Administrativ(e) Assistent(in) (m/w/d)

Administrativ(e) Assistent(in) (m/w/d)

Über uns

Unsere Schweizer Tochtergesellschaft mit Sitz in Porrentruy, im Herzen des Ajoie, vereint Marketing-, Industrialisierungs- und Produktionsaktivitäten im Bereich orthopädischer Medizinprodukte.

Sind Sie eine erfahrene/r Administrativ(e) Assistent(in) und suchen eine vielseitige Stelle mit Autonomie und Verantwortung in einem menschlichen Team?

Schliessen Sie sich , einer unabhängigen französischen Gruppe an, die seit über 20 Jahren aktiv ist und deren Produkte heute in 35 Ländern vertrieben werden.

Im Rahmen der vorübergehenden Vertretung einer abwesenden Mitarbeiterin und aufgrund der Ausweitung unserer Geschäftstätigkeit suchen wir eine/n Administrativ(e) Assistent(in), um unser Team zu verstärken.

Ihre Aufgaben

• Erstellen, Formatieren, Sortieren und Archivieren von administrativen Dokumenten
• Vorbereiten und Sicherstellen der Nachverfolgung von administrativen Dossiers
• Verfolgen von Bestellungen und Rechnungen sowie Aktualisieren der Tracking-Tabellen
• Organisieren von internen und externen Veranstaltungen des Unternehmens
• Recherche von Dienstleistern, Einholen von Angeboten und Organisieren der notwendigen Reservierungen: Räume, Hotels, Transport, Caterer, etc.
• Verwalten von Einladungen und Teilnehmerlisten
• Koordinieren der verschiedenen Dienstleister und Beteiligten
• Sicherstellen der Planung und Budgetkontrolle sowie des reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen
• Verfassen von internen und externen Kommunikationen
• Erstellen und Formatieren von Kommunikationsmitteln: Präsentationen, Plakate, Flyer und Einladungen

Ihr Profil

• Ausbildung in Verwaltung, Sekretariat, Kommunikation, Eventmanagement oder einer gleichwertigen Ausbildung
• Einschlägige Erfahrung in einer administrativen Assistenzfunktion
• Erfahrung in der Organisation von geschäftlichen Veranstaltungen ist ein Vorteil
• Erfahrung in der Unternehmenskommunikation oder in der Erstellung von Kommunikationsmitteln ist erwünscht

Schlüsselkompetenzen

• Beherrschung der französischen Schriftsprache und gute Schreibfähigkeiten
• Beherrschung von Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Beherrschung von Adobe-Tools zur Erstellung und Formatierung von Unterlagen
• Exzellente Organisationsfähigkeit und Prioritätenmanagement
• Gewissenhaftigkeit und Liebe zum Detail
• Kommunikationsstärke und Dienstleistungsorientierung
• Autonomie, Reaktionsfähigkeit und Initiative
• Fähigkeit, mehrere Ansprechpartner und Aktivitäten gleichzeitig zu koordinieren

Wir bieten Ihnen

• Die Möglichkeit, einer internationalen Gruppe mit menschlicher Grösse beizutreten, die im Bereich der Medizinprodukte anerkannt ist
• Eine vielseitige Stelle, die Verwaltung, Kommunikation und Eventmanagement kombiniert
• Eine Funktion mit Autonomie und Verantwortung
• Vielfältige Projekte im Kontakt mit vielen internen und externen Ansprechpartnern
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in unserem Team in Porrentruy

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