Office Manager and Team Assistant (60% - 80%)

Qui nous sommes Distran est une entreprise suisse de haute technologie innovante et primée, produisant un produit extraordinaire : un capteur qui voit littéralement les sons. Notre produit unique est utilisé par des acteurs majeurs mondiaux dans les secteurs du pétrole et du gaz, de la chimie, de l'énergie et même de l'exploration spatiale pour détecter les fuites de gaz avant qu'elles ne deviennent dangereuses pour les humains ou l'environnement. Avec des clients dans plus de 35 pays, notre entreprise continue de se développer grâce à nos personnes incroyables qui sont passionnées par l'innovation, le changement climatique et la protection de l'environnement. À propos du rôle Nous recherchons un Office Manager et Team Assistant proactif et fiable pour maintenir notre bureau en fonctionnement fluide et nous assurer que nos équipes ont l'espace de travail, les outils et le soutien nécessaires pour faire leur meilleur travail. Vous serez le point de contact central pour les opérations de bureau, l'infrastructure de lieu de travail, la coordination de l'intégration, le soutien IT de base, les événements internes et les sujets administratifs quotidiens. Ce rôle nécessite de solides compétences organisationnelles, une attitude pratique et un véritable souci pour les personnes qui vous entourent. Si vous aimez la variété, que vous prenez pride dans le maintien de tout en fonctionnement sans heurts et que vous voulez jouer un rôle actif dans l'élaboration de notre culture de lieu de travail, c'est l'opportunité idéale pour vous! Dans ce rôle, vous ferez : Opérations de bureau et de lieu de travail Assurer le fonctionnement fluide du bureau au jour le jour, y compris les installations, les salles de réunion, les fournitures, le courrier, les espaces partagés et l'équipement de lieu de travail. Coordonner avec les fournisseurs de services externes tels que le propriétaire, la gestion des installations, le nettoyage, la maintenance et d'autres fournisseurs liés au bureau. Équipement, outils et coordination IT de base Gérer l'allocation et le suivi de l'équipement de lieu de travail, y compris les ordinateurs portables, les écrans, les téléphones, les bureaux et d'autres outils de bureau. Agir en tant que premier point de contact interne pour les sujets IT de base, les comptes utilisateurs, l'accès aux logiciels et la coordination avec le soutien IT externe lorsque nécessaire. Soutien à l'intégration et à la sortie Coordonner l'intégration pratique des nouveaux employés, y compris les horaires, les bureaux, l'équipement, l'accès, la documentation et l'orientation sur le bureau, la sécurité et l'équipement. Soutenir la sortie avec le département des ressources humaines, IT et les responsables, y compris la restitution de l'équipement, la désactivation des comptes et les étapes de sortie pratiques. Événements internes et culture d'équipe Organiser des événements internes tels que les réunions d'entreprise, les dîners d'équipe, les réunions de vente, les ateliers, les célébrations et le dîner de Noël. Coordonner les logistiques connexes, la communication, les voyages, la restauration, les cadeaux, la reconnaissance des employés et les moments de jalon pour soutenir une culture de lieu de travail positive. Soutien administratif Soutenir les départements sélectionnés avec l'organisation des réunions et les tâches administratives pratiques. Soutenir l'utilisation pratique des outils d'IA pour rendre les tâches administratives, de coordination et de communication internes récurrentes plus efficaces. Diplôme commercial (KV EFZ), apprentissage, diplôme de bachelor en administration des affaires ou au moins deux ans d'expérience dans la gestion de bureau, l'assistance d'équipe ou le soutien administratif opérationnel. Bonnes connaissances de MS Word, Excel et des outils logiciels de bureau courants, combinées avec la curiosité et la volonté d'apprendre la dépannage IT de base, l'administration des comptes utilisateurs, les nouveaux outils logiciels de bureau et les outils d'IA. Connaissance de la configuration et de l'administration de l'équipement de bureau. Solides compétences organisationnelles et de priorisation, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément. Proactif, pratique, fiable et capable de travailler de manière indépendante tout en collaborant bien avec les autres. Diplomatique, fiable, digne de confiance et capable de gérer les informations confidentielles avec soin. Communicateur clair, capable de structurer et de transmettre les informations avec précision et complétude. Véritable souci pour les personnes et capacité naturelle à favoriser un environnement d'équipe positif. Anglais fluent et allemand fluent (parlé et écrit). Apporter une technologie innovante révolutionnaire à un marché meilleur vendeur est une expérience sociale et professionnelle gratifiante. Ce poste est pour vous si vous aimez donner un sens à votre travail et avoir un impact significatif sur un produit, une entreprise et votre croissance professionnelle. Distran n'accepte pas les CV non sollicités de toute source autre que directement d'un candidat. Distran ne paiera pas de frais pour tout placement résultant de la réception d'une offre non sollicitée, même dans une situation où Distran emploie le candidat concerné. Les agences doivent obtenir une approbation écrite préalable du département des ressources humaines de Distran pour soumettre des CV, et ce seulement dans le cadre d'un accord de service valide et en réponse à un poste spécifique. Distran ne paiera pas de frais à une agence qui n'a pas un tel accord en place.