Administrativer/e Mitarbeiter/in - Dienst Lohn und Sozialversicherungen - 100%

In direkter Anbindung an die Leiterin des Dienstes Lohn und Sozialversicherungen tragen Sie die Verantwortung für die autonome Führung ihrer Assistenz sowie für sämtliche administrativen und logistischen Aktivitäten des Dienstes Lohn und Sozialversicherungen.

Um den reibungslosen Betrieb des Dienstes zu erleichtern, bereiten Sie die von Ihrer Vorgesetzten übertragenen spezifischen Dossiers vor und koordinieren die Sitzungen des Dienstes (Organisation, Erstellung der Dokumentation oder Support und Protokollführung). Sie stellen die logistische und informatische Einrichtung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicher und nehmen an deren Empfang teil. Darüber hinaus gewährleisten Sie die Nachverfolgung und Konformität der Einsatzpläne des Teams (Absenzen, Ferienplanung), insbesondere mittels der dafür vorgesehenen Software.

Ihre Fähigkeit, autonom zu schreiben, und Ihre einwandfreie Rechtschreibung ermöglichen es Ihnen, ein erhebliches Volumen an Standardbriefen zu verfolgen und zu erstellen. Sie verwalten zudem den Bestell- und Lieferprozess des Dienstes.

Sie erstellen Bescheinigungen, Quittungen und Lohnbescheinigungen für Personen, die eine Hinterlassenenrente erhalten haben, sowie für externe Intervenierende und Sie verfolgen die Abstimmung der Zahlungen der vorzeitigen Renten in Verbindung mit der Pensionskasse. Bei jeder Ihrer vielseitigen Tätigkeiten berücksichtigen Sie die internen Richtlinien sowie die Konformität mit den gesetzlichen und regulatorischen Bestimmungen. Sie tragen zur Erarbeitung des Lohnprotokolls bei, führen verschiedene Kontrollaktivitäten durch und erstellen sowie verfolgen Dashboards. Sie berechnen die auf externe Intervenierende anwendbare Quellensteuer und stellen deren administrative Nachverfolgung sicher. Sie verwalten auch Einkommen von geringfügiger Bedeutung, von deren Deklaration bis zu deren Nachverfolgung, unter Einhaltung der geltenden gesetzlichen und regulatorischen Bestimmungen. Sie führen die Nachverfolgung durch und erfassen die private medizinische Tätigkeit. Schliesslich stellen Sie die Nachverfolgung der Familienzulagen für das Personal sicher, das im Kanton Wallis arbeitet.

You verfügen über ein Handelsdiplom oder ein EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder einen als gleichwertig erachteten Titel.

Eine bestätigte Erfahrung von 3 bis 5 Jahren in einem anspruchsvollen und dynamischen Sekretariat: Verantwortung, Autonomie, Schnelligkeit der Ausführung, Zuverlässigkeit sowie ein ausgeprägtes Gefühl für Vertraulichkeit und Diskretion sind erforderlich.

Sie verfügen über Kenntnisse in Sozialversicherungen, insbesondere der AHV, sowie im Bereich der Quellensteuer. Sie sind für Ihre Genauigkeit im Umgang mit Zahlen bekannt.

Sie besitzen mindestens die ECDL Standard-Zertifizierung und beweisen Geschick und Interesse an IT-Werkzeugen im Allgemeinen sowie eine sehr gute Beherrschung der Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook.

Sie haben ein ausgeprägtes Verständnis für Organisation und Prioritäten sowie eine gute Stressresistenz.

Von offener Natur, zeigen Sie sich verfügbar, vielseitig und flexibel. Sie beweisen Auffassungsgabe, Enterprise und Kommunikationsgeschick. Eine ausgezeichnete Beherrschung der französischen Sprache ist unerlässlich.

Eine ausgezeichnete Beherrschung der französischen Sprache ist unerlässlich (Fähigkeit, autonom zu schreiben, einwandfreie Rechtschreibung).

• Stellenantritt: 01.01.2027
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 11
• Vertrag: CDI
• Bewerbungsfrist: 03.11.2026
• Auskünfte: Mme M. Rouge, cheffe du service rémunération et assurances sociales, mail: marjorie.rouge@hug.ch (mailto:marjorie.rouge@hug.ch).

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Da die HUG bestrebt sind, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern sie Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail werden nicht bearbeitet.

Mit über 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte des Jahres 2025 zu entdecken, indem Sie hier klicken (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

Die Direktion der Humanressourcen (https://www.hug.ch/direction-ressources-humaines) hat die Hauptaufgabe, die Entwicklung des Humankapitals der Institution im Hinblick auf die organisatorische Entwicklung sicherzustellen. Sie sucht ständig nach Innovationen, fordert Bestehendes heraus und verbessert ihre Praktiken, während sie ihre Strategie auf die positiven Erfahrungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stützt. Die HR-Politik der HUG basiert auf der Entwicklung von Kompetenzen und beruflichen Laufbahnen im Einklang mit den institutionellen Bedürfnissen und konzentriert sich auf die Berücksichtigung der Person, der Work-Life-Balance sowie der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

Der Dienst Lohn und Sozialversicherungen ist zuständig für alle Fragen im Zusammenhang mit Löhnen und Sozialversicherungen.