HR / Geschäftsführung Assistent(in)

• 13. August 2026 • 100% • Unbefristete Dauer • Möglich • Genève • Einloggen, um die Gehaltsschätzung von jobup.ch zu sehen Führendes Unternehmen im Bereich Bau und Unterhalt von Heizung, Lüftung und Klima (HLK). Als wichtiger Akteur im Kanton Genève und Umgebung konzipieren und bauen wir lokale Energieinfrastrukturen, um Städte, Industrien und Gebäude zu versorgen. Wir suchen für eine Festanstellung : Assistant(e) RH / Direction Unter der Verantwortung der Leiterin Human Resources stellen Sie das tägliche Management des Unternehmenslebens der Mitarbeitenden sicher und leisten juristischen sowie administrativen Support für die verschiedenen Akteure des Unternehmens. Hauptaufgaben Personaladministration: \- Sicherstellung der Führung und Aktualisierung der Personaldossiers: Verträge, Nachträge, Arbeitsbewilligungen, offizielle Dokumente usw. \- Sicherstellung der Einhaltung der geltenden gesetzlichen und konventionellen Bestimmungen im Arbeitsrecht (OR, ArG, GAV). \- Erstellung von Arbeitgeberbescheinigungen und anderen mit den Mitarbeitenden verbundenen administrativen Dokumenten. \- Sicherstellung der Konformität und Aktualisierung der Zugänge der Mitarbeitenden zu den verschiedenen Softwareprogrammen und internen Tools sowie deren korrekte Zuweisung entsprechend ihrer Funktion und Verantwortung. \- Sicherstellung der administrativen Betreuung der angestellten Lernenden im Bereich Handel und Teilnahme an deren Begleitung als Ausbildnerin. \- Verwaltung der Fahrzeugflotte: Einholung von Angeboten bei Erneuerungen und Vergleiche, Fahrzeuglieferung, Schadensmanagement, Zoll, Kraftstoffrechnungen, Verwarnungen, Überwachung der Vorschriften und Verfahren im Zusammenhang mit Fahrzeugen, Verwaltung von Multipark und Fahrzeugkarten. \- Stellen von Anträgen auf Arbeitszeitdispensationen. \- Verfassen und Verbreiten von internen HR-Notizen und Mitteilungen. \- Sicherstellung der Ablage, Archivierung und guten Organisation der HR-Dokumente. \- Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung von Vertragsenden: Kündigungsschreiben, Empfangsbestätigungen, Vorbereitung von Arbeitszeugnissen, Arbeitgeberbescheinigungen für die Arbeitslosenversicherung, Rückgabe von Material, BVG-Austritt und interne Kommunikation. Absenzmanagement: \- Erstellung von Unfall- und Krankheitsmeldungen bei den entsprechenden Versicherungen. \- Sicherstellung der Führung und Aktualisierung der Nachverfolgungstabelle sowie der HR-Kennzahlen (KPI). \- Sicherstellung einer individuellen administrativen Nachverfolgung der Dossiers und Aufrechterhaltung eines regelmässigen Kontakts zu den betroffenen Mitarbeitenden. \- Zusammenarbeit mit verschiedenen externen Partnern: Versicherungen, SUVA, IV usw. \- Sicherstellung der Nachverfolgung von Absenzanträgen in der internen Software in Abwesenheit der HR-Leiterin. \- Teilnahme an der Umsetzung der Prävention. Lohnmanagement: \- Erfassung und Kontrolle der variablen Lohnbestandteile. \- Deklaration der monatlichen Sozialversicherungsbeiträge. \- Durchführung der Schritte im Zusammenhang mit verschiedenen Zulagen: Mutterschaft, Vaterschaft, Militärdienst usw. \- Beantwortung von Mitarbeiteranfragen bezüglich Arbeitszeiten, Überstunden und Vergütungselementen. \- Teilnahme an Kontrollen und Prüfungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung in Abwesenheit der HR-Leiterin. \- Erstellung von Lohnausweisen und anderen mit der Vergütung verbundenen Dokumenten. Unternehmensveranstaltungen: \- Teilnahme an der Organisation interner Veranstaltungen: Weihnachtsfest für Kinder, Jahresendfeier, Course de l'Escalade, Marathon, Pensionierungen usw. \- Beitrag zur Aufrechterhaltung eines freundlichen Arbeitsumfelds. Ausbildung und Entwicklung: \- Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung von Ausbildungsanträgen der Mitarbeitenden. \- Suche nach geeigneten Ausbildungen basierend auf den identifizierten Bedürfnissen. \- Implementierung und Sicherstellung der Nachverfolgung eines Dashboards und der mit der Ausbildung verbundenen KPI. \- Teilnahme an der Erstellung und Aktualisierung eines internen Ausbildungsverzeichnisses. Geschäftsführungsassistenz: \- Sicherstellung der Meldung und administrativen Nachverfolgung von Schäden im Zusammenhang mit Baustellen. \- Vorbereitung der notwendigen Dokumente für die Sitzungen des Verwaltungsrates und die Generalversammlungen der Gesellschaften. \- Verfassen von Korrespondenz, Protokollen und punktuelle administrative Unterstützung des CFO. \- Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung der internen Unternehmensverträge (Versicherungen, Wartung und Dienstleistungen). Gesuchtes Profil \- Zertifikat als HR-Assistent(in) oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung. \- 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position. \- Gute Kenntnisse des Obligationenrechts (OR) und des Arbeitsgesetzes (ArG). Kenntnisse des GAV der Gebäudemetallurgie sind ein Vorteil. \- Engagierte, empathische und zuhörende Person mit echtem Interesse am Menschen und am Unternehmensleben. \- Autonom, gewissenhaft und organisiert sowie mit gutem Teamgeist. \- Diskretion und Einhaltung der der HR-Funktion innewohnenden Vertraulichkeit. \- Exzellente Beherrschung von Office 365, Kenntnisse von Proconcept ein Plus. \- Fliessend Französisch, Englisch und/oder Deutsch ein Plus. Wir bieten \- Eine abwechslungsreiche und vielseitige Stelle. \- Eine Vergütung entsprechend dem Profil und der Erfahrung. \- Möglichkeiten zur Ausbildung und Kompetenzentwicklung. \- Einen Tag Homeoffice pro Woche. \- Vorteilliche BVG-Bedingungen. Eintritt: sofort oder nach Vereinbarung Werden Sie Teil eines wachsenden Unternehmens und beteiligen Sie sich aktiv an seinem Erfolg. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Lebenslauf, Diplome, Arbeitszeugnisse) über die Website Jobup.