkeiten: Administrative \& Office Management - 30% – Buchhaltung, Unterstützung bei der Rechnungslegung und Rechnungsverarbeitung einschliesslich der Pflege des Rechnungsregisters und der Zahlungsüberwachung – Ablage, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten sowie administrativen Abläufen – Organisation von Besprechungen, Verwaltung von Büromaterial und Koordination von Terminen Client Services \& Korrespondenz - 20% – Erstellung von Korrespondenz auf Französisch, Englisch und Italienisch (E-Mails, Briefe, formelle Mitteilungen) – Bearbeitung aller administrativen Kundenanfragen mit höchster Diskretion – Verwaltung von Anrufen, Agenden und externen Beziehungen Legal Structures \& Compliance Support - 20% – Administration und Nachverfolgung von Stiftungen und Family Trusts (Dokumentation, Protokolle, Berichterstattung, Kontakt mit rechtlichen und treuhänderischen Partnern) – Führung aktueller Aufzeichnungen für juristische Personen innerhalb der Kundenstrukturen Lifestyle \& Concierge Services - 30% – Koordination von Reisevorbereitungen, Hotel-, Restaurant- und Privattransferbuchungen – Organisation von internen und Kunden-Events – Persönliche Unterstützung bei der Verwaltung von Luxushotels und Hospitality-Anlagen für Kunden, einschliesslich der Zusammenarbeit mit dem Hotelmanagement, Unterstützung bei der operativen Aufsicht, Koordination von Dienstleistern und Follow-up des Gästeerlebnisses Ihr Profil – (30 - 35 Jahre alt) – Handelsdiplom (CFC), Ecole Hoteliere oder gleichwertig – Fliessend in Französisch, Englisch (gesprochen und geschrieben) – Italienisch ist ein Plus – Mindestens 3 bis 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle in der Schweiz, idealerweise in einem Family Office, einer Buchhaltungsgesellschaft oder einer Trust-Gesellschaft. – Erfahrung in der Stiftungs- und/oder Trustverwaltung ist ein grosses Plus – Hintergrund oder solide Vertrautheit mit Hotel-/Hospitality-Management – Fähigkeit, professionell mit Hotelbetreibern zu kommunizieren, operative KPIs zu verfolgen und Kunden bei der Verwaltung ihrer Hospitality-Immobilien zu unterstützen – Sicherer Umgang mit Microsoft Office Suite; Kenntnisse in Buchhaltungssoftware (GIT). – Diskret, proaktiv, organisiert und zuverlässig, mit exzellenten zwischenmenschlichen Fähigkeiten – In der Lage, Prioritäten zu setzen, Multitasking zu betreiben und selbstständig mit einem starken Sinn für Service und Vertraulichkeit zu arbeiten – Ansässig in Geneva, verfügbar mindestens 80%. Starttermin nach Vereinbarung. Nur Kandidaten mit relevanter Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld werden berücksichtigt. Alle Bewerbungen werden mit strengster Vertraulichkeit behandelt. jpid724e345jm jpit0834jm jpiy26jm