Administration Assistant (m/f/d) | Marin 100%

• 04 September 2026
• 100%
• Indefinite duration
• German (Intermediate), French (Intermediate)
• Av. des Champs-Montants 14b, 2074 Marin-Epagnier
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Administration Assistant (m/f/d) ##

Workplace: Marin

Activity rate: 60-80%

Start of employment contract: 1st February 2027, or to be agreed

What you can do with us: ###

Administration & customer service

• You ensure telephone reception and the processing of customer requests by telephone, e-mail or mail.
• You manage the general mailbox as well as incoming and outgoing mail.
• You support the team in various administrative, coordination and organizational tasks.

Sales, orders & invoicing

• You process offers, orders and various files related to sales.
• You ensure the follow-up of deliveries, open items, returns of goods and non-conformities.
• You establish invoices and credit notes, ensure the follow-up of customer payments and participate in the preparation of statistics and analyses.

Organization & internal support

• You are a contact person for common IT questions and ensure the link with our IT department.
• You coordinate the ordering, receipt and provision of IT and office equipment, notably printers and scanners.
• You support your colleagues during changes of systems, IT tools or other internal adaptations.

Communication & languages

• German is your mother tongue and you have very good knowledge of French (C1 level).
• You write and process different correspondence and documents with care and professionalism.
• You ensure the translation and proofreading of documents in French and German.
• You contribute to clear, professional and fluid communication with our various interlocutors.

What you bring: ###

Education & experience

• You have completed training as a commercial employee or have equivalent training or experience in the administrative field.
• You have several years of experience in a similar administrative function.
• You appreciate a versatile and varied activity.

Languages & IT tools

• You perfectly master German both orally and in writing and have good knowledge of French.
• You master the usual MS Office tools such as Word, Excel and Outlook.
• Knowledge of D365 or another ERP system is an asset.

Your way of working

• You work autonomously, structurally and organized and know how to manage priorities.
• You are a committed, reliable and stress-resistant person, with a good sense of service.
• You appreciate teamwork, have good interpersonal skills and treat confidential information with discretion.

We as an employer ###

A varied and stimulating position within a recognized Swiss company, in a structured and collaborative working environment.

You will join a committed team, benefit from good integration and have the opportunity to leverage your administrative, linguistic and organizational skills in a versatile role.

Your contact person:

Have we aroused your interest?

Ardiana Shala, administrative manager. If you have any questions, I remain at your disposal at the telephone number 032 755 73 53

Mitarbeiter/in Administration (m/w/d) ##

Ort: Marin

Beschäftigungsgrad: 100%

Arbeitsbeginn: 01. Februar 2027 oder nach Vereinbarung

Das kannst du bei uns bewirken: ###

Administration & Kundenservice

• Du bist für die telefonische Kundenbetreuung und die Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon, E-Mail oder Post zuständig.
• Du verwaltest das allgemeine Postfach sowie den ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehr.
• Du unterstützt das Team bei verschiedenen administrativen, koordinativen und organisatorischen Aufgaben.

Verkauf, Aufträge und Rechnungsstellung

• Du bearbeitest Angebote, Bestellungen und verschiedene verkaufsbezogene Vorgänge.
• Du kümmerst dich um die Nachverfolgung von Lieferungen, offenen Posten, Warenrücksendungen und Abweichungen.
• Du erstellst Rechnungen und Gutschriften, kümmerst dich um die Überwachung der Kundenzahlungen und wirkst bei der Erstellung von Statistiken und Analysen mit.

Organisation & interne Unterstützung

• Du bist Ansprechpartner für allgemeine IT-Fragen und stellst die Verbindung zu unserer IT-Abteilung her.
• Du koordinierst die Bestellung, den Wareneingang und die Bereitstellung von IT- und Büroausstattung, insbesondere von Druckern und Scannern.
• Du unterstützt deine Kollegen bei Systemwechseln, der Umstellung auf neue IT-Tools oder anderen internen Anpassungen.

Kommunikation & Sprachen

• Deutsch ist deine Muttersprache und du verfügst über sehr gute Französischkenntnisse (Niveau C1).
• Du verfasst und bearbeitest verschiedene Schreiben und Dokumente sorgfältig und professionell.
• Du bist für die Übersetzung und das Korrekturlesen von Dokumenten auf Französisch und Deutsch zuständig.
• Tu contribues à une communication claire, professionnelle et fluide avec nos différents interlocuteurs.

Das bringst du mit: ###

Ausbildung & Berufserfahrung

• Du hast eine Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau abgeschlossen oder verfügst über eine gleichwertige Ausbildung oder Erfahrung im administrativen Bereich.
• Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Verwaltungsposition.
• Du schätzt eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit.

Sprachen & IT-Tools

• Du beherrschst die deutsche Sprache sowohl mündlich als auch schriftlich perfekt und verfügst über gute Französischkenntnisse.
• Du beherrschst die gängigen MS-Office-Anwendungen wie Word, Excel und Outlook.
• Kenntnisse in D365 oder einem anderen ERP-System sind von Vorteil.

Deine Arbeitsweise

• Du arbeitest selbstständig, strukturiert