Büroleiter und Teamassistent (60% - 80%)

Wer wir sind Distran ist ein innovatives, preisgekröntes Schweizer Hochtechnologieunternehmen, das ein außergewöhnliches Produkt herstellt: einen Sensor, der buchstäblich die Geräusche sieht. Unser einzigartiges Produkt wird von großen globalen Playern in der Öl- und Gas-, Chemie-, Energie- und sogar der Raumfahrtindustrie verwendet, um Gaslecks zu erkennen, bevor sie für Menschen oder die Umwelt gefährlich werden. Mit Kunden in 35+ Ländern expandiert unser Unternehmen dank unserer großartigen Mitarbeiter, die leidenschaftlich an Innovation, Klimawandel und Umweltschutz interessiert sind. Über die Rolle Wir suchen einen proaktiven und zuverlässigen Büroleiter und Teamassistenten, um unser Büro reibungslos zu führen und sicherzustellen, dass unsere Teams den Arbeitsplatz, die Werkzeuge und die Unterstützung haben, die sie benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten. Sie werden der zentrale Ansprechpartner für Bürooperationen, Arbeitsplatzinfrastruktur, Onboarding-Koordination, grundlegende IT-Unterstützung, interne Veranstaltungen und tägliche administrative Themen sein. Diese Rolle erfordert starke organisatorische Fähigkeiten, eine hands-on-Einstellung und echte Sorge für die Menschen um Sie herum. Wenn Sie Vielfalt genießen, stolz darauf sind, dass alles reibungslos läuft, und eine aktive Rolle bei der Gestaltung unserer Arbeitsplatzkultur spielen möchten, ist dies die richtige Gelegenheit für Sie! In dieser Rolle werden Sie: Büro- und Arbeitsplatzoperationen Sicherstellen, dass das Büro täglich reibungslos läuft, einschließlich Einrichtungen, Konferenzräumen, Materialien, Post, gemeinsam genutzten Räumen und Arbeitsplatzausstattung. Koordinieren mit externen Dienstleistern wie Vermieter, Facility-Management, Reinigung, Wartung und anderen bürobezogenen Lieferanten. Ausrüstung, Werkzeuge und grundlegende IT-Koordination Verwalten der Zuweisung und Nachverfolgung von Arbeitsplatzausstattung, einschließlich Laptops, Bildschirmen, Telefonen, Schreibtischen und anderen Bürowerkzeugen. Als erster interner Ansprechpartner für grundlegende IT-Themen, Benutzerkonten, Software-Zugang und Koordination mit externer IT-Unterstützung, wenn erforderlich. Onboarding- und Offboarding-Unterstützung Koordinieren der praktischen Onboarding von neuen Mitarbeitern, einschließlich Zeitplänen, Schreibtischen, Ausrüstung, Zugang, Dokumentation und Büro-, Sicherheits- und Ausrüstungsorientierung. Unterstützen des Offboardings zusammen mit HR, IT und Abteilungsleitern, einschließlich Ausrüstungsrückgabe, Konto-Deaktivierung und praktischer Ausstiegschritte. Interne Veranstaltungen und Teamkultur Organisieren interner Veranstaltungen wie Firmenmeetings, Teambanketten, Vertriebsmeetings, Workshops, Feiern und das Weihnachtsessen. Koordinieren damit verbundener Logistik, Kommunikation, Reise, Catering, Geschenke, Mitarbeitererkennung und Meilenstein-Momente, um eine positive Arbeitsplatzkultur zu unterstützen. Administrative Unterstützung Unterstützen ausgewählter Abteilungen bei der Meeting-Organisation und praktischen administrativen Aufgaben. Unterstützen der praktischen Anwendung von KI-Tools, um wiederkehrende administrative, Koordinations- und interne Kommunikationsaufgaben effizienter zu machen. Handelsdiplom (KV EFZ), Lehre, Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Büroleitung, Teamassistenz oder operativen administrativen Unterstützung. Gute Kenntnisse von MS Word, Excel und gängigen Büro-Software-Tools, kombiniert mit Neugier und Bereitschaft, grundlegende IT-Fehlerbehebung, Benutzerkonto-Verwaltung, neue Büro-Software und KI-Tools zu erlernen. Vertrautheit mit der Einrichtung und Verwaltung von Büroausstattung. Starke organisatorische und Priorisierungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Proaktiv, hands-on, zuverlässig und in der Lage, unabhängig zu arbeiten, während Sie gut mit anderen zusammenarbeiten. Diplomatisch, zuverlässig, vertrauenswürdig und in der Lage, vertrauliche Informationen sorgfältig zu behandeln. Klarer Kommunikator, in der Lage, Informationen genau und vollständig zu strukturieren und zu vermitteln. Echtes Interesse an Menschen und eine natürliche Fähigkeit, eine positive Teamumgebung zu fördern. Fließendes Englisch und fließendes Deutsch (gesprochen und geschrieben). Die Einführung bahnbrechender innovativer Technologie in einen Marktführer ist eine lohnende soziale und berufliche Erfahrung. Diese Stelle ist für Sie geeignet, wenn Sie Ihrer Arbeit einen Sinn geben und einen starken Einfluss auf ein Produkt, ein Unternehmen und Ihr berufliches Wachstum haben möchten. Distran akzeptiert keine unverlangten Lebensläufe von anderen Quellen als direkt von einem Kandidaten. Distran zahlt keine Gebühr für eine Vermittlung, die aus dem Erhalt eines unverlangten Angebots resultiert, auch nicht in einer Situation, in der Distran den relevanten Kandidaten einstellt. Agenturen müssen vorherige schriftliche Genehmigung des HR-Teams von Distran erhalten, um Lebensläufe einzureichen, und dies nur in Verbindung mit einer gültigen, vollständig unterzeichneten Vereinbarung über Dienstleistungen und als Antwort auf eine spezifische Stellenausschreibung. Distran zahlt keine Gebühr an eine Agentur, die keine solche Vereinbarung hat.