Subcontracts Administrator

Abteilung: Procurement and Subcontracts Management

Berichtet an: Business Manager / Construction Manager

Verantwortlich für: Effektive Unterauftragsbildung / -verwaltung / -abschluss; Implementierung der Unterauftragsmanagement-Verfahren des Projekts.

Standort: Baustellenbüro in Beringen

Startdatum:

Beschäftigungsart: Vollzeit / Vor Ort

ENKA Investment AG sucht einen Subcontracts Administrator für ihr geplantes Rechenzentrumsprojekt in Beringen, Schaffhausen. Sie werden Subunternehmer über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten und eng mit der Schweizer Projektorganisation und dem Hauptsitz von ENKA in Istanbul zusammenarbeiten.

Erforderliche Kenntnisse und Qualifikationen

• 5-7+ Jahre Erfahrung in der Unterauftrags-/Beschaffungsverwaltung
• Erfahrung bei großen Bau- oder Infrastrukturprojekten; Erfahrung mit mission-critical oder Rechenzentren ist von Vorteil
• Fließend in Türkisch und Englisch oder Deutsch
• Fundiertes Verständnis der Bauindustrie sowie der Unterauftragsbildung, -verwaltung und des -abschlusses
• Erfahrung und gute Kenntnisse des ENKA-Unternehmensdokumentenkontrollsystems EDMS
• Starke Verhandlungsgeschick und Bewusstsein für kommerzielle Aspekte/Claims
• Verständnis und Anwendung angemessener Geschäftsethik
• Proaktiv statt reaktiv; positive Einstellung; in der Lage, Junior-Administratoren anzuleiten
• Internationale Arbeitserfahrung bevorzugt

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

• Verwaltung der zugewiesenen Subunternehmer über ihren gesamten Lebenszyklus; Bildung, Verwaltung und Abschluss, in Übereinstimmung mit den Subcontract Management Verfahren des Projekts
• Unterauftragsbildung: Überprüfung von Leistungsanforderungen auf Vollständigkeit, Erstellung von Bieterlisten, Zusammenstellung und Ausgabe von ITB-Paketen, Bearbeitung der gesamten ITB-Korrespondenz, Durchführung kommerzieller und kombinierter Gebotsbewertungen, Präsentation von Empfehlungen an das Projektmanagement und Übergabe der Bildungsakten an den zugewiesenen Administrator
• Führung aller elektronischen Unterauftragsakten in einer geordneten, organisierten Weise
• Überwachung der Korrespondenz und Einreichungen im EDMS; Sicherstellung, dass Antworten gesendet und empfangen werden und Aktionspunkte rechtzeitig abgeschlossen werden; Beschleunigung von Subunternehmerberichten und Einreichungen
• Überprüfung, ob ein akzeptabler Versicherungsschutz und Leistungsgarantien vor der Mobilisierung des Subunternehmers eingeholt wurden
• Schnittstellenfunktion zu den Teams Construction, Engineering und Project Controls sowie Schulung dieser zu Unterauftragsklauseln und Compliance, und Identifizierung von Einsparpotenzialen, Zeitplanentlastungen und Claim-Vermeidung
• Verwaltung des Änderungsprozesses für zugewiesene Unteraufträge, Unterstützung bei der Vorbereitung und Verhandlung von Änderungen, Verwaltung von Change Notices und Variation Orders sowie Überprüfung von Technical Queries und Daily Reports auf kommerzielle Fragen
• Koordinierung der Überprüfung und Genehmigung von Fortschrittszahlungen der Subunternehmer und Prüfung von Zahlungsanforderungen auf Anspruchsfragen
• Abschluss der zugewiesenen Unteraufträge gemäß den Projektverfahren

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